Оплата телефонных и почтовых расходов с помощью электронного чека

Вопрос-ответ

Если покупатель не верно указал данные для отправки электронного чека, то в таком случае магазин не виноват. Магазин не обязан проверять подлинность полученных данных.

Нет, в таком случае речь о нарушении не идет. Покупатель должен уведомить о необходимости выдать электронный чек до момента расчетов и предоставить контактные данные.

Нужна помощь в подключении ОФД?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем подобрать лучшее предложение.

Что представляет собой сервис для хранения чеков?

После этого система запрашивает адрес электронной почты, чтобы выслать на него ссылку для подтверждения учетной записи в «Мои чеки онлайн».

Выполнив пару несложных действий, вы получаете доступ к списку чеков с указанием компании-продавца, стоимости, даты и времени совершения покупки по карте.

Каждый чек можно открыть — это фактически полный аналог бумажного варианта. Также предусмотрена возможность для скачивания.

Где распечатать кассовый электронный чек

Электрочеки распечатывают через систему ОФД, с которой работает продавец. Приведем пошаговую инструкцию, как распечатать электронный кассовый чек у оператора фискальных данных.

Шаг 1. Зайдите в личный кабинет ОФД и перейдите на вкладку «Управление». Выберите нужную кассу.

Шаг 2. Перейдите в раздел «Документы». Найдите электрочек, который надо распечатать.

Шаг 3. Нажмите «Печать». Выведите расчетный регистр.

В онлайн-банке чеки печатают напрямую из истории операций. Надо выбрать нужный платеж, вызвать контекстное меню и нажать на печать.

Клиент сможет распечатать электрочек и через банкомат. Для этого надо вставить карту, с которой проводили операцию, ввести пин-код, зайти в «Платежи и переводы». Там тоже отражается история операций, через нее и распечатайте чек.

Об авторе статьи

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования

Зачем ФНС запустила сервис для хранения чеков

Как исправить ошибку в кассовом чеке

Кассовый чек с февраля 2021 — номенклатура товара в чеке

Чек коррекции на онлайн-кассе

По общему правилу чеков должно быть два:

• На предоплату. Этот чек оформляют, когда покупатель оплачивает на сайте товар, работу или услугу.
• На зачет предоплаты. Этот чек оформляют, когда интернет-магазин вручил товар покупателю, выполнил работу или оказал услугу. В чеке указывают признак «зачет предоплаты» и указывают сумму аванса. Этот признак ставят и в случае частичной предоплаты, когда клиент внес, например, 20% от стоимости покупки, и в случае, когда клиент всю сумму заплатил заранее.

Пример чеков на полную предоплату и полный расчет

Пример чеков на частичную предоплату и полный расчет

Есть два исключения:

Если товар отгружают в тот же день, когда получили предоплату, достаточно одного чека на полный расчет. Например, клиент заказал и оплатил на сайте несколько упаковок кофе, курьер привез заказ в тот же день. Чека на полный расчет, который получил клиент при оплате заказа, будет достаточно.

Бизнесу, который работает на упрощенке, налоговая служба разрешила оформлять один чек при получении полной предоплаты. Нужно предупредить покупателя о том, что чек будет один, — например, в оферте.

Как отправить чек на email через Контур. ОФД

Отправлять клиенту чек на электронную почту из личного кабинета Контур. ОФД можно бесплатно.

• в открывшейся форме укажите адрес электронной почты получателя чека. Адрес электронной почты отправителя заполнится автоматически;
• отправьте чек.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.

Главное

• Если интернет-магазин продает товары физлицам и принимает от них оплату, нужна онлайн-касса. Исключение: ИП на НПД и самозанятые физлица без статуса ИП — они имеют право работать без онлайн-кассы.
• Количество касс в интернет-магазине зависит от схемы работы бизнеса — когда и как покупатель может оплатить товар.
• Если покупатель вносит полную или частичную предоплату при оформлении заказа, нужно выбить два чека — в момент оформления заказа и при передаче товара покупателю. Есть два исключения: интернет-магазин работает на УСН по полной предоплате или оплата и доставка происходят в один день — хватит одного чека.
• Кто оформляет чек, магазин или посредник, зависит от того, какую предоплату вносит покупатель и как получает товар.

Расчетный счет в Тинькофф

• До 4 месяцев бесплатного обслуживания
• До 500 000 ₽ на сервисы партнеров
• Бесплатная онлайн-бухгалтерия

Как отправить электронный чек

Отправить чек можно с помощью СМС по номеру телефона или на электронную почту покупателя. Для этого необходимо при осуществлении расчета указать номер телефона или адрес почты, на которую нужно отправить чек. Обязанность по отправке чека покупателю возложена на ОФД.

Обычно отправка чека на e-mail предоставляется ОФД бесплатно, а для отправки чека по СМС придется приобрести пакет сообщений.

По СМС покупателю отправляется ограниченный чек, который включает в себя только данные, подтверждающие расчет. Это происходит из-за ограничений объемов СМС-сообщений.

Чек, отправленный по СМС, включает:

• регистрационный номер ККТ;
• итоговую сумму расчета;
• дату и время совершения покупки;
• фискальный признак;
• ссылку на полную версию чека.

Если покупатель при расчете указал свою электронную почту, то чек он получит сообщением на указанный e-mail адрес.

Отправить электронный чек можно через сайт ОФД, с которым заключен договор, или прямо на кассе в момент расчетов.

Отправка электронного чека через ОФД

Чтобы отправить чек через оператора фискальных данных, необходимо:

Отправка электронного чека на кассе Эвотор

Касса Эвотор позволяет отправлять электронные чека по СМС на номер клиента или на его электронную почту. Для начала расчета с покупателем необходимо открыть на кассе раздел Продажа и отсканировать необходимые товары.

Затем активировать переключатель Электронный чек.

Выбрать способ отправки (по СМС или на электронную почту) и введите контактные данные. Затем нажмите кнопку Отправить.

На экране расчетов рядом с переключателем Электронный чек появится адрес почты или номер клиента.

Далее выберите нужный тип оплаты и завершите расчет. Чек отправится на почту или по СМС на номер телефона, указанный клиентом.

Компания ДЕНВИК занимается продажей и обслуживанием онлайн-касс. Мы следим за изменением законодательства, поэтому все оборудование соответствует требованиям закона о применении кассовой техники. Оставляйте заявку, если вам нужна онлайн-касса или услуги по настройке и обслуживанию уже приобретенного оборудования.

Электронный кассовый чек — как сформировать и отправить

8 июля 2022

Электронные чеки появились вместе с переходом на онлайн-кассы. Применение чеков в электронной форме, как и бумажных регламентирует 54 Федеральный закон о ККТ. Когда и кто должен использовать чеки в электронной форме, когда нужно отправлять такой чек, а когда можно обойтись без него, как осуществить отправку и куда — это и другие важные вопросы вы найдете в этой статье.

• Что такое электронный чек
• Зачем нужен электронный кассовый чек
• Электронные чеки интернет-магазинов
• Когда выдача чека для интернет-магазина не обязательна
• Как сделать электронный чек
• Отправка электронных чеков на электронную почту на кассе Эвотор
• Форма электронного чека
• QR-код в чеке
• Электронный чек с маркировкой
• Чем электронный кассовый чек отличается от бумажного
• Вопрос-ответ

Электронные чеки интернет-магазинов

Все интернет-магазины обязаны выдавать чеки при расчетах, передавать данные в ОФД и ФНС еще с 2017 года. Интернет-магазин может выдавать как бумажные, так и электронные чеки. Все зависит от ситуации.

Ситуация 1. Если используется дистанционная оплата с помощью электронных средств платежа, то выдается только чек в электронной форме по СМС или на e-mail клиента. В данном случае согласно пункту 5 статьи 1. 2 ФЗ №54 печатать бумажный чек нет необходимости.

Ситуация 2. Если оплата происходит в магазине или пункте выдачи интернет-магазина, при оплате курьеру лично, нужно выдавать бумажный чек. Если же до момента расчета клиент попросит отправить ему электронный чек, то нужно выслать его по СМС (это строго обязательно), отправка на электронную почту возможна, если касса технически позволяет такое осуществить (не вся ККТ поддерживает).

Ситуация 3. Если расчеты осуществляются организацией или ИП в удаленной от связи местности, то согласно пункту 2 статьи 1. 2 54 ФЗ выдается только бумажный чек. Список таких регионов предоставляется местной администрацией. Если расчеты осуществляются на военных объектах или объектах связанных с работой силовых структур — также выдается только бумажный чек.

Когда выдача чека для интернет-магазина не обязательна

• Организация или ИП осуществляет расчеты через курьеров — если расчеты осуществляются через курьерскую службу, то обязанность выдачи чека клиенту ложится на курьеров такой службы. Деньги за расчеты переводятся интернет-магазину. При переводе денег на расчетный счет между двумя организациями применение кассы и выдача чека не требуется (безналичный расчет между двумя юрлицами).
• Если интернет-магазин ведет расчеты с использованием платежного агента (например, Почту России) — когда оплата происходит на почте, выдавать чек должны сотрудники почты.

Особенности оформления чека

Чек при продаже через интернет-магазин оформляют так же, как при обычной торговле. В чеке должны быть все реквизиты, которые перечислены в законе о применении кассовой техники.

Разберем несколько нюансов:

Чек пробивает курьер интернет-магазина: в реквизите, который содержит сведения о выдавшем чек сотруднике, нужно указать должность и ФИО курьера.

Клиент платит на сайте: в реквизите «Адрес и место расчетов» указывают адрес сайта, например kupiutug. А кассира не указывают.

Чек отправляют покупателю на почту или в СМС: в электронном чеке обязательно нужно указывать адрес электронной почты или номер телефона покупателя.

Письмо ФНС от 25. 2021 № АБ-4-20/11987

Если чек оформляет платежный агент — посредник или почта, — он обязан указать в чеке те же данные, что и продавец: наименование товаров, работ или услуг и их количество, адрес проведения расчета. То есть перед каждой оплатой продавец должен передавать такие данные агенту — например, в сопроводительных документах.

Дальше рассмотрим, как оформлять чек в разных ситуациях в зависимости от того, когда клиент оплачивает товар и как его получает.

Зачем нужен электронный кассовый чек

Необходимость выдавать электронный чек наступает согласно пункту 2 статьи 1. 2 Федерального закона №54. При расчетах на онлайн-кассе клиент обязан выдать бумажный чек клиенту в обязательном порядке. Если же клиент попросит, то чек выдается в электронной форме. На данный момент сетевые магазины, имеющие собственные приложения для смартфонов переводят клиентов на электронные чеки. Достаточно поставить галочку согласия и каждый раз касса будет выдавать при покупке вместо бумажного электронный чек на e-mail. Для интернет-магазинов, которые принимают оплату непосредственно через сайт электронный чек является основным.

На основании пункта 6 статьи 14. 5 Кодекса административных правонарушений РФ отказ предоставить электронный кассовый чек приравнивается к административному правонарушению и влечет за собой наложение штрафа в размере:

• для сотрудника — 2 000 ₽,
• для ИП — 2 000 ₽,
• для организации — 10 000 ₽.

Как и куда отправить электронный чек

Отправка электронных кассовых чеков возможна по СМС или на электронную почту покупателя. Технически отправку таких чеков осуществляет оператор фискальных данных, с которым фирма заключила договор на передачу. Как правило отправка чеков на e-mail осуществляется бесплатно, а вот для отправки по СМС нужно оплачивать отдельный пакет.

Электронный чек покупателю по СМС ограничен по объему из-за размеров самого сообщения. В такой чек входят данные подтверждения расчетов:

• регистрационный номер онлайн-кассы,
• итоговая сумма расчетов,
• дата и время покупки,
• фискальный признак,

Чтобы иметь возможность оправить электронный чек по СМС нужно иметь предоплаченный пакет сообщений в ОФД. Стоимость одного сообщения зависит от тарифов оператора и заключенного с ним договора.

Если отправка электронных чеков происходит на электронную почту клиента, то чек приходит в виде сообщения на e-mail. Отправка чека таким образом не является обязательным действием. Важно отправить чек именно по СМС.

Форма электронного чека

Электронный чек считается действительным при условии, что содержит все обязательные реквизиты — их перечень прописан в ст. 7 54-ФЗ и приказе ФНС от 14. 2020 №ЕД-7-20/662.

Список реквизитов отличается в зависимости от способа отправления — на телефон или электронную почту.

Чек в SMS

Поскольку SMS-версия электронного чека ограничена по символам, она содержит только основную информацию о расчетах:

• наименование документа;
• дата и время покупки;
• итоговая сумма;
• регистрационный номер ККТ;
• фискальный признак;
• ссылка на полную версию на сайте ОФД.

Вот как это выглядит:

Он более подробный по сравнению с SMS-версией и включает в основном те же обязательные реквизиты, что и бумажный + дополнительные, которые должны быть в электронном.

К общим обязательным реквизитам относятся:

Три последних атрибута в списке для цифрового чека опциональны.

В QR-код заложена следующая информация:

• время и дата расчетов;
• номер фискального документа;
• признак расчета;
• итоговая сумма;
• номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа.

Обязательные реквизиты для электронного чека — это:

• номер телефона или email покупателя и магазина;
• номер версии ФФД;
• код формы фискального документа;
• система налогообложения (для бумажного — опционально).

При переходе по ссылке открывается полная версия:

Если это продажа между юрлицами или ИП, в документе дополнительно должны отображаться:

• наименование покупателя;
• ИНН покупателя;
• сумма акциза — для подакцизных товаров;
• регистрационный номер таможенной декларации — при продаже импортных товаров;
• страна производства товара.

При участии платежного агента к перечню реквизитов добавляются:

• величина вознаграждения агента;
• номер телефона агента, поставщика и оператора, который принимает платеж.

Электронный чек с маркировкой

При расчетах за маркированный товар помимо всех перечисленных выше реквизитов в чеке должны быть:

• код товара;
• код GTIN;
• серийный номер;

Примечание. В печатной версии чека указывать эти реквизиты необязательно.

IncludeComponent(
«bitrix:advertising. banner»,
«ms-banners»,
Array(
«CACHE_TYPE» => «N»,
«QUANTITY» => «1»,
«TYPE» => «USFL»
)
);?>

Как перейти на электронные чеки

Что изменится в бизнес-процессах продавца и как это реализовать с технической точки зрения — об этом далее.

Как изменится работа торговых точек

Необходимость запрашивать контактные данные при покупке может привести к долгому обслуживанию и, как результат, к очередям в магазинах.

Решение этой проблемы — создать базу данных и вносить в неё контакты клиентов, которые готовы получать чеки в электронном варианте. В будущем это ускорит процесс расчетов. Кассир будет спрашивать телефон или email только у новых покупателей, а существующих найдет в программе, например, по номеру телефона.

Некоторые сетевые магазины уже перешли на такой формат работы, например, Пятерочка. В их приложении пользователь может указать email и поставить галочку, что согласен получать все чеки этого магазина в электронном виде.

Помимо скорости обслуживания это дает возможность использовать базу для целей маркетинга — допустим, для промо-рассылки.

Как настроить отправку электронных чеков

Чтобы отправлять цифровые кассовые документы, нужна онлайн-касса с фискальным накопителем и доступом в интернет.

• подключиться к ОФД и к платежному агрегатору (для интернет-магазинов), чтобы фиксировать оплаты и отправлять фискальные данные в ФНС;
• заключить договор с ОФД на отправку электронных чеков клиентам, в том числе оплатить пакет SMS-сообщений;
• обновить учетную и кассовую программу.

Вот схема, как происходит формирование электронных чеков при продажах:

Прекращать совсем печатать чеки не стоит, так как в некоторых случаях без них не обойтись. Например, если ККТ работает в автономном режиме из-за проблем с интернет-соединением. Или в случаях, когда клиенту нужен именно бумажный чек, отказ в выдаче — это нарушение 54-ФЗ.

Есть компромиссное решение — настроить программу так, чтобы при каждом расчете кассир мог выбрать, печатать чек или нет. Это можно сделать в Кассе МойСклад с любого устройства — Windows, Linux, iOS и Android. Вот как это работает на десктопе и в мобильной версии приложения.

Инструкция для десктопа

• Добавьте товары в чек.
• Нажмите Итого — откроется экран оплаты.
• В разделе Электронный чек выберите «На телефон» или «На email»:
  Если в карточке этого контрагента в сервисе МойСклад заполнены номер телефона или email, они загрузятся автоматически. Если нет — введите данные вручную.
• Рядом с полем ввода номера телефона или email появится опция «Печатать бумажный чек». По умолчанию она активна. Чтобы отключить печать, переведите ее в следующее положение:
  Если в карточке этого контрагента в сервисе МойСклад заполнены номер телефона или email, они загрузятся автоматически. Если нет — введите данные вручную.
• Завершите продажу — покупатель получит чек на указанный телефон или email.

При каждой последующей продаже настройки сбрасываются и чек печатается по умолчанию.

Инструкция для мобильной версии

Выберите, куда выслать чек — на Электронную почту или на Телефон. Если в карточке контрагента в сервисе МойСклад эти данные заполнены, они загрузятся автоматически. Если нет — введите их вручную.

На экране появится переключатель «Печатать бумажный чек». Чтобы отключить печать, переведите его в следующее положение:

Введите электронную почту или телефон покупателя.

Аналогично сделайте неактивной опцию «Печатать бумажный чек».

Кто должен применять онлайн-кассу при продажах в интернете

Интернет-магазины должны использовать онлайн-кассу при наличных и безналичных расчетах с физлицами, а также с представителями бизнеса, если они оплачивают покупку наличными или банковской картой.

Есть несколько ситуаций, когда интернет-магазин может работать без онлайн-кассы:

Полный список тех, кто может не применять кассу, — в ст. 2 закона № 54-ФЗ

• Интернет-магазин работает только с компаниями или ИП и принимает деньги с расчетного счета на расчетный счет.
• Предприниматель работает на НПД.
• Покупатели оплачивают товары только в партнерском пункте выдачи или курьеру-посреднику.
• Деньги всегда принимает не интернет-магазин, а платежный агрегатор, который и выдает чеки покупателям.

Если вы напрямую принимаете деньги у клиентов через платежные формы, по карте или наличными, в большинстве случаев онлайн-касса понадобится.

Как электронные чеки появляются в сервисе?

ФНС утверждает, что все чеки будут попадать в сервис только по желанию самого покупателя. Это происходит двумя способами:

• Покупатель по своему желанию предоставляет продавцу либо адрес электронной почты, либо номер телефона.
• Покупатель сканирует QR-код бумажного чека с помощью приложения «Проверка чеков». Это приложение привязано к номеру его телефона, поэтому чек попадает в информационную систему ФНС.

Покупатель вправе отказаться от электронного чека и получить бумажный аналог, который попадет в сервис без указания номера телефона или адреса электронной почты.

Зачем ФНС хранить ваши чеки?

Ведомство решило воспользоваться опытом других стран, которые отказываются от бумажных чеков. В рамках этой инициативы преследуется несколько целей.

Экономическая причина

Бумажный чек дороже электронного. Посчитали, что его стоимость варьируется от 10 до 20 копеек.

Экологическая причина

Для выпуска бумажных аналогов требуется термобумага и специальные химические вещества. В Европе уже принята программа, обязывающая отказываться от использования термобумаги.

Клиентоориентированность

Благодаря электронным чекам пользователь получает доступ к полной информации о своих покупках в одном месте. Он может использовать их при возврате товаров или гарантийном обслуживании. Также чеки необходимы для участия в различных программах лояльности, для получения кэшбэков или бонусов.

Бумажный аналог пользователи быстро теряют, что лишает их возможности воспользоваться привилегиями.

Оформление налогового вычета

ФНС уже не раз заявляла о том, что планирует значительно упростить процедуру оформления вычетов. Сервис «Мои чеки онлайн» приближает ведомство к этой цели. Он позволит налоговым органам автоматически рассчитывать сумму для возврата при покупке лекарств: налогоплательщику будет достаточно только выбрать счет для зачисления денег без заполнения декларации.

Хранение

Бумажные чеки быстро портятся, выцветают. Это создает сложности для пользователя — он не может их долго хранить для потенциального возврата товара.

Как правильно хранить электронные чеки

Документацию по контрольно-кассовой технике надо хранить минимум 5 лет после окончания использования — как документы налогового учета (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Но бумага портится и выцветает. Со временем на чековом регистре не отражается дата, сумма и другие сведения.

Если работаете с бумагой, сразу же сделайте ксерокопию или скан-копию кассовой документации. При необходимости, отсканированный регистр распечатывают, заверяют подписью ответственного лица и печатью, если ее используют в организации. Но выцветшие оригиналы выбрасывать нельзя: храните их вместе с копиями.

Электрочек из СМС сохраняйте по аналогии. Перейдите по ссылке, которую прислали в сообщении. Система автоматически перенаправит покупателя к полной версии регистра: просмотрите и сохраните кассовый электродокумент в память телефона.

Налоговики объясняли, где хранятся электронные чеки, — на сервере ФНС. Если электродокумент исчез из системы продавца, его восстановят в налоговой.

Все подтверждения онлайн-платежей хранятся в системной памяти мобильного банка. Из инструкции пользователя мобильных приложений понятно, как хранить электронные чеки, — клиентам ничего не надо делать для сохранности расчетных регистров. Электрочеки автоматически сохраняются в приложении. Просмотрите их в истории операций.

Как отправить электронный чек покупателю

Отправить электронный чек можно через кассовое ПО или личный кабинет Контур. ОФД.

Для отправки на телефон оплатите пакет смс в Контур. ОФД и настройте кассу:

Если вы не знаете, как это настроить, обратитесь к поставщику кассового ПО.

При формировании чека кассир должен вписать адрес электронной почты или номер телефона покупателя в соответствующее поле в кассовом ПО.

Клиент вносит часть суммы при заказе и доплачивает остаток при получении товара

Бывают ситуации, когда клиент частично оплатил товар в интернет-магазине, а остаток вносит при получении товара. В такой ситуации интернет-магазин выбивает первый чек на предоплату в момент оформления заказа и отправляет клиенту.

Второй чек на доплату и зачет предоплаты нужно выбить в момент окончательного расчета и передачи товара. Принцип такой: кто принимает деньги, тот и выбивает чек. Если клиент получает товар в офисе магазина или его доставляет собственный курьер компании, то чек выбивает интернет-магазин.

Если клиент забирает товар у посредника, чек выдает посредник. Интернет-магазину печатать второй чек не нужно.

ККТ у агентов — в ч. 12 ст. 4 закона № 103-ФЗ

Анастасия покупает одежду в интернет-магазине, вносит предоплату, остальную сумму должна заплатить службе доставки при получении. У Анастасии будет два чека:

— чек № 1 на предоплату от магазина — сформирован в момент оплаты на сайте;

— чек № 2 от почтовой службы — сформирован при полной оплате курьеру.

Посредником может быть сторонняя курьерская служба, транспортная компания, Почта России, пункт выдачи заказов.

Можно ли отправить электронный чек вместо бумажного

Продавец в любом случае обязан выдать клиенту чек. По умолчанию это бумажный документ, который формируется при расчетах на онлайн-кассе. Либо его можно отправить в электронном виде при соблюдении условий из п. 2 ст. 2 54-ФЗ.

Условия замены бумажного чека на электронный

Вы можете не печатать чек, а отправить его онлайн, если:

• клиент об этом попросит (в ином случае выдаете бумажный);
• клиент до момента расчетов назовет номер телефона или электронный адрес;
• у продавца есть техническая возможность для передачи информации в электронной форме.

Продавец не обязан проверять подлинность контактных данных покупателя, поэтому не несет ответственности, если покупатель укажет неверный телефон или email.

Юридическая сила электронного чека

О равенстве юридической силы электронного и бумажного чека говорится в Письме Министерства финансов № 03-01-15/66784 от 12. 2017 г.

Закон приравнивает чек в электронной форме к кассовому чеку, напечатанному с помощью ККТ на бумажном носителе, если в них совпадают следующие сведения:

• регистрационный номер ККТ;
• сумма, дата и время расчета;
• фискальный признак документа;

Об этом есть пояснение в п. 4 ст. 2 54-ФЗ.

Покупатель может проверить подлинность электронного чека по QR-коду или по реквизитам с помощью приложения «Проверка кассового чека в ФНС России» или на сайте ОФД.

Электронный чек для интернет-магазинов

Для e-commerce это основной документ расчета.

При онлайн-расчете задача магазина — передать кассовый чек в электронной форме, используя контактные данные, которые покупатель оставляет в форме заказа или при регистрации.

Печатать чек на бумаге нет необходимости. Исключение — когда курьер принимает оплату на месте. В этом случае чеки формируют с помощью ККТ в момент оплаты, распечатывают и отдают покупателю.

Кроме того, когда клиент оплачивает заказ на месте, он имеет право запросить и электронный чек.

Облачные кассы для курьеров

Если вы используете для курьеров интернет-магазина облачную кассу, нужна всего одна стационарная ККТ, которую можно установить в офисе или магазине. Она будет работать в связке с программой на устройствах курьеров. При этом у вас может быть сколько угодно посыльных, отделов, ПВЗ и даже несколько интернет-магазинов.

Облачную кассу для курьеров разрешено применять:

• если магазин продает товары дистанционно, доставляет заказ курьером и курьер принимает оплату;
• при разносной торговле;
• при расчетах по месту выполнения работы или оказания услуги. Например, если компания устанавливает окна и клиент платит на месте.

С облачной кассой можно оформить продажу в любом месте — без бумажного чека — и бесплатно сделать кассовый чек онлайн с QR-кодом. При этом вы в разы сократите издержки. Больше не понадобится:

• покупать для курьеров или на каждый интернет-магазин кассовые аппараты и фискальные накопители,
• приобретать подписку ОФД к каждой кассе,
• ремонтировать и обслуживать каждую ККТ.

Если вы для доставки используете курьерскую службу, обязанность по передаче чека покупателю лежит на ней. Значит, облачную кассу для курьеров можно не использовать. Но у вас должен быть агентский договор, по которому интернет-магазин становится принципалом, а служба — агентом. Поэтому при доставке ее курьеры будут обязаны брать плату и выдавать чеки покупателям.

Создать электронный чек можно за несколько минут:

• Курьер передает покупателю товар, клиент его оплачивает наличными или картой. При этом расчет может быть полным или с зачетом предоплаты или аванса.
• Курьер делает запрос на печать чека из специального приложения. Для этого отлично подойдет Касса МойСклад.
• Касса, которая стоит в офисе, формирует чек и отправляет его в ФНС, данные о чеке возвращаются в приложение и включаются в QR-код.
• Курьер показывает покупателю QR-код, который клиент может отсканировать и получить полноценный электронный чек онлайн-кассы.

Сроки и форматы

Согласно п. 4 ст. 2 № 54-ФЗ, а также 192-ФЗ, отправить электронный чек нужно:

• не позднее следующего после оплаты рабочего дня;
• не позднее момента, когда покупатель получает заказ от курьера или почтового оператора в случае с интернет-продажами.

Допустимые форматы: изображение JPG или PNG, pdf-файл, текстовый формат с кодом HTML.

При отправлении в SMS подойдет текстовый формат с указанием платежной информации и ссылки на полную версию чека, в идеале — на сайте ОФД.

Санкции за нарушения при отправке электронных чеков

Отказ отправлять электронный чек или несоблюдение сроков — это административные правонарушения. Согласно п. 6 ст. 5 КоАП РФ, штраф по ним составляет:

• для сотрудника — 2 000 рублей;
• для ИП — 2 000 рублей;
• для организации — 10 000 рублей.

Если в чеке отсутствуют номер телефона или email адрес покупателя, по пункту 4 той же статьи за это грозит предупреждение или штраф:

• для должностного лица — от 1,5 до 3 тысяч рублей;
• для организации — от 5 до 10 тысяч рублей.

Чем электронный чек отличается от бумажного

Электронный чек имеет ту же силу, что и бумажный, но есть различия по другим параметрам.

Во-первых, основание для выдачи / отправки. Кассир выдает напечатанный чек вне зависимости, нужен он клиенту или нет. Электронный пригодится, если покупатель согласен получить его вместо бумажного.

Во-вторых, необходимость запрашивать контактные данные. Чтобы распечатать и отдать чек на кассе лично, они не нужны. Для отправки электронного документа клиент до момента расчетов сообщает номер телефона или email адрес, на который готов получить чек.

В-третьих, долговечность. Бумажный экземпляр быстро выцветает и использовать его через некоторое время уже не получится, а электронный всегда можно найти в смартфоне или в приложении ФНС «Мои чеки онлайн».

Если клиенту понадобится электронный чек после расчетов, запросить его у кассира он не сможет. Но при сканировании QR-кода с бумажного документа в приложении ФНС он получит доступ к электронному аналогу.

В-четвертых, срок выдачи / отправки. Если бумажный чек нужно выдать сразу после проведения оплаты, электронный, в соответствии с 192-ФЗ отправляем не позднее:

• следующего после оплаты рабочего дня;
• момента, когда покупатель получает посылку от курьера или почтового оператора в случае с интернет-продажами.

Также есть небольшие различия по реквизитам — об этом далее.

Как сделать электронный чек

Отправку электронного чека об оплате можно осуществить на кассе или в личном кабинете ОФД.

В личном кабинете ОФД  отправить электронный чек можно таким образом:

• Перейдите в личный кабинет вашего ОФД
• Введите адрес электронной почты клиента и отправьте.

Отправка электронных чеков на электронную почту на кассе Эвотор

• Откройте на кассе Эвотор раздел «Продажа»
• Добавьте нужные товары в чек
• Перейдите к оплате
• Перетяните переключатель на «Электронный чек»
• На экране расчетов появится адрес клиента
• Укажите нужный тип оплаты и завершите продажу
• Электронный кассовый чек по кассе Эвотор отправлен на e-mail покупателя

Как отправить чек по СМС на кассе Эвотор

• Откройте раздел продажи на кассе Эвотор
• Выберите нужные товары и добавьте их в чек

• Выберите нужный тип оплаты и завершите продажу.
• Чек отправится клиенту по СМС.

Что делать, если документ не пришел покупателю

Если клиент пожаловался, что ему не прислали чек на электронную почту, то следует первым делом порекомендовать ему проверить папку «Спам» – письма от ОФД нередко автоматически попадают туда. Если в спаме искомого письма не обнаружено и очевидно, что оно не приходило клиенту вовсе, то следует установить причину, почему от продавца перестали приходить электронные чеки на почту, – от того, почему это произошло, зависят последующие действия продавца.

Если он не пришел потому, что человек неверно указал собственные данные, то необходимо запросить корректный адрес почты и перенаправить документ повторно из «Личного кабинета» клиента на портале ОФД.

Если причина неотправки состоит в том, что между кассой и оператором ОФД нарушилось интернет-соединение, то продавец вправе продолжать работать, принимать оплаты и формировать результирующие документы. Сформированные сведения хранятся в фискальном накопителе один месяц; если в течение этого времени связь восстановится, то они поступят оператору, а уже от него – покупателю. Это же правило касается случаев, когда документы не направляются из-за сбоя у оператора. Особенно важно помнить, что делать, если не пришел электронный чек в связи с поломкой кассы или фискального накопителя или в связи с их неправильной установкой. В этом случае необходимо немедленно прекратить работу и обратиться к IT-специалистам, которые устранят поломку.

Работа со сломанной кассой, как и работа без кассы вовсе, является административным правонарушением и карается штрафом.

Также важно помнить, что не во всех случаях такой документ вовсе полагается. Так, при приобретении цифровых ж/билетов он не выдается – вместо него на почту приходит посадочный купон с QR-кодом:

Таким образом, если не пришел электронный чек РЖД, то это не является нарушением, и никаких действий такая ситуация не требует.

юрист, специалист по госзакупкам

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Если покупателю нужен электрочек, он сообщает кассиру номер мобильного телефона или адрес своей электронки. После оплаты ему автоматически отправят подтверждающий документ. А чтобы каждый раз не сообщать персональные данные кассиру, зарегистрируйтесь в специальном сервисе ФНС «Мои чеки онлайн». Сохраните номер телефона и почту в приложении. Система преобразует их в QR-код, который считывается на кассе в момент оплаты покупки.

Отказаться от электрочеков тоже не составит труда. Удалите информацию из налогового приложения или обратитесь напрямую к продавцу: он исключит персональные сведения из своей рабочей системы.

Юридически электронные чековые регистры равносильны бумажным. Разница лишь в том, что бумагу выдают на руки сразу же при покупке, а электрочек отправляют по СМС или на электронку после проведения оплаты. Обычно электродокументы отправляют моментально, по безналичным расчетам — не позднее следующего рабочего дня, следующего за днем расчета, и не позже передачи товара (ч. 3, 5. 4 ст. 2 54-ФЗ).

В момент покупки кассир поясняет, где искать электронный чек из магазина, — в сообщениях или письмах на электронке. Технически электродокументы отправляет ОФД. Отправка регистра на электронку бесплатна и для продавца, и для покупателя, а вот за отправку по СМС продавцу придется заранее оплатить фискальному оператору пакет сообщений.

Кроме того, электрочек по СМС ограничен по объему информации — из-за размера сообщения. В нем указывают:

• регистрационный номер ККТ;
• сумму покупки;
• дату и время проведения операции;
• ФП — фискальный признак;
• ссылку для скачивания полной версии.

Продавец и сам сможет отправить электрочек покупателю — на кассе или в личном кабинете ОФД. Вот как это сделать:

• Авторизуйтесь в личном кабинете оператора фискальных данных.
• Введите электронку покупателя и отправьте электрочек.

Клиент полностью оплачивает товар в интернет-магазине

Если клиент на сайте оплачивает товар или услугу и вносит всю сумму, автоматическая онлайн-касса пробивает чек сразу же в момент оплаты и направляет его на электронную почту или в СМС на телефон покупателя. Печатать бумажный чек не нужно.

О направлении эл. чека — в письме Минфина от 17. 2018 № 03-01-15/58589

Анна покупает холодильник в интернет-магазине. Оплачивает его картой на сайте, получает электронный чек на почту и ждет доставку холодильника в назначенное время.

При передаче товара нужно пробить чек на зачет предоплаты: указать в нем ранее оплаченный товар и сумму первого чека. Не важно, как товар передают покупателю — клиент забирает покупку сам в офлайн-точке, получает от курьера интернет-магазина или посредника: чек на зачет предоплаты в любом случае оформляет интернет-магазин. Для упрощенцев, которые работают по полной предоплате, достаточно одного чека.

Как отправить чек по СМС или на электронную почту клиенту?

Покупатель хочет получить кассовый чек по СМС или на электронную почту. Как отправить ему такие чеки?

Обратите внимание, что отправка кассовых чеков возможна лишь с кассовых аппаратов, поддерживающих формат фискальных данных версии 1. Также отправка чеков в электронном виде возможна только в случае установленного приложения Optima Native (зеленый кружочек) версии 3. 9 и выше

По закону, клиент в праве потребовать от продавца отправить ему кассовый чек по СМС или на электронную почту только до момента печати бумажного варианта чека. После печати бумажного чека отправка невозможна.

Чтобы отправить электронный чек клиенту выполните следующие дейсвтия:

После внесения платежа, перед непосредственной печатью чека вы увидете вот такое окно:

В графе «Отправить электронный чек?» выберите нужный вариант отправки: на телефон или на e-mail:

Если в карточке клиента указан номер телефона или адрес электронной почты, то эти данные отобразятся в соответствующем поле:

Если для клиента ранее не был указан номер телефона (или адрес почты) или клиент хочет получить электронный чек на другой номер телефона (или адрес электронной почты), тогда введите номер телефона (или адрес электронный почты) в соответствующее поле вручную

При вводе телефонного номера обязательно используйте формат 8ххххххххххх или +7хххххххххх. В противном случае отправка чека на телефон не сможет быть осуществлена оператором фискальных данных

Адрес электронной почты, внесенный при отправке электронного чека, будет внесен в карточку клиента (в случае, если ранее он не был указан), либо будет обновлен (в случае, если ранее был указан иной)

Для печати бумажного чека и отпраки копии электронного чека на телефон или эл. почту нажмите «Печатать чек».

Отправку чека на телефон или электронную почту осуществляется не силами программы Итигрис, а Оператором фискальных данных. Программа лишь передает оператору фискальных данных, что это нужно сделать

Отправка чека по СМС или на электронную почту не отменяет необходимости распечатать бумажный чек. Поэтому бумажный чек будет распечатан даже в случае отправки чека по СМС или на электронную почту клиента

В соответствии с законодательством покупатель праве потребовать отправить ему копию чека по СМС или на электронную почту лишь до момента печати бумажного варианта чека. В связи с этим отправка чека по СМС или на электронную почту после печати бумажного чека невозможна

• Предыдущий:
  Как проверить, отправляются ли кассовые чеки в ОФД и Налоговую инспекцию?
• Следующий:
  Кассовый аппарат перестал печатать чеки после замены кассовой ленты. Что делать?

Форма электронного чека по составу примерно такая же, как и у бумажного. Есть ряд реквизитов, которые согласно 54 ФЗ должны быть в обязательном порядке присутствовать в чеке:

При расчетах между юридическими лицами добавляются следующие реквизиты:

• Название организации (ИП) покупателя
• ИНН покупателя
• Сумма акциза (для подакцизных товаров)
• Регистрационный номер таможенной декларации (при продаже импортных товаров)
• Страна производства товара

Если чек выдает платежный агент, то в чеке помимо обязательных реквизитов вносится величина вознаграждения уплачиваемое платежному агенту покупателем, а также номер телефона агента, поставщика и оператора принимающего платеж.

Если в чеке отсутствует один из обязательных реквизитов, то чек является недействительным.

QR-код в чеке

Электронная форма кассового чека также содержит QR-код, как и печатный чек. Код нужен для того, чтобы покупатель смог отсканировать его и получить информацию по чеку. QR-код не является обязательным, но его все-равно лучше добавлять в чек. Размер кода должен быть не меньше площади 2 на 2 см.

QR-код должен содержать:

• Время и дату расчетов
• Номер фискального документа
• Признак расчета
• Итоговую сумму
• Номер ФН
• Фискальный признак документа

«Дополнительный реквизит чека» дает возможность помимо основной информации добавлять любую другую, которую продавец сочтет необходимой. Так сейчас появилась услуга от ОФД по брендированию электронных чеков. В чек дополнительно можно внести, например, сайт магазина, информацию о скидках и проводимых акциях, приветствие.

С чем связаны опасения пользователей?

ФНС предупреждает, что не связывает чеки с операциями по карте. Даже если покупатель оплатит товар картой и получит бумажный чек, информация о покупке в сервис «Мои чеки онлайн» не поступит.

Но именно эта часть из официального сообщения ФНС и стала поводом для появления различных слухов и предположений.

Мы попросили эксперта по кассовому законодательству СКБ Контур Оксану Кобзеву прокомментировать информацию о запуске нового сервиса:

В связи с появлением сервиса для хранения электронных чеков появилась масса комментариев, что налоговая начала отслеживать покупки, оплаченные банковскими картами. Это не совсем так. Прежде всего нужно понимать, как налоговая соотносит чек и покупателя.

По умолчанию при покупке в розничной точке продаж, продавец обязан выдать бумажный чек. Одновременно этот же чек контрольно-кассовая техника отправляет в ФНС через оператора фискальных данных. Этот чек не привязан к личности плательщика, даже если оплачен картой. Так как среди данных, которые уходят в налоговую, нет информации о покупателе, есть только данные о продавце.

Согласно закону 54-ФЗ, покупатель имеет право попросить электронный чек. О своем желании нужно предупредить кассира до момента оплаты товара и продиктовать ему либо номер телефона, либо адрес электронной почты, на которые вы хотите получить чек. Вот такой чек уже можно привязать к личности покупателя по указанным им самим данным.

Если же покупка осуществляется в интернете, то бумажный экземпляр чека не выдается, отправляется только электронный — такой чек тоже можно соотнести с плательщиком.

Сервис хранения электронных чеков ФНС, после авторизации в нем, показывает именно те чеки, которые покупатели получают на электронную почту или по номеру телефона, которые сами указали. А не по всем покупкам, оплаченным картами. Сейчас большинство персонализированных чеков в хранилище — это оплата услуг такси и покупки в интернете, просто потому, что без указания своих данных пользоваться такими сервисами невозможно. Чеки из офлайн-магазинов становятся персонализированными только с ведома покупателя.

В перспективе ФНС планирует объединить данные личного кабинета налогоплательщика и хранилища электронных чеков, для упрощения процедуры получения налоговых вычетов, например, за покупку лекарств или оказание медицинских услуг. То есть не нужно будет хранить бумажные чеки и предоставлять их в ИФНС для оформления вычета.

Не пропустите новые

публикации

Владельцы ККТ обязаны выдавать бумажные или электронные расчетные документы покупателям. А клиент сам решает, как получить электронный чек об оплате — по СМС или на еmail (ч. 2, 3 ст. 2 54-ФЗ от 22. 2003). Продавец задает команду ОФД и выполняет запрос покупателя (ч. 2 ст. 5 54-ФЗ).

Если продавец откажется выдавать электрочек, ему грозит административное правонарушение и штраф (п. 6 ст. 5 КоАП РФ):

• для должностного лица — 2000 рублей;
• для организации — 10 000 рублей или предупреждение.

Для интернет-магазинов, где клиенты оплачивают покупки через сайт, электрочек является основным документом. Но есть ситуации, когда интернет-магазинам не обязательно выдавать чековые документы:

• если расчеты ведутся через курьеров. Тогда расчетный документ формирует и выдает курьерская служба. Она же переводит деньги за заказ интернет-магазину. А при безналичном переводе средств между двумя организациями касса не нужна;
• если расчеты ведутся через платежного агента. Пример — Почта России. Клиент оплачивает товар на почте, там же ему выдают расчетный регистр.

Клиент оплачивает товар при получении

Кто и как формирует чек, зависит от того, кто передает товар клиенту: интернет-магазин, посредник, например курьерская служба, или Почта России.

Клиент получает товар напрямую из интернет-магазина. Покупатель может забрать товар в офлайн-точке интернет-магазина или заказать доставку курьером.

Анна заказала на сайте интернет-магазина холодильник, способ оплаты выбрала картой при получении. Товар привезет курьер интернет-магазина.

Если клиент оплачивает товар, когда забирает его в офлайн-магазине, все просто: чек выбивают в момент оплаты и передачи товара.

Если товар привозит курьер, оформление чека зависит от того, как это устроено в интернет-магазине:

Магазин применяет стационарную онлайн-кассу, которая стоит в офлайн-точке. Тем, кто занимается дистанционной торговлей, закон разрешил пробивать чеки через одну кассу, удаленную от места расчетов. При таком способе курьерам не нужно иметь при себе кассовый аппарат.

Чек можно выдать так: курьер дает покупателю считать QR-код с экрана смартфона или планшета. Такой чек равносилен кассовому чеку в электронной форме. Либо курьер может направить на номер телефона или адрес почты сведения, которые помогут идентифицировать кассовый чек: регистрационный номер ККТ, сумму, дату и время расчета, фискальный признак документа — и адрес сайта, на котором покупатель может получить электронный чек.

У курьеров магазина мобильные кассовые аппараты. Сейчас есть варианты «2 в 1» — онлайн-касса со встроенным терминалом для приема платежей банковскими картами. В таком случае курьер оформляет и выдает бумажный чек при передаче товара покупателю или отправляет его на электронную почту.

Клиент забирает товар у посредника. Бывают ситуации, когда клиент заказывает товар на сайте интернет-магазина и выбирает оплату при получении. У магазина нет своих курьеров, он пользуется услугами посредника — службы доставки.

Анна заказала на сайте интернет-магазина холодильник, способ оплаты выбрала наличными при получении. Доставляет товар курьерская служба «Быстро-везу».

В такой ситуации обязанность сформировать чек и выдать его покупателю переходит к посреднику. В этом случае он агент — принимает платежи в пользу третьей стороны. Посредник принимает деньги от покупателя и выдает чек через свою онлайн-кассу. А потом переводит платеж интернет-магазину со счета на счет.

Об оплате через платежного агента — в письме от 18. 2020 № 03-01-15/40639

При оплате товара наложенным платежом на почте все так же. Почта России выдает чек, который сформировала на своей ККТ.

Применение ККТ Почтой России — в письме от 15. 2017 № 03-01-15/59689