Энциклопедия судебной практики возмещение расходов при использовании личного имущества работника ст 188 тк

Энциклопедия судебной практики: Возмещение расходов при использовании личного имущества работника (Ст. 188 ТК)

Правовая природа и размер выплат за использование имущества работника в производственных целях

Работодатель вправе самостоятельно разработать порядок компенсации работникам расходов, связанных с использованием их личного имущества в служебных целях.

Постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 24 июня 2011 г. N Ф10-2071/11 по делу N А35-8471/2009

Условия выплаты компенсации за использование имущества работника

Положения ст. 188 ТК РФ распространяются на отношения, возникшие при использовании арендованного работником имущества в интересах работодателя и с его ведома.

Кассационное определение Пермского краевого суда от 21 сентября 2011 г. по делу N 33-9559

Довод кассационной жалобы истца о том, что является неправомерной ссылка суда на ст. 188 ТК РФ, поскольку истцом для поездок использовалась не личная автомашина, а арендованная, основан на неверном толковании норм права. В соответствии с договором аренды в определенный период истец являлся законным владельцем автомобиля. Следовательно, в соответствии со ст. 188 ТК РФ в случае установления в дальнейшем факта использования истцом арендованного транспортного средства в интересах ООО с согласия данного общества за истцом сохраняется право предъявления соответствующих требований к ООО.

омпенсация выплачивается за использование в служебных целях имущества, принадлежащего работнику на любом законом основании

Определение Верховного Суда РФ от 3 августа 2015 г. N 309-КГ15-8423

Суды, оценив представленные доказательства, руководствуясь положением статей 5, 7, 8, 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, статей 164, 188 Трудового кодекса Российской Федерации, пришли к выводу, что переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность.

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 6 августа 2015 г. N Ф07-5043/15 по делу N А56-4823/2014

Поскольку в действующем законодательстве Российской Федерации не раскрывается термин личное имущество работника, апелляционным судом сделан правильный вывод о том, что под личным имуществом работника применительно к пункту 3 статьи 217 НК РФ и статье 188 ТК РФ следует понимать имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании.

В рассматриваемом случае спорные автомобили находились во владении и пользовании работников на основании выданных им доверенностей от собственников.

Компенсация за использование личного имущества работника в России

При таких обстоятельствах Общество правомерно не включило в налогооблагаемую базу по НДФЛ суммы компенсаций, выплачиваемые работникам за использование транспортных средств в служебных целях.

Постановление Арбитражного суда Уральского округа

Постановление от 6 апреля 2015 г. N Ф09-10118/14 по делу N А34-5577/2014

Судами сделан правильный вывод о том, что переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность, и правомерно заключили, что именно указанные правомочия и необходимы для использования автомобиля в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности.

Кассационное определение

СК по гражданским делам Псковского областного суда от 24 января 2012 г. по делу N 33-142/2012

2.4. Расходы, связанные с использованием личного имущества работника, при отсутствии письменного соглашения возмещаются, если работник был вынужден использовать свое имущество и работодатель знал или допускал данный факт.

Определение СК по гражданским делам

Верховного Суда Республики Башкортостан от 16 апреля 2015 г. по делу N 33-3043/2015

2.5. Компенсация за использование личного имущества работника выплачивается, если установлено, что имущество использовалось с согласия (ведома) работодателя и в его интересах.

Размер возмещения расходов

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника предусмотрено ст. 188 ТК РФ. При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств, и материалов, принадлежащих работнику. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, для того чтобы компенсационные выплаты в пользу работника были обоснованными и законными, необходимо согласие работодателя и чтобы это соответствовало его интересам.

Апелляционное определение

Московского городского суда от 02 сентября 2014 г. N 33-31882/14

Согласно ст. 188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Возмещение расходов по использованию личного имущества работника в служебных целях

Несение истцом вышеуказанных производственных расходов само по себе не влечет обязанность работодателя возместить понесенные расходы.

Обязательным условием для возникновения у работодателя такой обязанности является несение таких расходов с согласия (ведома) работодателя и в его интересах.

Отсутствие служебного автомобиля не является основанием для выплаты компенсаций

Апелляционное определение СК по гражданским делам Кировского областного суда от 17 апреля 2012 г. по делу N 33-987

Таким образом, само по себе неисполнение работодателем условия трудового договора о предоставлении работнику служебного автомобиля, вопреки мнению истца, не является основанием для осуществления работодателем каких-либо выплат работнику.

Доказательств, подтверждающих факт использования истцом с согласия работодателя и в его интересах личного транспорта, период времени его использования в интересах работодателя и конкретные цели использования этого имущества истцом не представлено.

Оформление путевого листа не обязательно для выплаты компенсации

Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 24 июня 2009 г. N Ф05-3829/09 по делу N А40-48457/2008

Проверяя данный довод, суды правомерно исходили из того, что для признания того факта, что поездка осуществлена в служебных целях, наличие оформленного путевого листа не является обязательным условием, при том что возмещение расходов при использовании личного имущества работника предусмотрено статьей 188 Трудового кодекса РФ, выплаты, производимые работодателем работникам за использование служебных поездок личных легковых автомобилей являются компенсациями, установленными действующим законодательством Российской Федерации.

Необходимо письменное согласие для возмещения расходов

Апелляционное определение Московского городского суда от 14 ноября 2014 г. N 33-23925/14

Решение суда по вопросу возмещения расходов на приобретение имущества и использование личного транспорта

Суд обоснованно пришел к выводу об отказе в удовлетворении исковых требований о взыскании с ответчика в пользу истца расходов на приобретение имущества в виде постановленного реквизита. Положения ст. 188 ТК РФ, на которую ссылался истец, не устанавливают обязанность работодателя по возмещению работнику расходов на приобретение или создание какого-либо имущества.

Трудовой договор, заключенный между сторонами, не содержит обязательства ответчика по возмещению расходов на приобретение или создание работником имущества. Компенсация работнику выплачивается при наличии соответствующего соглашения между работником и работодателем об использовании личного имущества, которого в данном случае не было.

Отказ в возмещении расходов

Согласно апелляционному определению СК по гражданским делам Краснодарского краевого суда, требования истца о взыскании расходов при использовании личного транспорта работника в служебных целях не подлежат удовлетворению, так как не было письменного соглашения о компенсации расходов.

Письменное соглашение

Согласно определению СК по гражданским делам Ленинградского областного суда, для выплаты компенсации за использование личного имущества в служебных целях необходимо наличие письменного соглашения между сторонами. В данном случае соглашение было достигнуто, что стало основанием для оплаты компенсации работнику.

Указание в должностных обязанностях

Апелляционное определение СК по гражданским делам Пермского краевого суда подчеркивает, что для выплаты компенсации за использование личного имущества в служебных целях должно быть указано на разъездной характер служебной деятельности работника.

Таким образом, в данном случае отказ в удовлетворении требований истца обоснован исходя из отсутствия письменного соглашения и указания в должностных обязанностях работника.

Обязанность работодателя по выплате компенсации при использовании работником личного имущества, в том числе личного транспорта, а также по возмещению расходов, связанных с его использованием, установлена статьей 188 Трудового кодекса РФ. Выплата указанной компенсации производится в тех случаях, когда работа сотрудников по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Материалами дела подтверждается и не оспаривалось ответчиком, что по характеру трудовой деятельности работа истца была связана с разъездами, в связи с чем имелось основание для использования личного транспорта и выплаты компенсации.

2.11. Законом предусмотрена возможность использования личного имущества работника с выплатой компенсации за его использование без возникновения у работодателя права владения таким имуществом

Апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Калмыкия от 23 октября 2014 г. по делу N 33-699/2014

Использование работником в силу должностной инструкции и трудового договора личного автотранспорта в служебных целях, само по себе основанием возникновения у индивидуального предпринимателя права законного владения таким имуществом не является, поскольку законом предусмотрена возможность использования личного имущества работника с выплатой компенсации за его использование без возникновения у работодателя права владения таким имуществом (статья 188 Трудового кодекса РФ).

2.12. Работник не обязан документально подтверждать размер расходов, подлежащих компенсации в силу ст. 188 ТК РФ, если данный размер оговорен в трудовом договоре

Апелляционное определение СК по гражданским делам Пермского краевого суда от 28 апреля 2014 г. по делу N 33-3553

Статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации предусмотрено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием; размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Размер вознаграждения за использование личного транспорта, сотовую связь в трудовом договоре оговорен, при этом на работника не возложена обязанность документального подтверждения размера данных расходов.

3. Налогообложение сумм компенсаций за использование личного имущества работника

3.1. Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях не подлежат налогообложению

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28 августа 2014 г. N Ф07-6326/14 по делу N А56-50900/2013

Переданный по доверенности автомобиль находится во владении и пользовании того лица, которому он передан. Именно указанные правомочия необходимы для использования автомобиля в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности.

При таких обстоятельствах суды правомерно пришли к выводу о том, что Общество правомерно не включало в налоговую базу по НДФЛ сумму компенсаций за использование в интересах Общества личного транспорта, выплачиваемых работникам, владеющим транспортом на любых законных основаниях, в том числе и на основании доверенности.

Апелляционное определение СК по гражданским делам Пермского краевого суда от 11 февраля 2015 г. по делу N 33-1217/2015

Таким образом, установленная соглашением сторон компенсация за использование личного автомобиля истца в служебных целях, не подлежала учету в составе доходов, подлежащих налогообложению.

3.2. Для освобождения от обложения налогом сумм компенсаций за использование личного имущества работника необходимо документальное подтверждение наличия таких расходов и их служебного характера

Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24 августа 2015 г. N Ф04-21882/15 по делу N А27-24488/2014

В случае компенсации работодателем услуг сотовой связи работнику в качестве размера стоимости служебных переговоров, освобождаемого от обложения страховыми взносами, может использоваться экономически обоснованный размер (лимит), установленный организацией. При этом для освобождения от обложения страховыми взносами сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах.

В случае использования мобильной связи в интересах сотрудника у такого сотрудника может возникать доход в натуральной форме в виде оплаты организацией услуг мобильной связи, подлежащий обложению страховыми взносами.

3.3. Сумма компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях не включается в налоговую базу в пределах размера, определенного соглашением между работником и работодателем

Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 18 марта 2008 г. N Ф09-511/08-С2

Суды со ссылкой на положения п. 3 ст. 217 Налогового кодекса, ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации правомерно указали, что выплаты в виде компенсаций за использование личного транспорта и расходов, связанных с его использованием в интересах работодателя, не подлежат обложению НДФЛ только в размере, определенном соглашением между работником и работодателем.

3.4. Размер возмещения расходов за использование личного имущества работника в служебных целях включается в налоговую базу, если нет письменного соглашения, определяющего такой размер

Постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 19 мая 2009 г. N Ф04-2760/2009

Решением Инспекции доначислен НДФЛ в связи с невключением Обществом в налоговую базу выплат компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях сверх норм.

Обществом не были представлены в суд первой или апелляционной инстанций коллективный договор, трудовой договор или локальный нормативный акт, которыми были бы закреплены нормы возмещения расходов, связанные с использованием работником личного транспорта, в связи с чем суды обеих инстанций пришли к правильному выводу о том, что доначисление НДФЛ является законным и обоснованным.

3.5. Страховые взносы на суммы компенсаций за использование личного имущества работника в служебных целях не начисляются

Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 24 января 2014 г. N ВАС-4/14

На основании изложенного выплаты компенсаций за использование легковых автомобилей для служебных поездок произведены правомерно, спорные выплаты обоснованно не включены в базу для исчисления страховых взносов.

Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 29 мая 2014 г. N Ф09-2371/14 по делу N А76-15717/2013

Компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником.

Сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 14 июля 2014 г. N Ф08-4283/14 по делу N А63-9568/2013

Статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации определено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

По смыслу указанных норм, сумма компенсации, выплачиваемая организацией сотруднику за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16 января 2016 г. N Ф02-7239/15 по делу N А19-7892/2015

В силу статьи 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

В "Энциклопедии судебной практики. Трудовой кодекс РФ" собраны и систематизированы правовые позиции судов по вопросам применения статей Трудового кодекса Российской Федерации

Каждый материал содержит краткую характеристику позиции суда, наиболее значимые фрагменты судебных актов, а также гиперссылки для перехода к полным текстам

Материал приводится по состоянию на 1 июня 2023 г.

См. информацию об обновлениях Энциклопедии судебной практики

См. Содержание материалов Энциклопедии судебной практики

При подготовке "Энциклопедии судебной практики. Трудовой кодекс РФ" использованы авторские материалы, предоставленные кандидатом юридических наук С. Хаванским, Н. Абакумовой, О. Авдеевой, Ю. Безверховой, М. Беликовой, А. Вавиловым, Д. Губиным, Р. Давлетовым, С. Дубровиной, Н. Иночкиной, А. Исаковой, М. Крымкиной, М. Куликовой, В. Куличенко, А. Кусмарцевой, М. Михайлевской, М. Орловой, Д. Серебряковой, Л. Шабановой, О. Являнской, А. Янкович

Необходимые условия

Работодатель должен компенсировать «удаленщику» использование его личного или арендованного ПК, ПО, периферии и прочего, а также сопутствующие расходы — мобильную связь, интернет и затраты на электричество. Для этого нужно, чтобы выполнялись условия:

Обо всем необходимо договориться «на берегу» и определить, каков будет размер компенсации.

Сумма компенсации

Этот показатель, также как порядок и сроки пропишите в документах компании:

Теперь рассмотрим особенности выплат при различных видах компенсации.

Сервис Астрал iКЭДО позволяет эффективно выстраивать кадровые процессы в компании. С помощью этой системы можно организовать документооборот без походов сотрудников в отдел кадров, экономить ресурсы (ФОТ и расходники) руководителям, оптимизировать и ускорить процедуру приема новых работников HR, в том числе и удаленных.

При фиксированной ежемесячной компенсации

Этот вариант актуален при гибридном графике, когда сотрудник некоторое время работает на «удаленке», а какое-то — в офисе. Можно установить фиксированную сумму компенсации, которая будет выплачиваться ежемесячно. Методика расчета закрепляется в ЛНА.

В ЛНА установлена компенсация в размере 45 руб. за рабочий день.

В декабре 2023 года 21 рабочий день.

«Удаленщику», который не пропускал рабочие дни, выплачивается 945 руб. (45 руб. х 21 день).

Если, например, он брал отгул на 4 дня, то нужно выплатить 765 руб. ((21 день. — 4 дня.) х 45 руб.).

Оплата амортизации (ежемесячная)

Выплата амортизации производится в том же порядке, в каком начисляется амортизация по основным средствам (ОС). Для этого нужно:

Стороны договорились и закрепили документально, что «удаленщик» получает компенсацию за амортизацию своего ноутбука, который использует для выполнения трудовой функции.

Цена ноутбука, подтвержденная товарным чеком, — 80 000 руб.

СПИ — 2 года, вторая амортизационная группа.

Ежемесячная амортизация – 3 333 руб. (80 000 руб. : 24 мес. (12 мес. х 2)).

В декабре 2023 года 21 рабочий день, которые «закрыты» полностью.

Выплате подлежит 2 257 руб. ((3 333 руб. : 31 день) х 21 день).

Связь и электричество

Главное, о чем нужно помнить: оправданной будет лишь компенсация фактических расходов, то есть оплаченных «удаленщиком». Поэтому документы, которые подтверждают затраты на связь и электричество, должны быть обязательно.

Если компенсация выплачивается в фиксированном размере, нужно точно определить, сколько дней сотрудник работал удаленно.

Если расходы компенсируются по фактическим затратам, у сотрудника нужно запросить документы, которые подтверждают оплату. Чтобы рассчитать сумму компенсации, разделите подтвержденные затраты на общее количество дней в месяце и умножьте на количество фактически отработанных дней.

В декабре 2023 года работник предоставил документ об оплате услуг интернет-провайдера в размере 1 300 руб.

В декабре 2023 года – 21 рабочий день.

Два дня работник взял за свой счет.

К выплате причитается компенсация в 796 руб. ((1 300 руб. : 31 день) х 19 дней).

Налоги и взносы

Компенсационные выплаты включаются в состав доходов сотрудника. Однако они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами если:

С 1 января 2024 года установлен лимит расходов на компенсацию в размере 35 руб. за рабочий день. То есть в этих пределах работодателю не нужно будет облагать НДФЛ и взносами компенсационные выплаты без документального подтверждения за использование личного (или арендованного) имущества.

Что касается налога на прибыль, то с 31 августа 2023 года работодатели, которые выплачивают фиксированную компенсацию «удаленщикам» согласно условиям коллективного, трудового договоров, допсоглашения или ЛНА, вправе учесть ее в «прибыльных» расходах без подтверждающих документов, но не более 35 руб. в день.

При этом, если вы платите компенсацию исходя из фактических затрат, то вам по-прежнему нужны подтверждающие документы, чтобы учесть затраты в полном объеме.

Наладить быстрый и удобный документооборот с удаленными сотрудниками – просто! Астрал i КЭДО — это облачный сервис кадрового электронного документооборота: полный процесс делопроизводства от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения документов.

Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса

Экосистема клиентского сервиса под любые потребности бизнеса

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами:

Добавить в «Нужное»

Возмещение расходов на использование имущества при дистанционной работе

Если работник выполняет свою работу вне места нахождения работодателя или его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения организации (включая расположенные в другой местности) либо вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, то считается, что это дистанционная или удаленная работа (ст. 312.1 ТК РФ). При этом удаленщик выполняет работу посредством Интернет и сетей связи общего пользования и точно так же взаимодействует с работодателем по всем рабочим вопросам.

Организация труда дистанционных работников

По ТК именно работодатель должен обеспечить работника-дистанционщика всем необходимым для выполнения работы оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

В то же время удаленщик может с согласия работодателя или с его ведома использовать для работы собственное или арендованное оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. В этом случае работодатель обязан (ст. 312.6 ТК РФ):

Отметим, что при временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя правила такие же. Работодатель (ст. 312.9 ТК РФ):

Размер компенсации за использование своего имущества

По ТК РФ порядок, сроки и размеры возмещения расходов определяются (ст. 312.6 ТК РФ):

И некоторые работодатели трактуют эту норму так, что если перечисленными документами перечень возмещаемых расходов и их размеры не определить, то и платить компенсацию не надо. Однако это ошибка.

Специалисты Роструда неоднократно разъясняли, что даже если работодатель обеспечил дистанционного работника необходимым оборудованием и программами, он все равно должен компенсировать ему затраты, которые работник несет в связи с работой (Информация с сайта Онлайнинспекция.рф).

Более того, специалисты Роструд разъясняли, что работодатель должен возмещать расходы на ремонт личного оборудования, используемого удаленщиком для выполнения трудовых обязанностей, если оно сломалось (Информация с сайта Онлайнинспекция.рф).

Поэтому можно дать следующие рекомендации:

Как уже сказано выше, порядок возмещения и размеры компенсаций следует прописать в одном из документов: в коллективном договоре, трудовм договоре (допсоглашении к нему) или в ЛНА.

Как урегулировать вопрос, если это не было сделано ранее

Если работник переведен на дистанционную работу какое-то время назад или изначально был принят на удаленную работу, но о компенсации за использование личного имущества изначально не договорились, необходимо как можно быстрее решить этот вопрос.

Самый быстрый и удобный вариант – это принять локальный нормативный акт (Положение или просто приказ), в котором прописать:

Далее нужно ознакомить работника с этим документом под роспись (ст. 22 ТК РФ). Кроме того, можно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописать, что работнику выплачивается компенсация за использование имущества и средств связи в порядке, установленном в ЛНА работодателя (ст. 72 ТК РФ).

Такой порядок обеспечит определенную свободу действий для работодателя. А вот фиксировать порядок возмещения расходов и размер возмещения непосредственно в трудовом договоре не советуем, поскольку внесение любых изменений в условия трудового договора потребует согласия работника.

Порядок налогообложения компенсации дистанционным работникам в 2024 г.

Приведенная ниже таблица поможет понять, нужно ли платить НДФЛ и взносы с компенсации дистанционным работникам и можно ли учесть эту компенсацию при расчете налога на прибыль. Сразу скажем, что далее везде речь пойдет о расходах дистанционного работника, связанных с использованием им для выполнения трудовой функции принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.

Налог Какое правило ввели Условия применения

Налог на прибыль (подп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ) Разрешено учитывать в прочих расходах возмещение в сумме, определяемой коллективным договором, ЛНА, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но: или не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно; или в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника Способ возмещения расходов по локальным нормативным актам либо по документально подтвержденным фактическим расходам закрепляется в ЛНА или трудовом договоре (дополнительном соглашении). При отсутствии указанных положений в ЛНА или трудовом договоре (дополнительном соглашении) возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам

НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ) Освобождается от НДФЛ возмещение в сумме, определяемой коллективным договором, ЛНА, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но: или не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно; или в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов –

Страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ) Освобождается от страховых взносов возмещение в сумме, определяемой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но: или не более 35 руб. за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно;или в сумме документально подтвержденных расходов работника –

Сколько должен компенсировать работодатель? Требования ТК РФ

В случае заключения трудового договора о дистанционной работе на работодателя возлагается обязанность обеспечить работника необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты и иными средствами необходимыми для выполнения трудовых обязанностей (ст.312.6 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 05.12.2022 N 14-2/ООГ-7551).

Как альтернатива, дистанционный работник может для выполнения трудовой функции использовать свое или арендованное оборудование, если работодатель согласен. Согласие закрепляется трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. При этом работодатель должен выплачивать дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещать расходы, связанные с их использованием.

Порядок, сроки и размеры компенсации прописываются в коллективном договоре или ином локальным нормативным актом, например, положении о дистанционной работе, которое распространяется на всех дистанционных работников. В случае, если работодатель не хочет устанавливать единый порядок выплаты компенсации, можно размеры компенсации прописать трудовым договором, дополнительным соглашением к нему.

Хочется отметить, что выплачивать компенсацию за использование личного имущества с ведома работодателя в производственных целях нужно не только дистанционным работникам. Согласно ст.188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Нормы ТК РФ не ограничивают размеры компенсации, т.е. сумма компенсации может быть любой. Главное — достигнуть согласия между работником и работодателем.

НДФЛ, страховые взносы, налог на прибыль

Компенсация дистанционным работникам за использование в работе их личного или арендованного оборудования, ПО, средств защиты информации и т.п. (Письмо Минфина России от 11.01.2022 N 03-04-06/263, Письмо Минфина России от 9 июля 2021 г. N 03-03-06/1/54895, Письмо Минфина России от 29.10.2020 N 03-04-06/94269):

Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам на использование в работе оборудования и услуг связи. Размер компенсации должен быть закреплен в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре или доп. соглашении к нему. Так же нужны копии документов, которые подтвердят расходы сотрудника.

С 31.08.2023 г., чтобы учесть компенсацию в расходах по налогу на прибыль за использование личного оборудования дистанционным работникам не нужно подтверждать расходы. Федеральный закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ внес изменения в пп.11.1 п.1 ст.264 НК РФ и установил нормативы расходов по компенсации — 35 руб. за каждый день работы дистанционно.

Норматив применяется, если в качестве способа компенсации расходов «дистанционщика» локальным нормативным актом предусмотрена фиксированная величина выплаты. Способ возмещения расходов каждому дистанционному работнику по локальным нормативным актам либо по документально подтвержденным фактическим расходам закрепляется в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении). При отсутствии указанных положений в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении) возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам.

Таким образом, если работодатель хочет учитывать расходы на компенсацию по нормативу, ему следует внести изменения в коллективный договор, ЛНА или составить доп.соглашения к трудовым договорам о размере компенсации.

Обратите внимание! Норматив компенсации с 31.08.2023 года установлен только в целях налога на прибыль. Фактический размер компенсации, выплачиваемый работнику, может быть как больше, так и меньше 35 рублей за рабочий день.

Работодатель также может выплачивать компенсацию фактически произведенных и документально подтвержденных расходов. Но в целях минимизации рисков налогообложения, полагаем, что комбинировать (часть без документов в пределах 35 руб. за рабочий день, а часть по фактическим расходам) рискованно.

Аналогичный норматив — 35 руб. за каждый день исполнения трудовых функций дистанционно в отношении НДФЛ и страховых взносов будет применяться только с 01.01.2024 года. У работодателя также будет выбор: норматив без документов или освобождение от НДФЛ и страховых взносов суммы компенсации, на основании представленных документов. Изменения внесены в ст.217 НК РФ и 422 НК РФ.

В период с 31.08.2023 и до 01.01.2024 г. получается: если работодатель установил выплату компенсации в фиксированной сумме, то для налога на прибыль в расходах применяется норматив, а для освобождения компенсации от НДФЛ и страховых взносов работнику необходимо представить документы, подтверждающие фактические расходы. Если работодатель не готов к спорам с налоговыми органами, то без документов НДФЛ и страховые взносы нужно начислить на всю сумму компенсации.

И только с 01.01.2024 г. «бездокументарный» норматив будет применяться не только для налога на прибыль, но и в отношении НДФЛ и страховых взносов.

Однако не нужно забывать, что работодателю в любом случае для учета компенсации необходимо подтвердить, что имущество принадлежит работнику или он его арендует. Только в этом случае компенсация «дистанционщикам» может быть учтена в целях налогообложения и не облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Полагаем, что к таким документам могут относиться копии документов, подтверждающих приобретение (аренду) оборудования работником: чеки ККТ, товарные чеки, счета и прочие документы, свидетельствующие о приобретении оборудования.

Документы, подтверждающие расходы «для налогов»

Одним из условий принятия компенсации в расходах (до 31.08.23 г.), освобождения от НДФЛ и страховых взносов в 2023 году является наличие документов, подтверждающих понесенные расходы.

Обычно удаленным офисным сотрудникам возмещают следующие затраты:

В НК РФ не закреплен перечень документов, подтверждающих понесенные расходы. Полагаем к таким документам можно отнести:

Обратите внимание! Размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств) для целей трудовой деятельности.

Особенности комбинированного режима работы

Если работнику установлен комбинированный режим работы (с чередованием дистанционной работы и работы в офисе), то важно закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему: в какие дни работник будет работать в офисе, а в какие — удаленно. Например, вторник и четверг в офисе, а остальные дни недели удаленно. Это необходимо для того, чтобы определить размер компенсации пропорционально дням работы вне офиса. Освобождается от НДФЛ, страховых взносов и учитывается в расходах компенсация, приходящаяся на дни работы дистанционно.

Что если работодатель обеспечивает работника оборудованием и др.

Если работодатель обеспечил работника ноутбуком, программными продуктами, средствами защиты информации, работник все равно несет расходы на оплату электричества, интернета, услуг связи, которые работодатель обязан компенсировать. В данном случае, по нашему мнению, норматив компенсации для целей налогообложения НЕ установлен, т.к. норматив «35 руб.» применяется только в случае, если работник использует арендованное и принадлежащее ему оборудование, ПО и средства защиты информации. Таким образом, компенсация электричества, интернета и прочих расходов, если сотрудник использует оборудование работодателя, возможна только на основании документов, подтверждающих расходы работника.

Вопрос признания расходов для целей налогообложения — «красной нитью» проходит через весь налоговый учет — сложности тут возникают не только с «дистанционщиками» или компенсацией расходов иным работникам. При этом «цена вопроса» высока — ошибка может повлечь довольно существенные доначисления по налогу на прибыль. Налоговый аудит поможет выявить и исправить «оплошности» до того, как ими заинтересуется инспекция.

Новости и аналитика Может ли работодатель требовать от работника отвечать на звонки работодателя на его личный мобильный телефон в рабочее время, если эти звонки производятся в целях контроля рабочего процесса и местонахождения работника?

Может ли работодатель требовать от работника отвечать на звонки работодателя на его личный мобильный телефон в рабочее время, если эти звонки производятся в целях контроля рабочего процесса и местонахождения работника?

Офис организации находится по одному адресу, а работник работает по другому адресу. Руководитель не может дозвониться на сотовый телефон работника в рабочее время (рабочего телефона нет), так как тот не отвечает или скидывает звонок. Работник говорит, что если руководителю нужна какая-либо информация, то пусть приходит к нему по адресу его места работы. Как повлиять на работника в такой ситуации (уведомление о необходимости ответа на рабочие звонки по сотовому телефону и т.д.)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Работодатель не может требовать от работника использования его личного мобильного телефона в служебных целях.

Согласно части первой ст. 22 ТК РФ работодатель вправе требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка. Одновременно на работодателя возлагается обязанность по обеспечению работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей (часть вторая ст. 22 ТК РФ).

Таким образом, работодатель в целях оптимизации производственного процесса, коммуникаций (как горизонтальных, так и вертикальных) между сотрудниками вправе внедрять различные способы связи для использования их работниками при исполнении ими трудовых обязанностей, обеспечив работников необходимыми техническими средствами, например, выдав корпоративные телефоны и т.п. Отметим, что работник не обязан эксплуатировать свое личное имущество в интересах работодателя. В ст. 188 ТК РФ прямо указано, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за такое использование, а также возмещаются расходы, связанные с использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

На этом основании мы считаем, что в отсутствие соглашения об использовании работником личного мобильного телефона в служебных целях (в том числе в целях контроля работодателем за местонахождением работника и исполнением им трудовых обязанностей), работодатель не может требовать от работника отвечать на звонки работодателя, направляемые на его личный телефон, в том числе в рабочее время.

Уведомления для возложения на работника такой обязанности недостаточно, с работником должно быть заключено соответствующее соглашение.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТМазухина Анна

Ответ прошел контроль качества

24 ноября 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

14.06.2023 2 мин на чтение мин