Компенсации дистанционным и разъездным работникам

Что такое компенсация расходов по оплате жилого помещения и жилищно-коммунальных услуг?

Компенсация расходов по оплате жилого помещения и жилищно-коммунальных услуг – это денежные средства, предоставляемые отдельным категориям граждан в качестве социальной поддержки по оплате жилья и коммунальных услуг.

Назначение компенсации на ЖКУ

Компенсация на ЖКУ назначается гражданину с 1-го числа месяца, в котором подано заявление с приложением всех необходимых документов, но не ранее дня наступления права на получение компенсации на ЖКУ на срок, указанный в документах о праве на меры социальной поддержки и (или) на период регистрации по месту пребывания на территории Ставропольского края.

При расчете компенсации не имеет значения уровень доходов семьи или льготника, как, например, при расчете субсидии на коммунальные услуги. Основным условием в данной ситуации является наличие у гражданина льготного статуса.

Категории граждан, имеющие право на компенсацию

На поддержку при оплате жилищно-коммунальных услуг могут рассчитывать граждане следующих категорий:

• инвалиды (участники) Великой Отечественной войны;
• инвалиды войны;
• бывшие несовершеннолетние узники фашизма;
• жители блокадного Ленинграда (признанные инвалидами);
• ветераны боевых действий;
• члены семей погибших (умерших) инвалидов войны, участников Великой Отечественной войны, ветеранов боевых действий;
• члены семей военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава органов внутренних дел, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы и органов государственной безопасности, погибших при исполнении обязанностей военной службы (служебных обязанностей);
• граждане, подвергшиеся воздействию радиации;
• семьи, потерявшие кормильца из числа граждан, подвергшихся воздействию радиации;
• семьи, имеющие детей инвалидов.

Расчет размера компенсации

Размер компенсации на ЖКУ не является фиксированной величиной, а рассчитывается индивидуально для каждого гражданина и зависит от набора предоставляемых ему жилищно-коммунальных услуг, общей площади жилого помещения, количества совместно зарегистрированных граждан, а также от нормативов потребления и действующих тарифов получаемых услуг. Причем в случае изменения тарифов или нормативов потребления коммунальных услуг размер компенсации на ЖКУ пересчитывается со дня соответствующих изменений без истребования у граждан каких-либо документов.

Порядок предоставления и условия

Компенсация на ЖКУ предоставляется в соответствии с Порядком предоставления мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан в Ставропольском крае в денежной форме утвержденным постановлением Правительства Ставропольского края от 17 сентября 2008 г. № 145-п.

Основывается на заявительном принципе.

Одним из основных условий для предоставления компенсации на ЖКУ является отсутствие подтвержденной вступившим в законную силу судебным актом непогашенной задолженности по оплате жилых помещений и коммунальных услуг, которая образовалась за период не более чем 3 последних года.

Страхование телефона: зачем это нужно и где можно его оформить

Во избежание очередей и в целях экономии времени граждан в управлении осуществляется предварительная запись на прием в клиентскую службу, по телефону: 3-17-90.

Управление труда и социальной защиты населения

Администрации Георгиевского городского округа

Дата изменения: 07.09.2023 12:28:16

Количество показов: 371

Многие хотят верить, что после покупки нового девайса с ним ничего не случится. Но именно смартфоны становятся объектом посягательства злоумышленников, особенно если их стоимость исчисляется несколькими десятками тысяч рублей. Страхование телефона позволяет получить денежное возмещение в случае его кражи или повреждения. Рассмотрим, где можно оформить договор, какие риски он покрывает и сколько стоит такая программа.

Нужна ли вообще страховка телефона

Перед покупкой любой техники человек старается просчитать все наперед – где будет стоять, например, стиральная машина и какие меры необходимо предпринять, чтобы спустя годы эксплуатации она сохранила товарный вид. В отличие от холодильника или духового шкафа, смартфоны подвержены большому количеству рисков. Девайс приходится ежедневно носить с собой, и риск забыть его в кафе или в такси очень велик. Телефон могут попросту вытащить из кармана в метро. Даже когда идешь по улице, существует вероятность того, что он случайно выпадет из рук и экран треснет от удара о тротуар. Такие риски разумно предупреждать. Опцию страхование смартфона нужно выбирать в первую очередь тем, кто владеет дорогостоящими и эксклюзивными моделями.

Где и когда оформляют страховку

Уже при покупке в магазине можно предусмотреть защиту от кражи и от повреждений. Чтобы застраховать смартфон, покупатель должен предоставить сотруднику торговой точки паспорт. Оформить полис можно и в страховой фирме, когда с момента приобретения телефона прошло какое-то время. Документы (паспорт, гарантийный талон и квитанцию об оплате) можно подать дистанционно – на сайте компании.

Услуги страхования могут предлагать и операторы мобильной связи. Для подключения опции потребуется отправить SMS на контактный номер. Абонентская плата за защиту смартфона от рисков будет списываться в автоматическом режиме.

Не все знают о нюансах страхования смартфона, приобретаемого в кредит. В соглашение банк дополнительно включает сумму за полис. Такая мера используется кредитными учреждениями для компенсации ущерба при повреждении или краже девайса.

Но может ли заемщик отказаться от навязанных ему услуг, вернуть страховку за мобильный телефон и тем самым снизить сумму займа? Закон О защите прав потребителей в этом вопросе на стороне покупателя. Согласно его положениям, финансовая структура не вправе навязывать клиенту услуги в императивном порядке.

Варианты защиты и перечень возможных рисков

Покупатели могут выбрать следующие форматы страхования приобретенного телефона:

Некоторые программы могут отличаться по названию, но смысл у них будет одинаковый.

Защита покупки

Страхование смартфона: виды и особенности

Такой вид страховки покрывает финансовые убытки, когда имеют место негарантийные случаи. К ним относятся:

Дополнительное сервисное обслуживание

Программа позволяет увеличить срок заводской гарантии на несколько лет. Бесплатный ремонт девайса будет осуществляться только при наличии производственного брака. Такой полис нельзя отнести к категории самая выгодная инвестиция. Дефекты, которые были допущены в заводских условиях, можно выявить и в первый год эксплуатации смартфона, когда действует стандартная гарантия. И не факт, что в случае поломки через 3-5 лет удастся найти все детали для ремонта устаревшей модели девайса.

Комплексная защита

Данная программа считается комбинированной и может предусматривать широкий диапазон рисков, при наступлении которых пострадавший получает денежное возмещение. Владелец девайса может застраховаться как от стихийных бедствий, так и от неполадок с электричеством. Чем больше перечень рисков, тем дороже обойдется полис.

Защита от кражи и повреждения

Некоторые страховщики выделяют риски противоправных действий и повреждений в отдельную программу. Она позволяет получить денежную компенсацию, если телефон стал неисправен в результате:

Защита экрана

Экран в мобильном телефоне – один из самых дорогостоящих элементов, поэтому его замена может существенно уменьшить семейный бюджет. В рамках отдельной программы страхования повреждение дисплея рассматривается как правомерное основание для выплаты компенсации. Но программа распространяется не на все риски. Например, если экран был поврежден по причине короткого замыкания или попадания жидкости, то страховая компания может отказать в выплате.

Нюансы страхования смартфона

Перед тем как приобретать полис, необходимо детально проанализировать условия договора и перечень рисков, на которые распространяется страховка. В магазинах предлагают оформить преимущественно стандартный договор, который действует в течение года. Сумма покрытия рассчитывается исходя из рыночной стоимости девайса. Полис действителен на территории РФ.

Сколько стоит страховка

Прайс на услуги страхования зависит от следующих параметров:

Размер страховой премии варьируется от 5 до 10% от стоимости смартфона.

Как воспользоваться страховкой на телефон

Для получения денежного возмещения пострадавшее лицо обязано соблюсти стандартную процедуру. При наступлении страхового случая клиент обращается в страховую фирму с заявлением о причитающихся ему выплатах и прикладывает к нему определенный перечень документов (паспорт, квитанцию об оплате, постановление о возбуждении уголовного дела и прочее). Но при решении вопроса необходимо учитывать некоторые нюансы.

Противоправные действия

Если телефон был похищен, то на начальном этапе необходимо написать соответствующее заявление в полицию, а уже потом, имея на руках копию постановления о возбуждении дела (или об отказе в таковом), обращаться к страховщику. На принятие решения о выплате страховой компании отводится 30 дней с момента регистрации заявления. В случае, когда правоохранительным органам удается найти злоумышленника и вернуть девайс законному владельцу, страховая фирма освобождается от обязанности компенсировать вред.

Непредвиденные обстоятельства

Если смартфон стал неисправен по причине механических повреждений или, например, в результате пожара в квартире, то владельцу необходимо сразу же обратиться в сервисный центр. Только после того, как специалист составит акт о поломке, можно писать заявление в страховую фирму. Рассмотрев представленные документы, страховая компания или оплатит ремонт смартфона, или компенсирует потерпевшему его стоимость.

Но не каждый случай менеджеры компаний включают в категорию страховых, и в этом вопросе необходимо также учитывать нюансы. Например, в некоторых программах не положена компенсация по страховке, если телефон случайно упал на тротуар и разбился экран. Зачастую страховые компании отказывают клиентам в выплатах, ссылаясь на тонкости юридических формулировок. Например, если в договоре зафиксированы такие риски, как грабеж или разбой, а у человека кто-то незаметно вытащил из рюкзака смартфон, то формально рассчитывать на получение денежной компенсации он не вправе. Любой отказ страховой компании в выплате можно обжаловать в суде.

О чем еще следует помнить

Даже если приобрести страховой полис за 15 тысяч рублей – это не гарантирует того, что ваш случай будет признан страховым. Следует детально проанализировать риски, включенные в договор. Например, в соглашении может предусматриваться денежная выплата за поломку смартфона при отсутствии визуальных повреждений, поэтому если у телефона треснуло стекло, то в компенсации откажут.

Некоторые страховщики не признают страховым случаем кражу телефона, совершенную родственниками пострадавшей стороны. Также компенсация не будет произведена, если телефон был похищен по причине небрежности хозяина (например, он неплотно закрыл дверь собственного автомобиля).

Поводом для отказа в выплате по страховке телефона может стать отсутствие у клиента полного перечня документов. Например, если не предоставлен акт, подтверждающий невозможность ремонта телефона, финансовый вопрос решится не в пользу заинтересованного лица.

В заключении отметим, что приобретая дорогостоящую модель смартфона не стоит экономить на страховке.

Компании по-разному формируют свою политику в части использования сотовой связи работниками в интересах компании: это может быть покупка телефонов и сим-карт за счет компании, выплата работникам компенсации за использование личных телефонов, оплата отдельных важных переговоров. Во всех случаях, это расходы, которые учитываются в налоговой базе по прибыли.

В налоговом учете расходы на услуги связи являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Организации на УСН, такие расходы могут быть включены в состав расходов в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Ни наличие стационарных телефонов, ни большое соотношение числа пользователей сотовой сети с численностью работников, ни звонки вне рабочего времени, ни тот факт, что не каждый звонок сопровождается оформлением заключения договора или возникновением иной связи между абонентами не могут свидетельствовать об отсутствии производственной направленности расходов на сотовую связь (постановление ФАС Московского округа от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08).

Казалось бы, все просто и все понятно, но здесь важны детали и правильность отнесения данных расходов в налоговом и бухгалтерском учете.

Статья 252 НК РФ требует, чтобы все расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены.

Налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов на оплату услуг сотовой связи.

Налоговики неоднократно в своих письмах указывали на несколько моментов, которые необходимо соблюсти, чтобы включать расходы на мобильную связь в налоговой базе по прибыли. Причем, все разъяснения достаточно давние и не менялись долгое время.

Приказ о расходах на мобильную связь

В компании должен быть издан приказ, которым утверждается перечень должностных лиц, которые в силу исполняемых ими обязанностей, имеют право на использование мобильных телефонов и услуг сотовой связи. При этом использование сотового телефона должно быть «привязано» к обязанностям работника, изложенным в должностной инструкции.

Сразу поясним, что данное требование не основано на законе. Ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексе подобных норм нет. Но, на наш взгляд, игнорировать данное пожелание налоговиков все же не стоит.

Нужен ли лимит расходов на использование сотовой связи

Законодательство этого не требует. Но, введение лимита для работников, будет полезным с точки зрения финансовой дисциплины и экономии средств, если к телефонам не приобретен безлимитный тариф.

Безлимитные тарифы, которые представляют операторы сотовой связи, — это наиболее выгоднее решение. Налоговики не находят никаких противопоказаний для принятия таких расходов при условии, что они будут связаны с производством (письмо Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Если у вас установлен лимит, о возмещении расходов сверх лимита, читайте здесь.

Если компания работает с убытками

Убыток в компании не лишает ее права на использование сотовой связи (постановление ФАС Московского округа от 04.12.2007 № КА-А40/12410-07).

Варианты работы с мобильными телефонами и картами

Компании по-разному формируют свою политику в части использования сотовой связи работниками в интересах компании.

Во всех вариантах, важно, на кого именно оформлена сим карта. Если она принадлежит компании, у нее есть договор с оператором мобильной связи, счета выставляют на имя компании, и ей же оплачиваются. В таком случае, нет проблем с документальным подтверждением расходов на телефонные переговоры.

Если работник использует личный телефон

Сейчас редко компании приобретают мобильные телефоны доля работников. Обеим сторонам удобнее, когда у работника свой личный телефонный аппарат личный, по которому он ведет разговоры в интересах бизнеса, а предприятие лишь компенсирует ему расходы на связь.

В таком случае, компенсацию за использование личного мобильного нужно предусмотреть локальными нормативными актами компании и включить в трудовой договор.

При необходимости можно установить лимит компенсации расходов в месяц.

Такие компенсации и уменьшают налогооблагаемую базу по прибыли, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

ПРИМЕР. КОМПЕНСИРУЕМ РАЗГОВОРЫ С ЛИЧНЫХ ТЕЛЕФОНОВ

В ООО «К» есть приказ о компенсации работникам расходов на ведение служебных переговоров с личных сотовых телефонов и соответствующие пункты внесены в трудовое договоры.

Общая сумма данных компенсаций всем работникам в отчетном периоде составляет 55 000 руб.

В учете сумма компенсаций отражалась так:

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — 55 000 руб. – начислена сумма, подлежащая компенсации работникам за служебные переговоры;

ДЕБЕТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 «Касса», 51 «Расчетный счет» — 55 000 руб. – суммы компенсации перечислены (выплачены через кассу) работникам.

Документальное подтверждение разовых переговоров

Если компания компенсирует работнику расходы, что называется «по факту» либо при определенных условиях, когда размер компенсации нужно рассчитывать, потребуются документы. Можно использовать счета.

Перечень сведений, который должен входить в счет, выставленный оператором сотовой связи указан в п.1 постановления Правительства РФ от 09.12.2014 г.:

К счету, как правило, дается детализация или ее можно запросить.

Если счетов нет, компания вправе учитывать ежемесячную оплату за услуги связи на основании заключенного договора и собственной бухгалтерской справки. Документ будет считаться первичным, если в нем есть все обязательные реквизиты.

Компенсации дистанционным работникам

Начиная с 1 января 2024 г., в силу новых положений п. 1 ст. 217 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, не подлежат налогообложению НДФЛ и страховыми взносами компенсационные выплаты, связанные с возмещением расходов дистанционного работника, использующего для выполнения трудовой функции принадлежащие ему или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средств, в сумме, определяемой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов дистанционного работника.

До нового года нормирование данной компенсации в целях налогообложения «зарплатыми» налогами не предусмотрено, но норматив ввели не случайно: уж очень затруднительно документально подтверждать такие расходы работника, что порождает вечные споры работодателей – налоговых агентов (плательщиков взносов) с налоговыми органами.

Дистанционная работа в обязательном порядке предполагает онлайн-взаимодействие сторон трудового договора, использование интернета для выполнения трудовой функции (ст. 312.1 ТК РФ). Значит, нужен, как минимум, компьютер или иное устройство с выходом в сеть. Его использование сопряжено с потреблением электроэнергии, интернет-трафика, тратами на обеспечение защиты информации, на программное обеспечение и т. д. Если всем необходимым сотрудник себя обеспечивает сам, то работодатель обязан выплачивать дистанционному работнику «компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору». Мы только что процитировали абз. 2 ст. 312.6 ТК РФ. Посмотрите: трудовое законодательство разграничивает компенсацию и возмещение расходов. Выходит, что согласно ТК РФ это две разные выплаты, причем размер компенсация договорной, а возмещение расходов должно производиться в согласованных размерах и сообразно подтверждающим документам (такой вывод напрашивается из слова «возмещение»).

В НК РФ все это слилось в «компенсационные выплаты, связанные с возмещением расходов». Эта дисгармония уже сильно осложняет регулирование отношений внутри организации (у ИП-работодателя), а документальное подтверждение затрат, на наш взгляд, дается с большим трудом: высчитать конкретную стоимость потребляемых в интересах работодателя ресурсов, наверное, можно, но очень хлопотно.

Поэтому, думается, большинство работодателей предпочтет зацепиться за предлагаемый НК РФ норматив: до 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно. Именно такую сумму можно не облагать НДФЛ и страховыми взносами с налогового периода 2024 г. без забот со счетами. Выплачивать большие суммы никто не запрещает. Норматив, который мы обсуждаем, актуален для целей налогообложения. Итак, что получается, если мы выбираем норматив? Сумма определена за каждый день работы дистанционно. Это означает, что она не будет облагаться НДФЛ и взносами независимо от того, какой график работы выбрал себе такой сотрудник (самостоятельно или по согласованию с работодателем). Нужно просто просчитать число отработанных дней по табелю учета рабочего времени за соответствующий период. Не важно, сколько часов в день работает сотрудник – норматив не почасовой; если сотрудник перемежает дистанционную работу с выходами в офис, поездками в командировки и т. п., то необлагаемая компенсация положена только за дни именно дистанционной работы.

Если выплата будет больше норматива в 35 руб./день, а документального подтверждения расходов не будет, то величину превышения придется облагать НДФЛ и страховыми взносами, предусмотренными НК РФ.

Как следует из формулировок п. 1 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ подход к компенсации нужно определить коллективным договором, ЛНА, трудовым договором (дополнительным соглашением к нему), а значит, решение может быть как универсальным для всех, кто на «удаленке», так и индивидуальным или разграничиваться по группам персонала.

Характерно, что относительно взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, аналогичных изменений пока не наблюдается. В Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» корректив законодатель пока не вносил. Все, что у нас есть – это указание в ст. 20.2 на то, что не облагаются взносами на НСиПЗ компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Может, лучше в свете вышеизложенного все эти вопросы обдумать ближе к окончанию 2023 г.?

К сожалению, отложить не получится. Помешают новые правила, УЖЕ применяемые в налоговом учете.

Асходы в целях налогообложения прибыли

Дело в том, что с 31.08.2023 ст. 264 НК РФ пополнилась новым пп. 11.1 п. 1, относящим к числу прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на возмещение затрат дистанционного работника, связанных с использованием им для выполнения трудовой функции принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств. Такие расходы теперь надлежит признавать в сумме, определяемой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но в размере не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника.

Что ж, формулировки, кажется, схожи с теми, которые мы анализировали применительно к НДФЛ и страховым взносам. Да, но не совсем.

В этом подпункте есть еще оговорка: «способ возмещения расходов каждому дистанционному работнику по локальным нормативным актам либо по документально подтвержденным фактическим расходам закрепляется в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении). При отсутствии указанных положений в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении) возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам».

Получается, что если к 31.08.2023 не оговорить в ЛНА или трудовом договоре подход к компенсации расходов дистанционщика, то вместо двух вариантов на выбор остается лишь один – документально подтверждать расходы, что, как мы уже упоминали, проблематично.

Странно, что НК РФ требует определить именно способ возмещения расходов работнику, а не подход к списанию затрат. Представляется, что здесь он «заходит на чужую территорию», не являясь НПА, содержащим нормы трудового права. Кроме того, мы уже отметили рассогласованность формулировок НК РФ и ТК РФ в части причитающегося дистанционному работнику. Тем не менее, учитывая безапелляционность новых норм пп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ, уже нужно было выработать и закрепить в ЛНА или трудовых договорах с работниками подход к рассматриваемой нами компенсации в целях налогообложения прибыли и, по сути, с прицелом на 2024 г. – в целях налогообложения НДФЛ и страховыми взносами. Здесь также возможен как индивидуальный подход к каждому работнику, закрепляемый в их трудовых договорах (допсоглашениях к ним), так и коллективный – реализуемый через положения ЛНА.

Асходы на УСН

С введением нового нормативного регулирования появилась и еще одна проблема – у «упрощенцев». У работодателя, применяющего УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», также вполне могут быть дистанционные отношения с работниками. И он также обязан выплачивать им компенсацию и возмещение расходов, связанных с трудом, предусмотренные ст. 312.6 ТК РФ. При этом в ст. 346.16 НК РФ, где приводится перечень допустимых для такого налогоплательщика расходов, компенсации дистанционным работником не поименованы, но до появления пп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ можно было рассуждать, что эти суммы относимы к расходам на оплату труда и могут вписаться в соответствующую статью затрат. Теперь же НК РФ четко относит такие компенсации не к статье расходов на оплату труда, а к прочим, связанным с производством и реализацией, по сути отсекая пути для списания затрат налогоплательщику, применяющему УСН. Вроде и к комплексной статье расходов на оплату труда уже не примоститься и другой подходящей опции не найти.

Компенсации сотрудникам, имеющим разъездной характер работы

Если у работника трудовая функция выполняется в пути или труд имеет разъездной характер, то работодатель обязан возмещать ему связанные со служебными поездками расходы, оговоренные в ст. 168.1 ТК РФ:

Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

При этом все возмещаемые расходы, кроме суточных, должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы, что гарантирует их признание в налоговом учете и невключение в доход работника.

С суточными же как раз вышла загвоздка.

Как все мы хорошо знаем, суточные, выплачиваемые командированным работникам, в целях исчисления НДФЛ и страховых взносов, уплачиваемых в соответствии с НК РФ, нормируются. Необлагаемая выплата не может превышать 700 руб. в день при командировках по России, 2 500 руб. – при командировках за рубеж, а также величины, установленной актом Президента РФ и (или) актом Правительства РФ, работникам при направлении их в служебные командировки на присоединенные к РФ территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры.

Однако суточные разъездных работников никогда в целях налогообложения не нормировались. Это спровоцировало бурный рост злоупотреблений: кого только работодатели не записывали в разъездные работники, чтобы сэкономить на страховых взносах.

Это давно не устраивало налоговые органы, которым сплошь и рядом приходилось судиться с недобросовестными, но очень уверенными в своем успехе (и напрасно) налогоплательщиками.

И вот «корень зла» вырублен – с 2024 г. суточные для разъездных работников тоже будут нормироваться в целях НДФЛ и страховых взносов, уплачиваемых в соответствии с НК РФ. Новая редакция п. 1 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ ограничивает необлагаемую часть таких выплат: не более 700 руб. за каждый день нахождения в пути (выполнения разъездной работы) на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день выполнения такой работы за пределами РФ. Как видим, очень похоже на нормы для командированных, но отличие все же есть: никаких особых правил при служебных поездках на новые территории для таких работников не предусмотрено – не будут облагаться те же 700 руб. в день.

При этом взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с таких суточных не уплачиваются независимо от величины выплаты (абз. 13 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ) и в расходы определенная коллективным или трудовым договором, ЛНА сумма суточных может быть включена целиком. Здесь никаких нормативов законодательно не установлено.

Если работодатель был щедр к работникам с разъездным характером работ при выплате им суточных, а теперь – с введением нормирования – не хочет уплачивать лишние страховые взносы, то возникает вопрос: вправе ли он снизить размер таких суточных и в каком порядке он должен это сделать? Скажем, обосновать снижение выплат, входящих в систему оплаты труда, весьма сложно (см. ст. 72, 74 ТК РФ). Но тут нас спасет то, что суточные не являются частью системы оплаты труда, а представляют собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы и проживания. Такие выплаты устанавливаются коллективным договором, трудовым договором, соглашениями, локальными нормативными актами и изменяются тем же путем. Если размер суточных при разъездных работах был определен ЛНА, работодатель может внести в него изменения в одностороннем порядке. Как следует из ст. 12 ТК РФ ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в нем, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие ЛНА, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие. Например, суточные для разъездных работников до 31.12.2023 включительно составляют 1500 руб. в день, а с 01.01.2024 снижаются до 700 руб. в день в силу изменений, внесенных работодателем в ЛНА. Работник отправляется в служебную поездку 23 декабря и вернется 3 января, в следующий рейс он поедет 7 января на 5 дней. За каждый из дней первой поездки ему причитается по 1500 руб., включая дни с 1 по 3 января, поскольку поездка началась и связанные с ней права и обязанности сторон возникли до вступления в силу измененного ЛНА; во второй поездке он уже будет получать суточные из расчета 700 руб. в день.

Легко сдавайте отчётность в ФНС, СФР и другие госорганы через онлайн-сервисы «Такском»

На выбор мы предлагаем три решения:

Какие затраты работодатель обязан компенсировать

Затраты работника, которые нужно обязательно возместить, указаны в Трудовом кодексе, например:

В отдельных случаях нужно компенсировать и другие затраты: на переезд по работе в другую местность, обучение, приобретение электронной подписи для ЭДО.

Размеры и порядок возмещения возмещаемых расходов нужно прописать в локальных нормативных актах — в положениях, приказах.

Но и не обязательные для возмещения затраты можно компенсировать. Например, затраты на занятия спортом, питание, аренду жилья для иногороднего сотрудника, оплату детского сада. Работодатель исходя из своих финансовых возможностей сам решает, что и в каких размерах он будет компенсировать. Но не все расходы можно учесть при расчёте налога.

Как работодателю подготовить отчётность в СФР и ИФНС в 2023 году

практическое пособие для работодателя

Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись

Использование личного автомобиля в служебных целях

Компенсация за использование в работе личного автомобиля положена работникам, у которых трудовая функция связана с разъездами, например, курьеру, водителю, экспедитору. Автомобиль считается личным, если он:

То есть, если работник использует автомобиль жены, ему тоже положена компенсация.

В законах не прописано, обязательно ли платить компенсацию, если работник арендует автомобиль или управляет им по доверенности. В этом случае он тоже принадлежит водителю на законном основании, но возможны споры с проверяющими.

По ст. 188 ТК РФ кроме компенсации за использование и износ автомобиля, нужно возмещать расходы связанные с эксплуатацией, например, на бензин и другие ГСМ, техобслуживание, текущий ремонт. Работодатель может сам решить, как их оплачивать: отдельно или включить в компенсацию как её переменную часть.

Какие документы нужны

Условие о выплате компенсации за использование личного имущества можно включить трудовой договор или в допсоглашение к нему. Там же можно прописать размер выплаты.

Компенсации за использование личного автомобиля обычно устанавливают в виде фиксированной ежемесячной суммы. Если работник был на больничном или в отпуске, компенсацию нужно рассчитать пропорционально отработанному времени, по аналогии с окладом.

Для оформления компенсации работник должен предоставить:

Для обоснования расходов нужны документы, подтверждающие использование автомобиля для служебных поездок — путевые листы, авансовые отчёты.

Если вы перечисляете компенсации безналично, в платёжном поручении в поле 20 «Наз. пл.» указывайте:

Как учесть в расходах

Компенсацию за личный автомобиль можно учесть в расходах при расчёте налога на прибыль, а также на УСН с объектом «Доходы минус расходы».

На общем режиме её относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией — пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. На упрощёнке компенсация входит в закрытый перечень расходов — пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

И на общем режиме, и на УСН компенсацию за легковой автомобиль нужно учитывать в пределах норм:

Всё, что сверх норм, тоже можно выплачивать работнику, только эти суммы нельзя учесть в налоговых расходах.

Если в сумму компенсации вы включили затраты на эксплуатацию, например, на ремонт ГСМ, они учитываются в пределах той же нормы.

Если ГСМ для личного автомобиля вы оплачиваете отдельно, на УСН их нельзя учесть в расходах, а на ОСНО есть два варианта учёта:

Специальных норм для расходов на ГСМ в Налоговом кодексе нет, но и списывать их безлимитно нельзя. Чтобы избежать проблем при проверках, лучше использовать законодательно утверждённые нормативы. Например, из Методических рекомендаций Минтранса. В них прописаны базовые нормы на 100 км для конкретных моделей легковых автомобилей, а также повышающие коэффициенты в зависимости от местности, времени года, численности населённого пункта, использования кондиционера и других условий.

Сверхнормативное потребление ГСМ тоже получится списать, если его экономически обосновать. Например, перерасход топлива может быть вызван длительным движением с низкой скоростью по загруженным дорогам. Это можно подтвердить путевыми листами, объяснительной запиской водителя.

Компенсацию за автомобиль, который работник арендует или управляет им по доверенности, лучше не учитывать в налогообложении. В этом вопросе есть неопределённость и большой риск, что такие расходы не примут при проверке.

Исключение — автомобиль супруга, который в их общей собственности. В этом случае компенсацию учитывают как обычно, в пределах норм.

Как ещё можно оформить компенсацию

Как вариант, можно заключить с работником договор аренды автомобиля. В этом случае вместо компенсации нужно выплачивать арендную плату, а она учитывается в расходах на УСН в полном объёме по пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Лимиты расходов на неё не распространяются.

Расходы, связанные с эксплуатацией, в том числе на ГСМ и текущий ремонт, несёт арендатор — п. 2 ст. 616 ГК РФ. Тогда их можно будет учесть при расчёте налога на УСН в составе:

В расходы по налогу на прибыль тоже можно полностью принять арендную плату и затраты на ГСМ арендованного автомобиля.

Служебные переговоры с личного телефона

Стоимость служебных переговоров с личного телефона и само его использование тоже нужно компенсировать. Список должностей сотрудников, которым для работы нужна мобильная связь, можно утвердить приказом.

Конкретного порядка возмещения и норм для таких расходов нет, поэтому его можно установить самостоятельно, например:

Порядок использования личных телефонов в служебных целях можно утвердить внутренними документами, например, должностными инструкциями, правилами внутреннего распорядка. Приказом можно установить лимит расходов на переговоры по мобильному телефону.

Для обоснования расходов нужны подтверждающие документы:

Пример заявления о компенсации расходов

Если вы перечисляете компенсацию платёжным поручением, укажите в нём:

Компенсацию за переговоры с личного телефона и его использование нельзя учесть в расходах на УСН, так как таких затрат нет в закрытом перечне из п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

На общем режиме её можно учесть в прочих расходах на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Вместо оформления компенсации за использование личного имущества лучше заключить с работником договор аренды телефона.

В этом случае текущие расходы на его содержание, в том числе ремонт и служебные звонки, можно включить в сумму арендной платы. А она учитывается в расходах УСН по пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Перерасход денег, выданных под отчёт

Если сотрудник по предварительной договорённости потратил свои деньги на рабочие нужды, он может составить авансовый отчёт. Его затраты отразятся как перерасход, который нужно возместить.

К авансовому отчёту работник прикладывает документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ или услуг:

Вместе с ними должны быть документы, подтверждающие оплату. Например, кассовый чек, бланк строгой отчётности (БСО), квитанция об оплате.

Ещё сотруднику нужно написать заявление о компенсации расходов.

Пример заявления о возмещении перерасхода

Авансовый отчёт нужно проверить и утвердить, а затем выплатить компенсацию перерасхода. После выплаты на титульном листе делают запись в строке «Перерасход выдан» с номером, суммой и датой платёжного документа.

Расходы в служебных командировках

Согласно ст. 168 ТК РФ работнику, направленному в командировку нужно возместить расходы:

Работодатель может и сам приобрести билеты, оплатить гостиницу, произвести любые другие расходы, связанные с командировкой.

По затратам работника нужны документы, подтверждающие расход и его оплату. Деньги возвращают аналогично возмещению перерасходу подотчётных средств — по утверждённому авансовому отчёту.

Не нужны подтверждающие документы о расходе суточных. Их выплачивают за каждый календарный день нахождения в служебной поездке и работник распоряжается этими деньгами по своему усмотрению.

Размеры возмещений по командировкам работодатель устанавливает самостоятельно, например, в положении о командировках. В нём можно указать конкретный перечень затрат и прописать, что такие расходы возмещаются при условии их подтверждения документами. Либо можно принимать решение о компенсации в индивидуальном порядке, по заявлениям работников.

Подробнее о командировочных расходах читайте в материале «Какие документы нужно получить от работника после командировки».

Норм для суточных нет, работодатель может внутренними документами утвердить любую сумму и учитывать её в расходах. Но есть лимит для обложения НДФЛ и страховыми взносами в п. 2 ст. 422 НК РФ:

Сверхлимитная часть — это доходы работника, которые облагаются НДФЛ и взносами.

Расходы на командировки на упрощёнке учитываются в том же порядке, что и для расчёта налога на прибыль — п. 2 ст. 346.16 НК РФ. Суточные можно учесть в размере, который вы установили самостоятельно в локальных актах.

Другие командировочные расходы можно учесть, если они экономически оправданы и подтверждены документами.

Использование личного имущества на удалёнке

Согласно ст. 312.6 ТК РФ нужно выплачивать дистанционному работнику компенсацию за использование в работе личного или арендованного им оборудования и программно-технических средств, средств защиты информации. А ещё возмещать сопутствующие расходы — электроэнергию, интернет и другое.

Порядок, размер сроки выплат можно прописать во внутренних документах, например, в положении о дистанционной работе, а также в условиях трудового договора или в допсоглашении к нему.

Туда же можно включить перечень расходов к возмещению. Либо не перечислять их, а добавить условие, что возмещаете затраты работника по предварительному согласованию.

Для обоснования расходов нужны подтверждающие документы. Например, при возмещении оплаты интернета — копия договора с провайдером, счёт, квитанция об оплате услуг.

На ОСНО компенсацию и возмещение расходов работнику на удалёнке можно полностью учесть в расходах на оплату труда или в прочих расходах.

В закрытом перечне для УСН такие расходы не числится, поэтому учесть их нельзя. Если провести их как оплату труда, возможны споры с проверяющими.

С дистанционным работником, который использует свой компьютер в служебных целях, тоже можно заключить договор аренды. Рассчитайте арендную плату с учётом стоимости интернета, тогда всю сумму можно будет учесть в расходах при УСН.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг