Как работать с больничными сотрудников

Оформление больничного листа в России

Владельцу бизнеса, у которого есть штат сотрудников, важно знать порядок работы с больничным листом. С 2022 года он оформляется только в электронном виде. В статье рассказываем, что требуется для работы с листком нетрудоспособности.

О работе с электронным больничным листом

В 2024 году больничные листы оформляют только в электронном виде. Больничные, декретные и другие пособия выплачивает Социальный фонд России (СФР), который с 2023 года действует вместо Пенсионного фонда и Фонда социального страхования. Разберёмся в том, как вести расчёт больничных листов по новым правилам.

По новым правилам Социальный фонд России (СФР) передаёт работодателям информацию, что сотруднику открыт, продлён или закрыт больничный. Работодатели, в свою очередь, обязаны отправлять в фонд отчёты по работникам. Взаимодействие происходит в онлайн-формате, поэтому нужно подключиться к системам СФР.

Рассказываем, как работать с электронными больничными и какие сведения по работникам надо подать.

Что такое ЭЛН и чем он отличается от бумажной версии

Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) — это больничный лист в цифровом формате. Он подтверждает, что работник не мог выполнять свои должностные обязанности из-за собственной болезни, ухода за больным членом семьи или, например, беременности. Обычно документ оформляют в первый день обращения к врачу. На его основании сотрудник может получить пособие — денежные выплаты за период своего официального отсутствия.

Раньше открыть больничный лист можно было как в электронном, так и в бумажном виде — всё зависело от желания пациента и технических возможностей работодателя. Но с начала 2022 года его выдают только электронно. Исключения можно найти в п. 28 ст. 13 № 255-ФЗ. Если кратко, это люди, сведения о которых составляют государственную тайну.

В отличие от бумажного электронный больничный:

• Нельзя потерять или подделать
• Хранится в информационной системе СФР
• Не требует передачи в фонд со стороны работодателя

Как начать работу с ЭЛН в 2024 году

Максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности в 2024 году вырос с 83 до 122 тысяч рублей в месяц. Об этом напомнили в Социальном фонде России. Проще говоря, именно столько может получить сотрудник, если пришлось брать больничный. Ну и, конечно, если позволяет зарплата.

В Соцфонде также напомнили, что с 2022 года больничный лист стал электронным и взаимодействие между пациентами, врачами и работодателями стало проще и быстрее. То есть теперь работникам не выдаются больничные в бумажном виде на руки, а поликлиники или больницы сразу направляют листки нетрудоспособности в Соцфонд. Тот информирует работодателя. При этом работодателю, чтобы получать информацию в онлайн-режиме, следует наладить электронное взаимодействие с Соцфондом.

Граждане же могут найти информацию о статусе своего листка в личном кабинете на портале Госуслуг.

Законодательство о больничных листах в России

Теперь работодатель оплачивает первые 3 дня болезни сотрудника, а Соцфонд остальные дни. Размер пособия зависит от страхового стажа, размера зарплаты и равен проценту от среднего заработка: при стаже больше 8 лет — 100%, при стаже от 5 до 8 лет — 80%, при стаже меньше 5 лет — 60%. В то же время выплаты по больничному не могут превышать максимальной планки в 122 тыс. рублей в месяц.

Возможность работать на удаленке при болезни

Ранее в Госдуме заявили, что готовится законопроект о том, чтобы дать работникам возможность не оформлять больничный лист и работать на удаленке, если позволяет состояние здоровья и характер выполняемой работы.

Причины возникновения идеи

В частности, как рассказал глава думского Комитета по труду, соцполитике и делам ветеранов Ярослав Нилов, после пандемии стало ясно, что в некоторых случаях можно эффективно работать удаленно. Например, если человек заразился вирусом, но переносит болезнь без симптомов и может безопасно работать из дома.

Электронные больничные листы

Сейчас больше половины больничных листов, которые уже оформили сотрудники компании, являются электронными. Технологичный сервис по обработке электронных больничных листов делает процесс передачи документов для выплаты пособия более простым и удобным.

Как оформить электронный больничный лист

1. Попросите сотрудника отправить вам электронный больничный лист.
2. В первый рабочий день оформите заявку на выплату пособия любым удобным способом.

Преимущества электронного больничного листа

Система электронных больничных позволяет не обращаться к коллегам для передачи бумажного документа, что особенно важно в условиях минимизации контактов с другими людьми.

Как убедиться, что больничный лист закрыт

Статус закрытия электронного больничного листа можно проверить на портале Госуслуг.

Особенности оформления листа

При заполнении электронного больничного листа необходимо быть внимательным, потому что документы с ошибками могут не быть приняты, что приведет к невыплате пособия.

FAQ

Может ли врач отказать в выдаче электронного больничного листа?

Нет, все медицинские организации (кроме закрытых учреждений) перешли на электронные больничные листы.

Что делать, если один больничный пересекается с другим

Больничный лист оплачивается за полный период без возможности двойной оплаты за один и тот же период.

Решение в технологиях: поиск современного подхода к проблеме

Что представляет из себя электронный больничный лист

Содержание цифрового больничного не отличается от бумажного — поля для заполнения идентичны. Некоторые данные, которые можно видоизменить в разделе Заполняется работодателем, включают в себя:

• Данные о работнике
• Диагноз
• Даты начала и окончания
• Подписи

Подробную инструкцию по заполнению ЭЛН можно найти в Приказе Минздрава России № 1089н.

Как рассчитать больничный лист исходя из МРОТ

Сумма выплаты по больничному листу зависит от общего стажа работника. Вот несколько принципов расчета:

• Стаж менее 5 лет: 60% от зарплаты
• Стаж от 5 до 8 лет: 80% от зарплаты
• Стаж более 8 лет: 100% от зарплаты

Формула расчета больничного листа следующая:

Три первых дня болезни компенсируются работодателем, далее перечисления идут из Социального фонда.

Шаг 4. Отправить данные в Социальный фонд

Когда ЭЛН закрыт, Социальный фонд отправит работодателю документ с данными сотрудника. Бухгалтер должен проверить информацию, внести изменения и отправить обратно в течение трех дней. Дополнительно фонд может запросить дополнительные сведения.

Для упрощения процесса взаимодействия работодателя, Социального фонда и медицинских организаций, рекомендуется обратиться к представленной схеме:

Требования для работы с ЭЛН

Чтобы начать работу с электронными больничными листами, требуется:

• Доступ к личному кабинету на сайте СФР
• Авторизация на Госуслугах
• Понимание процесса заполнения данных в ЭЛН

Необходимо проявлять особую внимательность при заполнении и отправке информации в Социальный фонд, чтобы избежать штрафов и несостыковок в данных.

Расчет электронного больничного листа в 2024 году

Выбор подходящей платформы

Выбрать подходящую платформу. Взаимодействовать с ЭЛН можно как в личном кабинете страхователя, так и в стороннем платном сервисе для работы с отчётностью. Список организаций, которые предоставляют такие сервисы, представлен на сайте ФНС.

Подключение к СЭДО

Подключиться к СЭДО. Это социальная система электронного документооборота, которая позволяет обмениваться цифровыми документами между Социальным фондом и страхователями. К ней можно подключиться напрямую из личного кабинета в сервисе, который был выбран на первом шаге.

Направление сведений о работниках

Направить СоЗл сотрудников. Чтобы СФР мог корректно начислять пособия, работодатель обязан предоставить ему необходимые сведения о работниках:

• Информацию собирают у сотрудников через утверждённую форму при трудоустройстве и изменении данных. Например, если кто-то из работников сменил фамилию.
• Владелец бизнеса обязан передать СоЗл в течение трёх дней после того, как получит их от сотрудника.

Шаг 2. Получение информации об открытии ЭЛН

Врач поликлиники формирует электронный листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты, а также запрашивает уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС Соцстрах.

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будет использовать медучреждение, работодатель и СФР.

Фонд оповестит работодателя в онлайн-режиме об открытии ЭЛН на сотрудника, а также о каждом изменении статуса листка (открыт, продлён, закрыт, аннулирован) или о направлении работника на медико-социальную экспертизу.

Шаг 3. Передача недостающих сведений в СФР

После закрытия больничного СФР сообщит об этом работодателю и направит ему предзаполненные сведения для выплаты пособия. Работодатель должен их проверить, подтвердить или исправить.

Большая часть сведений о сотрудниках у СФР уже имеется. Фонд получает данные по межведомственной системе обмена информацией от других госорганов: ФНС, ЗАГС.

Если от СФР поступит запрос о представлении дополнительных сведений, работодатель обязан отправить их в фонд, подписав УКЭП, в течение трёх рабочих дней после получения информации о закрытии ЭЛН.

На основании полученных данных СФР рассчитает пособие и перечислит его работнику.

Шаг 4. Оплата первых 3 дней больничного

Если работник болел меньше четырёх дней, данные в Соцфонд не подаются: в 2024 году пособие за первые три дня выплачивает работодатель.

СФР оплачивает дни болезни начиная с четвёртого. Максимальный срок для перечисления пособия — 10 рабочих дней с момента получения необходимых документов и сведений (ст. 14.1, п. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Больничные листы по беременности и родам, по карантину, уходу за больным членом семьи, при несчастном случае на производстве или профзаболевании, протезировании по медпоказаниям оплачиваются полностью из СФР.

Пособие перечисляют на банковский счёт через почту или иную организацию, которую работник указал в «Сведениях о застрахованном лице».

Что делать, если больничный не более трёх дней

Если сотрудник болел сам и провёл на больничном не больше трёх дней, то весь больничный ему оплачивает работодатель. Оформление пособия по временной нетрудоспособности в таком случае имеет нюансы:

Такую позицию изложили специалисты Московского регионального отделения ФСС РФ в письмах от 14 мая 2021 года № 15-15/7710-9682л и от 17 мая 2021 года № 15-15/7710-10787л.

Если пособие с первого дня оплачивает СФР (например, фонд выплачивает пособие по уходу за больным ребёнком или при карантине), подавать документы в фонд необходимо, даже если больничный был выдан на три дня или меньше.

Как работодателю зарегистрироваться в системе

С 1 января 2022 года во всех регионах РФ был введён проактивный, то есть беззаявительный механизм оформления пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. С 2023 года вместо ФСС больничные листы оплачивает новое ведомство — Социальный фонд России.

Кроме того, в 2023 году начал действовать новый порядок регистрации и снятия с учёта в Социальном фонде России. Он утверждён приказом Минтруда от 7 декабря 2022 года № 768н.

Согласно приказу, в большинстве случаев постановка на учёт и снятие с учёта в новом фонде происходят в беззаявительном порядке. Вновь созданных работодателей СФР зарегистрирует в течение трёх рабочих дней после получения от ФНС сведений о регистрации нового юридического лица или ИП. Датой регистрации в фонде будет считаться дата внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Снятие с учёта также произойдёт в течение трёх рабочих дней после получения из ФНС сведений о прекращении деятельности юрлица или ИП.

Исключение составляют компании, имеющие обособленные подразделения. Подразделение зарегистрируют в фонде, если выполняются следующие условия:

Для целей пенсионного страхования и страхования от ВНиМ регистрация ОП будет производиться по сведениям из налоговых органов (без заявлений). Для постановки на учёт ОП в качестве страхователя по взносам от несчастных случаев и профзаболеваний, нужно подавать заявление по установленной СФР форме.

Ставить на учёт в качестве страхователей ИП также продолжат без заявления:

Заявление на регистрацию в СФР от ИП потребуется только в одном случае — если он заключит с физлицом ГПД, предусматривающий уплату взносов на травматизм.

Также в приказе прописаны документы, которые выдаются юрлицу или ИП при постановке и снятии с учёта в СФР:

Страхователь получит электронные уведомления в течение трёх рабочих дней ‎со дня совершения регистрационного действия. Также документ можно получить в бумажном виде.

Роль работодателя при оформлении больничного листа сводится к минимуму: он должен только отправлять в Социальный фонд по запросу документы и сведения о сотруднике, необходимые для расчёта выплат, например, информацию о стаже, районном коэффициенте и т.д. Всю остальную информацию о сотруднике фонд может запросить у ФНС и ЗАГСов.

Взаимодействие СФР и бизнеса является полностью электронным и осуществляется с помощью сервиса «Социальный электронный документооборот» (СЭДО). К нему подключаются через оператора ЭДО.

Работать с электронными листами нетрудоспособности можно с помощью систем для сдачи электронной отчётности от «Астрал». Модуль 1С-Отчётность позволит принимать уведомления об изменении ЭЛН прямо в «1С». Пользователи онлайн-сервиса Астрал Отчёт 5.0 смогут запросить ЭЛН и заполнить кадровую отчётность с любого устройства и из любой точки мира.

Шаг 2. Подать Сведения о застрахованных лицах

Сведения о застрахованных лицах» (СоЗЛ) — отчёт, который компания обязана отправить в Соцфонд по каждому работнику. Отчёт включает ФИО сотрудника, СНИЛС, адрес, банковские реквизиты. Данные необходимы, чтобы фонд назначил пособие по нетрудоспособности.

Работник передаёт начальству информацию о себе, когда:

Руководитель обязан отправить СоЗЛ в три рабочих дня с даты получения от сотрудника.

Форму отчёта можно . Отправляйте отчёт через СЭДО — это удобно и надёжно. По отзывам бухгалтеров региональные отделения СФР отказываются принимать документ в бумажном виде.

С 1 января этого года подрядчики по договорам ГПХ считаются застрахованными на случай болезни и в связи с материнством. Поэтому по ним тоже необходимо отправлять СоЗЛ.

Шаг 3. Получить оповещение, что больничный лист открыт

Открывает электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) лечащий врач поликлиники. Он размещает ЭЛН в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» (ЕИИС Соцстрах).

СФР получает информацию об открытии больничного и передаёт её работодателю. Если статус документа изменится, к примеру, больничный будет продлён или аннулирован, СФР известит работодателя.

Больничные листы аннулируют по разным причинам, к примеру, врач ошибся в коде диагноза. В случае аннулирования сотрудник получит уведомление на Госуслугах. Скорее всего, ошибку исправят и разместят в системе новый ЭЛН. Если нет — работнику лучше связаться с врачом самостоятельно.

За что могут оштрафовать

За ошибки при работе с цифровыми больничными СФР может назначить штраф.

Если не передать необходимую для фонда информацию, например сведения о застрахованном лице, он вправе взыскать 200 ₽ за каждый непредоставленный документ.

Если сообщить неверные данные, могут грозить санкции — 20 % от суммы излишних расходов фонда, от 1 000 до 5 000 ₽.

Если нарушить установленные сроки передачи информации, штраф составит 5 000 ₽.

Если по вине работодателя Социальный фонд выплатит большую сумму пособий, чем должен был, предприниматель будет возмещать ему убыток.

Кратко

Общая схема взаимодействия при назначении пособий выглядит так:

Этапы назначения отдельных видов пособий могут отличаться от общей схемы.

Если страхователь применяет АУСН, то фонд в электронной форме направляет ему сведения, необходимые для назначения пособия, подтверждения либо уточнения. Не позднее трёх рабочих дней со дня получения сведений необходимо подтвердить или уточнить их и в электронном виде отправить в фонд. Сведения могут быть направлены через личный кабинет налогоплательщика (ч. 29 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

Как рассчитать сумму пособия

Предприниматель-страхователь выплачивает денежную компенсацию за первые три дня болезни. Поэтому ему важно знать, как правильно её рассчитать. Для этого понадобятся следующие данные.

Период нетрудоспособности (ПН). Количество дней, в которые болел застрахованный. Для расчёта выплаты пособия от работодателя таким периодом будет считаться три дня.

Страховой стаж. Количество лет работы сотрудника. При этом суммируется стаж со всех мест трудоустройства. Обязательное условие — в это время уплачивались страховые взносы.

Страховой стаж нужен, чтобы определить коэффициент (К), от которого зависит размер выплаты:

Расчётный период. Последние два календарных года, которые предшествовали году временной нетрудоспособности. Для 2024 года расчётными будут 2022-й и 2023-й. Показатель необходим, чтобы определить заработок за этот период.

Заработок за предыдущие два года. Сумма доходов за каждый год, которую получил застрахованный. Обязательное условие — на них должны были начисляться страховые взносы. Например, если сотрудник в 2022-м заработал 850 000 ₽, а в 2023-м — 1 100 000 ₽, общий доход будет равен 1 950 000 ₽.

Перед тем как брать это значение для расчёта, нужно убедиться, что сумма заработка каждого года не больше предельной базы для начисления. В 2022-м она была равна 1 032 000 ₽, в 2023-м — 1 917 000 ₽. В противном случае для расчёта берутся эти суммы. В каждый год они будут разными — корректное значение указывается в постановлениях Правительства, которые выходят ежегодно. С предельной базой для исчисления 2024 года можно ознакомиться в Постановлении № 1883.

Средний заработок (СРЗ). Усреднённый дневной доход за предыдущие два года. Чтобы его посчитать, нужно общий заработок за расчётный период поделить на 730 — количество календарных дней в двух годах. К примеру, если общий доход составил 1 950 000 ₽, средний дневной заработок будет 2 671 ₽.

Если в расчётном периоде у застрахованного не было заработка или он был ниже МРОТ в 2024 году, для определения выплаты берут минимальный размер оплаты труда. В 2024 году он равен 19 242 ₽. Если стаж меньше полугода, также ориентируются на МРОТ.

Чтобы рассчитать размер пособия, воспользуйтесь формулой:

СРЗ × К × ПН

Рассмотрим пример: больничный сотрудника продлился с 15 по 21 января 2024 года. Его общий стаж составляет шесть лет. За 2022-й он заработал 950 000 ₽, а за 2023-й — 1 200 000 ₽. Значит, СРЗ будет равен 2 945 ₽. Подставим в формулу значения и получим общую сумму пособия: 2 945 × 7 × 0,8 = 16 492 ₽. Из них работодатель должен выплатить работнику 7 068 ₽.

Также финальное значение могут умножить на районный коэффициент. Это прибавка, которая действует в регионах со сложными климатическими условиями. Узнать подробнее о коэффициентах можно в справочной информации Консультанта.

Шаг 1. Настроить систему обмена информацией с СФР

Способ 2. Подключиться к системе «Социального электронного документооборота» (СЭДО).

СЭДО — это сервис для обмена документами между СФР, медицинскими учреждениями и работодателями. СЭДО интегрирован в бухгалтерскую программу или систему электронного документооборота, которой вы пользуетесь.

На всех этапах работы с СФР требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Чтобы её получить, руководитель компании или ИП должен обратиться в удостоверяющий центр ФНС или к доверенному лицу. Налоговики говорят, что к ним предварительно можно не записываться. При себе имейте паспорт, СНИЛС, ИНН и USB-носитель.

Шаг 5. Оплатить первые 3 дня больничного

Первые 3 дня травмы или болезни сотрудника оплачивает начальник, начиная с четвёртого дня — СФР.

В этом году расчёт пособия по нетрудоспособности изменился, поскольку ввели предел среднего дневного заработка (СДЗ). СДЗ не должен быть больше 2 736,99 и меньше 533,98 руб. Как теперь рассчитать больничный, читайте в нашем материале.

Что делать, если нет уведомлений о больничном

Если работник утверждает, что болел, но уведомление об открытии больничного листа не поступало, страхователь должен запросить у него номер ЭЛН. Работник может уточнить номер в личном кабинете на сайте СФР или на Госуслугах. Иногда номер ЭЛН сообщает врач, открывающий больничный.

Помимо этого, следует проверить подключение к СЭДО. Для этого нужно обратиться в службу технической поддержки компании, через которую компания подключена к сервису.

Как устроена работа с электронным листом

Схема работы от выхода сотрудника на больничный до выплаты ему пособия выглядит следующим образом:

1. Работник лично обращается в медучреждение, которое открывает ему ЭЛН. Раньше это можно было сделать дистанционно, то есть без посещения врача. В пандемию коронавируса в отдельных случаях медперсонал оформлял листы после разговора с заболевшим по телефону.

Чтобы открыть больничный лист дистанционно в 2024 году, следует заранее уточнить, можно ли это сделать в медицинской организации, куда планирует обратиться человек.

2. Врач заполняет необходимые данные о пациенте и медучреждении в системе СФР. Затем подписывает документ квалифицированной электронной подписью. Вся информация автоматически передаётся в фонд.

3. СФР проверяет, есть ли в базе сведения о застрахованном лице (СоЗл) пациента. Это отчёт, который должен подавать владелец бизнеса при найме сотрудника. По нему Социальный фонд определяет работодателя пациента.

4. СФР в электронной форме уведомляет предпринимателя, что произошёл страховой случай. Далее направляет работнику сообщение на Госуслугах об открытии листа.

5. После окончания болезни в назначенный день сотрудник приходит на приём, чтобы закрыть больничный. Врач вносит соответствующую информацию в систему фонда.

6. СФР сообщает работодателю об изменении статуса ЭЛН и отправляет его на проверку с предзаполненными сведениями. У компании есть три дня, чтобы подтвердить или скорректировать данные, поставить подпись и вернуть документ обратно.

Фонд может запросить дополнительные сведения, например районный коэффициент или продолжительность рабочего времени застрахованного.

7. Предприниматель и фонд начисляют выплату сотруднику. Первые три дня болезни оплачивает работодатель, остальные — СФР. Некоторые компании в качестве бонуса компенсируют работнику больше положенных трёх дней.

Оплата больничных от фонда придёт в срок до 10 рабочих дней после того, как он получит необходимые сведения, от работодателя — в ближайшую зарплату или аванс.

Листы нетрудоспособности по беременности и родам, протезированию, карантину или уходу за больным родственником, например ребёнком, полностью оплачивает СФР.

Пример расчёта больничного

Сотрудник А. впервые устроился на работу официально. Проработав меньше года, он ушёл на больничный и проболел 15 дней. На какую сумму по больничному листу он может рассчитывать?

Так как это его первая официальная работа, оплачивать лист нетрудоспособности будут по МРОТ. Поэтому он получит 641 рубль 40 копеек в день или 9621 рубль совокупно за весь период отсутствия на работе.

У сотрудника Б. есть два года общего стажа и заработная плата 60 000 рублей. В этом случае выплаты за 15 дней ему определят исходя из среднего дневного заработка.

Дневной заработок = Заработок за расчётный период в 2 года / 730 (количество дней в двух годах).

Расчёт в цифрах выглядит так: 60 000 рублей х 24/ 730 = 1972 рубля в день. Это средний заработок сотрудника в день.

Применяем формулу расчёта суммы выплат по больничному:

15 дней х (60%/100) х 1972 рубля = 17 748 рублей за весь период болезни.

Или 1183 рубля в день.

Рассмотрим вариант расчёта, когда зарплата выше максимального порога компенсации

У сотрудника В средняя зарплата — 150 000 рублей в месяц, а стаж 13 лет. За те же 15 дней он получит другую сумму. Так как его зарплата выше максимального порога начисления больничных, то расчёт будут вести именно по этому порогу.

Общая сумма выплат для сотрудника В составит 41 040 рублей (2 736 рублей х15 календарных дней).

При расчёте следует помнить, что с выплат по временной нетрудоспособности удерживается НДФЛ. Исключение — больничный лист по беременности и родам.