Являются ли затраты, связанные с использованием рабочих телефонов, переменными или постоянными?

Документальное оформление.

Налоговое законодательство РФ не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи (Постановление ФАС МО от 06. 2009 № КА-А40/7416-09).

С учетом разъяснений контролеров для подтверждения расходов на мобильную связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина РФ от 23. 2011 № 03-03-06/1/378):

• утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым необходима мобильная связь;
• договор с оператором связи;
• счет за оказанные услуги;
• документ, подтверждающий оплату услуг оператора связи (для организаций, применяющих УСНО (п. 2 ст. 346.17 НК РФ)).

Детализированный счет должен давать возможность идентифицировать расходы по сотрудникам (номерам телефонов). Он должен содержать номер телефона, дату и время переговоров, тарифы. Для подтверждения производственного характера телефонных переговоров и исключения из расходов затрат на использование сотовой связи в личных целях в дополнение к детализированным счетам могут быть приложены отчеты сотрудников о расходах, приходящихся на личные переговоры. Косвенным подтверждением обоснованности расходов могут быть приказы, служебные записки и прочие внутренние документы. Подтверждением междугородних (международных) переговоров могут выступать приказ о командировке, служебное задание и т.

При этом сложилась неоднозначная судебная практика относительно того, нужна или нет детализация счетов:

• подтвердить экономическую обоснованность расходов на сотовую связь можно лишь при наличии детализированного счета оператора. Это позволит выявить случаи использования работниками сотовой связи не в производственных, а в личных целях (постановления ФАС ВВО от 10.06.2008 № А29-2210/2007, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 24.05.2011 № 07АП-3261/11, ФАС ДВО от 18.04.2007 № Ф03-А59/07-2/380, ФАС УО от 26.12.2005 № Ф09-2102/05-С2);
• наличие детализированных счетов необязательно, налоговое законодательство не содержит требований об обязательной расшифровке переговоров для подтверждения расходов на сотовую связь и требования налоговых инспекций о предоставлении детализированных счетов оператора связи необоснованны (постановления ФАС МО от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2 по делу № А40-571/09-76-3, от 24.12.2009 № КА-А40/12845-09-П, Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.09.2010 № 09АП-19146/2010, ФАС ЦО от 06.03.2009 № А35-4080/07-С8, ФАС СКО от 31.08.2011 по делу № А32-884/2010 и др.).

Шпаргалка для бухгалтера

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.

Для расчета  командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.

Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ  от 24. 2007 № 922).

Пример

Петрова А. работает с 10. 2006, 25. 2014 направлена в командировку на 5 дней. Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.

• Тогда 247 – 8 – 14 = 225 фактически отработанных дней.
• Здесь и далее расчеты в примерах даны с округлением до двух знаков после запятой.

Автоматизируйте оформление командировок: быстрый поиск недорогих билетов, отелей и квартир. Закрывающие документы с автозагрузкой в 1С

Определяем заработок за расчетный период

В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ  от 24. 2007 № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п.

Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ  от 24. 2007 № 922).

Начисление Поповой А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.

Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных

Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.

(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.

Доплата до оклада

Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.

Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина от 03. 2010 № 03-03-06/1/756 и от 14. 2010 № 03-03-06/2/164).

Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.

Командировка в выходные

Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются.

А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см.

153 и 106 ТК РФ).

При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина от 25. 2013 г. № 14-2-337 и от 05. 2013 № 14-2/3044898-4415).

Оформляйте командировки за 5 минут в одном окне и экономьте бюджет

Расчет суточных

За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13. 2008 № 749).

По суточным работник отчитываться не должен (см. письма Минфина от 24. 09 № 03-03-06/1/770, от 01. 10 № 03-03-06/1/206).

Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.

Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 рублей — за пределами страны.

• Расчет среднего заработка
• Начисление отпускных
• Начисление декретных

Расходы на сотовую связь при использовании работниками личного сотового телефона

Чтобы обеспечить работника служебной сотовой связью, некоторые организации идут на дополнительные расходы и приобретают служебные сотовые телефоны. Это не всегда удобно как самому предприятию – возникают лишние расходы, – так и работникам, так как если телефон не поддерживает две сим-карты, то возникает необходимость носить два телефонных аппарата – с личной и со служебной «симкой». Гораздо удобнее комбинированный вариант, когда у работника телефонный аппарат личный, удобный и привычный, а предприятие лишь компенсирует расходы на служебные переговоры.

Чаще всего при таком подходе устанавливают некий лимит компенсации расходов работника.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсацияза использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других принадлежащих ему технических средств и материалов, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст. 188 ТК РФ).

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Данные компенсации и уменьшают налогооблагаемую базу предприятия, и не облагаются ни НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховыми взносами (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Что касается судебной практики, то в целом она вполне благосклонна к налогоплательщикам (постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24. 2015 № Ф04-21805/2015 по делу № А27-24559/2014, ФАС Северо-Кавказского округа от 14. 2014 по делу № А63-9568/2013, ФАС Поволжского округа от 16. 2012 по делу № А55-14888/2011 и др.

Однако и самим «плошать» не следует. Так, в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 19. 2014 по делу № А45-25321/2012 судьи признали правоту нало­гового органа, но только из-за слабой подготовки налогоплательщика.

Компания не представила документы, подтверждающие служебный характер переговоров работника по мобильному телефону, доказательства расходования полученных работником денежных средств на услуги сотовой связи (то есть отсутствовали платежные документы в адрес оператора сотовой связи), а также какого-либо соглашения между обществом и работником о размере возмещения.

Аналогичным образом ФАС Поволжского округа в Постановлении от 26. 2012 по делу № А57-6506/2011 не нашел позицию налогоплательщика убедительной из-за того, что из приказа о выдаче корпоративных сим-карт не было понятно, кому именно были переданы сим-карты и для выполнения каких производственных целей. Определением ВАС РФ от 21. 2013 № ВАС-14647/12 отказано в передаче дела № А57-6506/2011 в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного постановления.

ПРИМЕР 5. КОМПЕНСИРУЕМ РАЗГОВОРЫ С ЛИЧНЫХ ТЕЛЕФОНОВВ ООО «Альтернатива» выпущен приказ о компенсации работникам расходов на ведение служебных переговоров с личных сотовых телефонов. Оформлены соответствующие дополнения к трудовому договору. Общая сумма данных компенсаций по предприятию в отчетном периоде составляет 15 000 руб. В учете сумма компенсаций отражалась так:ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы»   КРЕДИТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
— 15 000 руб. – начислена сумма, подлежащая компенсации работникам за служебные переговоры;ДЕБЕТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»   КРЕДИТ 50 «Касса», 51 «Расчетный счет»
— 15 000 руб. – суммы компенсации перечислены (выплачены через кассу) работникам.

Возмещения НДС у организации возникать не будет, так как никаких договорных отношений с различными операторами связи, которые обслуживают работников, у организации не имеется. Соответственно, она не будет получать никаких документов в свой адрес от «связистов».

Только нужно учесть, что не облагается именно компенсация расходов работника по служебной сотовой связи. Попытка документально оформить безвозмездную аренду телефонных аппаратов у работника – не лучший вариант. Так как, согласно письму УФНС России по г. Москве от 30. 2008 № 20-12/061156, у организации при получении от своих сотрудников в безвозмездное пользование имущества (сотовых телефонов) формируется внереализационный доход, который определяется исходя из рыночных цен.

Дмитрий Кислов, к. , эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Может ли учреждение удержать перерасход топлива из зарплаты водителя?

Если учреждение нормирует расходы на ГСМ, а фактические затраты на топливо превышают их, подобный перерасход учреждение может учесть в налоговой базе (что сопряжено с налоговыми рисками) либо может удержать этот перерасход из зарплаты водителя. В случае выбора второго варианта учреждению необходимо учесть следующее.

За перерасход ГСМ водитель может быть привлечен к материальной ответственности. По общему правилу работник в этом случае несет ответственность в пределах среднего месячного заработка. Однако если ущерб был причинен умышленно, то он несет полную материальную ответственность (ст. 241, 243 ТК РФ).

Размер ущерба, причиненного работодателю, определяется по фактическим потерям. Они исчисляются исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухучета. Если день причинения ущерба установить невозможно, то работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения.

До принятия решения о возмещении работником ущерба работодатель должен провести проверку и установить размер ущерба, а также причины его возникновения. Кроме того, необходимо истребовать от работника письменные объяснения. Если он отказывается или уклоняется от предоставления объяснения, нужно составить об этом акт (ст. 247 ТК РФ).

Согласно ст. 248 ТК РФ сумму ущерба, не превышающую среднемесячный заработок, можно взыскать с сотрудника без его согласия путем удержания из зарплаты. Распоряжение (приказ) о взыскании с работника суммы причиненного ущерба составляется в произвольной форме и подписывается руководителем учреждения. Издать такой документ необходимо в течение одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного ущерба. Месячный срок следует исчислять с момента окончания мероприятий по определению размера причиненного вреда и причин его возникновения. Работник должен быть ознакомлен с приказом о взыскании причиненного ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а его сумма превышает средний месячный заработок работника, то взыскание ущерба возможно только по решению суда.

Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Так, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:

• выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;
• возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.

Бухгалтерский учет

Согласно Указаниям № 65н расходы учреждения на оплату услуг связи относятся на код вида расходов 244 и подстатью 221 «Услуги связи» ­КОСГУ. В бухгалтерском учете расчеты с поставщиками услуг связи отражаются на счете 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи». Основанием для принятия к учету расходов на услуги связи является подписанный сторонами договора акт оказанных услуг. Отметим, что бухгалтерские записи делаются в соответствии:

• с Инструкцией № 183н – для автономных учреждений;
• с Инструкцией № 174н – для бюджетных учреждений;
• с Инструкцией № 162н – для казенных учреждений.

В бухгалтерском учете учреждению необходимо сделать следующие записи:

1) начислены расходы на оплату услуг связи:

Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»

2) оплачены услуги связи:

Дебет счета 0 302 21 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате услуг связи» Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

Если организация перечисляет поставщику услуг связи авансовые платежи, при осуществлении бухгалтерских записей необходимо воспользоваться счетом 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи».

В этом случае в бухгалтерском учете учреждению нужно сделать следующие проводки:

1) перечислен аванс за услуги сотовой связи:

Дебет счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи» Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

2) отражены расходы на услуги связи в соответствии с полученным актом оказания услуг:

Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» Кредит счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»

3) зачтен ранее перечисленный аванс за услуги связи:

Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи» Кредит счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»

4) произведен окончательный расчет по услугам связи за месяц:

Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи» Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

На практике встречаются ситуации, когда по факту сотрудник превысил лимит расходов на сотовую связь, установленный в учреждении. В этом случае работник должен вернуть сверхлимитные расходы на сотовую связь. Однако следует помнить, что работодатель вправе произвести такое удержание только с письменного согласия работника (ст. 137 ТК РФ).

К сведению: по общему правилу размер всех удержаний из заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Итак, при возмещении работником учреждению суммы расходов на услуги связи эта сумма признается доходом учреждения. Такие разъяснения даны в Письме Минфина РФ от 18. 2012 № 02-06-10/4354. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

1) отражен доход:

– в бюджетном учреждении (п. 93 Инструкции № 174н):

Дебет счета 2 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг» Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

– в автономном учреждении (п. 112 Инструкции № 183н):

Дебет счета 2 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат» Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

2) удержана сумма из заработной платы работника:

– в бюджетном учреждении (п. 129 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате» Кредит счета 0 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

Дебет счета 2 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда» Кредит счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»

– в автономном учреждении (п. 167 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате» Кредит счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»

Дебет счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

В случае осуществления удержания из суммы оплаты труда, начисленной в рамках исполнения государственного задания, в бухгалтерском учете делаются записи:

а) в бюджетном учреждении (п. 146 Инструкции № 174н):

Дебет счета 4 304 06 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с прочими кредиторами» Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

Дебет счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг» Кредит счета 2 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

б) в автономном учреждении (п. 173 – 175 Инструкции № 183н):

Дебет счета 4 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами» Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

Дебет счета 2 205 31 000 «Расчеты по доходам от оказания платных работ, услуг» Кредит счета 2 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»

в) в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):

– начислена сотрудникам плата за сверхлимитные услуги связи:

Дебет счета 1 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг» Кредит счета 1 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

– внесены сотрудником деньги в кассу учреждения:

Дебет счета 1 201 34 510 «Поступления средств учреждения в кассу» Кредит счета 1 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»

Учреждение выплачивает сотруднику компенсацию за использование сотовой связи в служебных целях

Согласно Указаниям № 65н расходы на выплату компенсации за использование сотового телефона в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» ­КОСГУ. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

1) начислена компенсация за использование работником личного мобильного телефона в служебных целях:

– в бюджетном учреждении (п. 128 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг» Кредит счета 0 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

– в автономном учреждении (п. 132 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг» Кредит счета 0 302 12 000 «Расходы по прочим выплатам»

– в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):

Дебет счета 1 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам» Кредит счета 1 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

2) выплачена работнику компенсация за использование личного сотового телефона:

а) выдана из кассы учреждения:

– в бюджетном учреждении (п. 85 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям» Кредит счета 0 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

– в автономном учреждении (п. 157 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам» Кредит счета 0 201 34 000 «Касса»

– в казенном учреждении (п. 49 Инструкции № 162н):

Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям» Кредит счета 1 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

б) перечислена с лицевого счета учреждения на банковскую карту работника:

Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям» Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)

– в автономном учреждении(п. 157 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам» Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)

– в казенном учреждении (п. 102 Инструкции № 162н):

Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям» Кредит счета 1 304 05 212 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам»

В заключение еще раз обратим ваше внимание на нюансы, связанные с использованием мобильной связи сотрудниками учреждения.

Учреждение само вправе заключить договор с оператором сотовой связи и установить список лиц, которым необходим такой вид связи, а также установить определенный лимит.

Учреждение может заключить дополнительное соглашение об использовании личных телефонов сотрудников. В этом случае оно обязано компенсировать расходы на мобильную связь и износ личных телефонов сотрудников согласно ст. 188 ТК РФ.

Выплачиваемая компенсация не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Ели расходы на мобильную связь произведены за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ они не включаются в базу по налогу на прибыль.

Если расходы на мобильную связь произведены в рамках приносящей доход деятельности, а также являются обоснованными и документально подтвержденными, они учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Бухгалтерский учет таких расходов зависит от выбранного варианта использования сотовой связи (прямой договор с поставщиком или выплата компенсации сотрудникам).

Налоговый учет расходов на сотовую связь

В налоговом учете расходы на услуги связи являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для организации, применяющей УСН, данные расходы также могут быть включены в состав расходов в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 18 п. 1 ст. 346. 16 НК РФ).

Аналогичное мнение содержится в целом ряде писем контролеров (письма Минфина России от 16. 2015 № 03-11-11/807, от 11. 2012 № 03-11-11/74 и др.

Казалось бы, все просто и все понятно, но именно теперь и начинаются самые основные нюансы, которые определяют правильность отнесения данных расходов в налоговом и бухгалтерском учете.

Расходы должны быть экономически обоснованы. Ведь можно потратить круглую сумму на телефонные переговоры и при этом умудриться не потратить и минуты действительно на служебные обсуждения.

К примеру, в постановлениях ФАС Московского округа от 06. 2009 № КА-А40/7416-09 конкретизируется, что налоговое законодательство РФ не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи.

Это действительно так, однако налоговики называют несколько факторов, которые необходимо соблюсти, чтобы включать рассматриваемые расходы в расчет налога на прибыль. Причем все разъяснения достаточно давние и не менялись в течение всего прошедшего периода.

Во-первых, необходим приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые в силу исполняемых ими обязанностей имеют право на пользование услугами сотовой связи. При этом должна присутствовать связь между обеспечением работника сотовой связью и необходимостью такого шага, обусловленной соответствующим функционалом и отраженной в должностных инструкциях.

Сразу поясним, что данное требование, как обоснованно указал ФАС Московского округа в постановлении от 11. 2011 № КА-А40/3913-11 по делу № А40-6554/10-90-93, формально не основано на законе, который не требует наличия подобных норм в трудовых договорах или должностных инструкциях. Однако, на наш взгляд, игнорировать данное пожелание контролеров все же не стоит.

Во-вторых, нужны договор с оператором сотовой связи и детализированные счета оператора связи. По детализизации разговоров по номерам, принадлежащим контрагентам, можно обосновать производственный характер бесед.

Об этом говорят письма Минфина России от 23. 2011 № 03-03-06/1/378, от 16. 2015 № 03-11-11/807.

В письме Минфина России от 07. 2005 № 03-03-04/1/418 разъясняется, что форма детализированного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру.

Однако ФАС Поволжского округа в Постановлении от 09. 2006 по делу № А65-29284/2005-СА2-8 заключил, что детализация не так уж и важна, так как в данном документе нет и не может быть информации о содержании переговоров. Иметь детализацию разговоров действительно очень желательно, но вовсе не обязательно.

Также не лишает предприятие права на использование сотовой связи наличие убытка (постановление ФАС Московского округа от 04. 2007 № КА-А40/12410-07).

О том, что не нужно отчитываться перед налоговыми органами о содержании переговоров, сказано еще в таком «древнем» документе, как письмо МНС России от 22. 2000 № ВГ-9-02/174. Документы, подтверждающие экономический результат телефонных переговоров, тоже не нужны (постановление ФАС Поволжского округа от 29. 2007 по делу № А72-694/07-16/15).

А оператор сотовой связи необязательно должен дислоцироваться в вашем регионе (постановлении ФАС Московского округа от 04. 2007 № КА-А40/12410-07). Ни наличие стационарных телефонов, ни большое соотношение числа пользователей сотовой сети с численностью работников, ни звонки вне рабочего времени, ни тот факт, что не каждый звонок сопровождается оформлением заключения договора или возникновением иной связи между абонентами не могут свидетельствовать об отсутствии производственной направленности расходов на сотовую связь (постановление ФАС Московского округа от 19. 2009 № КА-А40/12732-08).

Нередко экономически выгоднее использовать безлимитные тарифы, которые представляют операторы сотовой связи. В этом случае налоговики не находят никаких противопоказаний для принятия таких расходов при условии, что они будут связаны с производством (письмо Минфина России от 23. 2011 № 03-03-06/1/378).

Обратим внимание, что по мере того, как сотовая связь становилась более доступной и массовой, более лояльными становились и контролеры. Однако сейчас времена такие, что проверяющие в целях пополнения бюджета хватаются за любую «штрафную» возможность. Так что лучше все же не расслабляться и выполнять минимальные требования, описанные в данной статье, которые помогут избежать трудозатратного процесса разбирательства конфликта.

Учитываем расходы на мобильную связь.

Затраты на услуги связи можно учесть при исчислении налога на прибыль и при исчислении налога, уплачиваемого при УСНО (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346. 16 НК РФ).

Критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.

Дата осуществления расходов на услуги сотовой связи зависит от принятой учетной политики для целей налогообложения и условий договора на оказание услуг связи. Это может быть одна из следующих дат:

• дата осуществления расчетов по условиям договора;
• дата выставления счета;
• последний день отчетного периода (месяца).

Особенности учета зависят от выбранного тарифного плана.

Тарифный план Особенности признания расходов Тариф с поминутной (посекундной) тарификацией При выборе такого тарифа работодателю необходимо установить лимиты расходов на мобильную связь для сотрудников. Для разных категорий сотрудников могут быть установлены разные лимиты. Сверхлимитные разговоры не могут быть признаны экономически обоснованными, и без дополнительного согласования с руководством их нельзя учесть в налоговых расходах (пп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 13. 2010 № 03-03-06/2/178). Стоимость личных звонков сотрудников в расходы при исчислении налога на прибыль не включается, даже если условие об их оплате предусмотрено локальными документами организации. Если же сотрудники компенсируют работодателю затраты на личные звонки, то их стоимость отражается и в составе расходов, и в составе доходов (Письмо Минфина РФ от 19. 2009 № 03-03-07/2). Для контроля за использованием корпоративной мобильной связи работодателю необходимо идентифицировать личные и служебные звонки. В этих целях или просматривают расшифровки счетов (что является трудоемким), или применяют специальные программы, которые на основании полученной от оператора связи выписки автоматически сортируют звонки на основе данных корпоративного и личного телефонных справочников. Входной НДС по расходам на связь принимается к вычету в полной сумме после получения счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 03. 2018 № 03-07-11/62786). При этом нельзя принимать к вычету НДС со стоимости личных звонков работников (если их стоимость оплачивается оператору) Безлимитный тариф Работодателю не нужно контролировать сумму расходов на телефонные разговоры, поскольку плата в соответствие с таким тарифом является фиксированной и не зависит от количества и продолжительности разговоров. Минфин подтверждает правомерность учета расходов на связь по безлимитным тарифам для целей налогообложения прибыли (Письмо от 23. 2011 № 03-03-06/1/378). Учесть расходы можно без выделения части, приходящейся на личные звонки, так как они никак не влияют на сумму расходов по тарифу (Письмо Минфина РФ от 13. 2006 № 03-03-04/2/217). При этом Минфин настаивает: расходы на оплату услуг связи, если у работника безлимитный тариф, учитываются при налогообложении прибыли, в пределах лимита, установленного внутренним локальным актом. Лимит устанавливается исходя из целей разговоров и в соответствии с занимаемой должностью. К сведению: в Постановлении от 27. 2009 по делу № А32-246/2008-12/27 ФАС СКО признал обоснованными затраты общества на предоставление своему работнику безлимитной сотовой связи, так как она ему необходима для выполнения служебных обязанностей Тарифы, которые включают большое фиксированное количество звонков Признание расходов осуществляется так же, как и при безлимитном тарифе Интернет и SMS-сообщения. Если работодатель оплачивает сотрудникам не только звонки, но и мобильный Интернет и SMS-сообщения, то расходы на оплату услуг связи по договору, предусматривающему их оплату, также можно учесть в налоговых расходах. При этом необходимо, чтобы использование Интернета и SMS работниками было документально подтверждено (закреплено в приказах руководителя, должностных инструкциях, трудовых договорах) и экономически обосновано

Следует отметить, что использование сотовой связи вне рабочего времени не всегда свидетельствует об отсутствии производственной направленности названных расходов. Так, ФАС МО в Постановлении от 19. 2009 № КА-А40/12732-08 по делу № А40-21839/08-117-76 поддержал организацию, которая признала в составе налоговых расходов плату за телефонные разговоры, проведенные за пределами рабочего дня. Арбитры учли следующие доводы организации:

• наличие должностных инструкций и приказов об использовании мобильной связи отдельными должностными лицами во внерабочее время;
• условия тарифных планов, не позволяющие выделить звонки, сделанные в рабочее и нерабочее время.

Порядок признания расходов на услуги сотовой связи в бухгалтерском учете определен в ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденном Приказом Минфина РФ от 06. 1999 № 33н. Указанные расходы независимо от тарифа и вида телефона признаются расходами по обычным видам деятельности.

Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, то есть в том периоде, когда услуги были оплачены. При этом составляются бухгалтерские проводки:

Дебет 26 (44) Кредит 60 (76) – услуги сотовой связи включены в расход;

Дебет 60 (76) Кредит 51 – оплачены услуги сотовой связи;

Дебет 73 Кредит 60 (76) – отражена задолженность сотрудника за личные переговоры;

Дебет 70 Кредит 73 – удержана стоимость услуг сотовой связи из заработной платы сотрудника;

Дебет 50 (51) Кредит 73 – поступила в кассу (на расчетный счет) организации от работников плата за услуги сотовой связи, полученные через корпоративное подключение.

Экономическую целесообразность определяет компания

Учитывая, что предприниматели организуют бизнес и ведут деятельность на свой риск, они вправе единолично оценивать эффективность и целесообразность расходов. Эта норма закреплена в определениях Конституционного РФ от 04. 2007 № 320-О-П и № 366-О-П.

Для обоснования экономической целесообразности нужно оценивать не возможность вести ту или иную деятельность без каких-либо расходов, а выявить связь между расходами и доходами, которые будут получены благодаря им.

Каждая компания самостоятельно принимает решение о том, какие расходы нужны, а какие-нет, и в чем состоит экономическая выгода. Обоснование может любым, единственное о чем нужно помнить, оно должны быть убедительным для налоговой. Это избавит от лишнего и ненужного общения в ИФНС.

Понятно, что доказывать необоснованность расходов должны налоговики. Это закреплено и в самом НК РФ и в определение Конституционного Суда РФ от 16. 2008 № 1072-О-О.

Но, когда компании выставят доначисления, проблема у компании, а не у ИФНС. А у судей сейчас на все один ответ – у нас нет оснований не доверять налоговому инспектору.

Поэтому не стоит пренебрегать формальностями и лучше заранее подготовить необходимые документы для последующего учета расходов в налоговой базе по прибыли.

Экономическое обоснование означает, что у компании должен быть документ, в котором разъяснено, в чем состоит выгода при принятии решения о том или ином расходе. То есть, как потраченные средства вернуться обратно и принесут компании прибыль.

Порядок учета командировочных расходов в 2020 — 2021 годах

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений.

Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ).

При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

• предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
• утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

• приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
• письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

• стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
• оплата за проживание в гостинице;
• суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом.

При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб.

в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13. 2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

• Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
• Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
• При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
• Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

• остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
• перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

Приемы «на удержание»

Если с налогом на прибыль и НДС достаточно понятно, то с удержанием этих сумм с работника ситуация довольно непростая. Основания для удержания сумм из зарплаты перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ. И начнем с того, что трудовое законодательство не предусматривает удержания из заработной платы по такому основанию, как компенсация расходов на сотовую связь.

Некоторые эксперты предлагают классифицировать сверхлимитные расходы предприятия на связь в качестве прямого действительного ущерба (ст. 238 ТК РФ). Вот только с этим может возникнуть проблема. Ведь нельзя просто заявить, что предприятие понесло ущерб, его нужно доказать и провести ряд процедурных мероприятий (оценка ущерба, письменная фиксация ущерба, наличие объяснительной работника и решения руководителя). Но даже в этом случае велика вероятность, что работник откажется добровольно возместить эти суммы и придется идти в суд, который предприятие, скорее всего, проиграет.

Поясним наше мнение подробнее. Повторимся, что ущерб необходимо доказать. И в этом случае наличие на предприятии приказа о неких лимитах не будет играть совершенно никакой роли. Администрация должна будет доказать не превышение лимита, а то, что конкретные телефонные переговоры были осуществлены не по производственной необходимости. И хорошо, если подобные номера и суммы выделяются и их легко установить.

Но чаще всего детализация содержит большое число телефонных номеров, с которыми были соединения. И с ходу определить, производственные это или непроизводственные контакты, очень нелегко. А в объяснительной работника будет указано, например, что он производил обзвон потенциальных клиентов согласно данным различных интернет-ресурсов. И доказать, что такой-то телефон принадлежит приятелю работника, а не представителю какого-либо клиента, будет очень тяжело.

Таким образом, довести дело до успешного завершения строго в официальных рамках будет очень непросто.

Тут на помощь работодателю могут прийти административные ресурсы, в том числе возможность (если имеется) корректировки премиальной части работника. Это, пожалуй, самый удобный вариант разрешения сложной ситуации.

Но, на наш взгляд, оптимальным будет являться следующий метод компенсации «сотовых» расходов. Так предприятие лишается входного НДС, однако избегает множества проблем, возникающих со сверхлимитными выплатами.

Локальные нормативные акты, регулирующие применение корпоративной мобильной связи.

На практике необходимость оплаты мобильных расходов сотрудников обусловлена выполнением ими должностных обязанностей (работа с клиентами и поставщиками, разъездная работа и др.

Работодателю нужно установить порядок пользования корпоративной мобильной связью, который закрепляется в правилах внутреннего трудового распорядка или в отдельном документе (положении о служебной мобильной связи, правилах пользования корпоративной связью и т. Такой документ составляется в произвольной форме, при этом в нем необходимо отразить:

• перечень должностей работников, которым предоставляется мобильная связь;
• лимиты расходов на связь (при выборе тарифа с поминутной (посекундной) тарификацией);
• действия в случае превышения сотрудником установленных лимитов;
• права и обязанности работников в связи с предоставлением корпоративной связи. В частности, следует уточнить, могут ли сотрудники пользоваться корпоративной связью в нерабочее время и по выходным. Также нужно четко определить возможность и порядок использования корпоративной связи в личных целях;
• порядок выдачи и сдачи телефонов и SIM-карт (кто и в каком порядке выдает работникам телефоны и SIM-карты, какие документы (служебная записка, приказ, распоряжение) являются основанием для их выдачи). Отдельно следует предусмотреть ситуацию, когда мобильные телефоны и SIM-карты периодически передаются разным работникам (журнала выдачи сотрудникам телефонов и SIM-карт). Также необходимо четко определить, при каких обстоятельствах сотрудник должен сдать SIM-карту (увольнение, переход в другое подразделение, нарушение сотрудником правил использования служебной связи и др.);
• порядок учета расходов на корпоративную связь (кто и в каком порядке ведет учет расходов, контролирует превышение лимита или использование SIM-карты в личных целях и др.).

Документ, в котором установлен порядок использования корпоративной связи, утверждают соответствующим приказом, затем с ним необходимо ознакомить под подпись работников, имеющих право на пользование мобильной связью.

Стоимость разговоров, которые сотрудник вел в служебных целях, не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ). Освобождение распространяется и на служебные разговоры сверх лимита, одобренные работодателем (Письмо Минфина РФ от 13. 2010 № 03-03-06/2/178). Если разговоры с использованием служебной SIM-карты осуществлялись в личных интересах сотрудника, то они являются его доходом в натуральной форме, их стоимость облагается НДФЛ и взносами (п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ). В случае, когда сотрудник компенсирует работодателю стоимость личных звонков, дохода у него не будет, следовательно, не нужно удерживать НДФЛ и начислять взносы.

Учитываем затраты на покупку мобильных телефонов и SIM-карт.

Приобретенные для сотрудников мобильные телефоны учитываются в зависимости от их стоимости:

• либо как основные средства;
• либо как МПЗ.

Мобильные телефоны и SIM-карты, являющиеся собственностью работодателя, передаются сотрудникам во временное пользование, следовательно, есть основания вести их забалансовый учет в разрезе телефонных номеров и сотрудников.

Так как в большинстве случаев стоимость приобретения не превышает 100 000 руб. , списать затраты можно единовременно в составе материальных расходов в полном объеме на дату ввода телефона в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Учет расходов на покупку SIM-карт зависит от применяемой системы налогообложения и условий приобретения:

Система налогообложения Особенности учета расходов УСНО Расходы на приобретение SIM-карт принимают в том отчетном периоде, в котором они фактически оплачены оператору связи (п. 2 ст. 346. 17 НК РФ). При этом входной НДС со стоимости SIM-карт при исчислении налогооблагаемой базы учитывается в расходах отдельно от затрат на их приобретение (пп. 8 п. 1 ст. 346. 16 НК РФ) ОСНО Если стоимость SIM-карты полностью или частично зачисляется на лицевой счет абонента и в дальнейшем расходуется на оплату услуг связи (при этом стоимость услуги по подключению равна нулю), то в момент покупки стоимость SIM-карты в расходы не включается, а признать в целях исчисления налога на прибыль уплаченные суммы (без НДС) можно по мере использования услуг связи (пп. 3 п. 7 ст. 272, пп. 1, 2 ст. 318 НК РФ). Если сумма, уплаченная за SIM-карту, на абонентский счет не зачисляется и является платой за предоставление телефонного номера, то такая сумма (без НДС) учитывается в расходах единовременно. «Входной» НДС, относящийся к стоимости SIM-карт, принимается к вычету в полной сумме после получения счета-фактуры

Лимит расходов на использование сотовой связи

В целях финансовой дисциплины и экономии средств некоторые предприятия устанавливают лимит, который могут «проговорить» работники и который компенсируются предприятием.

Сразу скажем, что установление лимитов, как иногда требуют проверяющие, – это право налогоплательщика, а не обязанность.

ПРИМЕР 2. УСТАНАВЛИВАЕМ «СОТОВЫЙ» ЛИМИТВ ООО «Анамит» установлен ежемесячный лимит расходов на сотовую связь в разрезе функционала работников и должностей:главному бухгалтеру – 1000 руб. ;— бухгалтеру – 500 руб. ;— начальнику коммерческого отдела – 1500 руб. ;— менеджерам коммерческого отдела – 1000 руб.

Таким образом, ежемесячно оператору сотовой связи на лицевой счет организации будет зачисляться необходимая сумма аванса с соответствующим распределением средств в разрезе конкретных телефонных номеров в пределах установленных в организации лимитов.

По достижении установленных лимитов происходит приостановление представления услуг связи. Неиспользованные средства (непроговоренные) «сгорают» в аналитике к данному телефону. Сам аванс предприятия не пропадает. Неиспользованные средства предприятия переносятся на следующий месяц.

Установление определенных лимитов сотрудникам на расходы на сотовую связь имеет свои положительные и отрицательные моменты.

Важным положительным моментом является дисциплинирование работников, мотивация на меры экономии, разумную умеренность в разговорах. И пока работник укладывается в установленные лимиты, мы видим только положительные факторы. Однако выход подобных расходов за пределы лимитов сразу приводит к возникновению у предприятия определенных учетных и налоговых затруднений.

Дело в том, что не всегда при превышении лимита связь блокируется. Нередко суммы превышения оцениваются уже по итогам прошедшего времени как разность между фактически выставленными суммами расходов по конкретному телефону и величиной утвержденного лимита. В результате может возникнуть ситуация, когда по конкретным работникам могут возникать суммы перерасходования на сотовую связь.

По определению ведь именно для этих целей и вводятся лимиты, они считаются непроизводственными и подлежащими компенсации данным работником.

ПРИМЕР 3. УЧЕСТЬ ПЕРЕРАСХОДСумма расходов по услугам оператора сотовой связи за период составила 18 172 руб. без учета НДС. При этом были выявлены сверхлимитные суммы расходов на сотовую связь – всего 4728 руб. , в том числе:— по Миронову А. – 4230 руб. ,— по Белиной М. – 498 руб. При этом Миронов А. эти средства компенсировал, внес в кассу предприятия, а удержать у Белиной М. их не получилось, так как работница уже уволилась. ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы»   КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
— 13 444 руб. (18 172 руб. – 4728 руб. ) – отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный период в пределах установленных на предприятии лимитов;ДЕБЕТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»   КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
— 4728 руб. – суммы сверхлимитных расходов на связь отнесены на соответствующих работников предприятия;ДЕБЕТ 50 «Касса»   КРЕДИТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
— 4230 руб. – сверхлимитные расходы по связи компенсированы работником Мироновым А. ДЕБЕТ 91 «Прочие расходы»   КРЕДИТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
— 498 руб. – сверхлимитные расходы по связи по Белиной М. списаны на убытки в связи с невозможностью их удержания.

Если работник компенсирует сверхлимитные расходы, то НДФЛ и страховых взносов не возникает, так как нет личного дохода. А вот если взыскать эти суммы не удалось или предприятие решило таким образом поощрить работника, то, получается, необходимо удержать еще НДФЛ с работника (сообщить в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, в налоговый орган о невозможности удержания) и начислить страховые взносы (письмо Минфина России от 13. 2010 № 03-03-06/2/178).

Далее сумма превышения лимита расходов на использование сотовой связи, удержанная из заработной платы работников, а также внесенная работниками в кассу организации, учитывается в составе доходов предприятия (письма Минфина России от 26. 2015 № 03-11-06/2/68878, от 27. 2006 № 03-03-04/3/15).

Начислять НДС на эти суммы будет не нужно, однако придется восстановить налог, который был отнесен на вычет при расчетах с бюджетом. НДС к вычету не принимается и списывается за счет собственных средств организации.

ПРИМЕР 4. ВОССТАНАВЛИВАЕМ НДСООО «АльянсЦентр» получило документы от оператора сотовой связи, подтверждающие произведенные в отчетном месяце расходы на связь в сумме 17 121,80 руб. , в том числе НДС 2611,80 руб. Однако расходы в сумме 5121,79 руб. , в том числе НДС 781,29 руб. , были признаны сверхлимитными, а следовательно, непроизводственными. Отражение списания НДС по сверхлимитным расходам на связь в учете будет зависеть от того, был ли этот НДС отнесен на вычет при расчетах с бюджетом. Если НДС еще числится на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»:ДЕБЕТ 91 «Прочие расходы»   КРЕДИТ 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
— 781,29 руб. – НДС по непроизводственным расходам на услуги сотовой связи списан на прочие расходы организации без уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Если НДС был отнесен на вычет при расчетах с бюджетом и требуется его восстановление:ДЕБЕТ 91 «Прочие расходы»   КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДС»
— 781,29 руб. – восстановлен НДС по непроизводственным расходам на услуги сотовой связи без уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Но во всех ли случаях необходим такой порядок действий в отношении налога на прибыль и НДС? Нет, необязательно. Если работник вышел за пределы лимита, то это все же вовсе не безусловный фактор того, что расходы – непроизводственные.

Вполне возможно, что есть объективная причина перерасхода средств на телефонные переговоры в текущем месяце. В этом случае на основании объяснительной работника (служебной записки) лимит может быть увеличен (разово или на постоянной основе). В таком случае эти суммы будут производственными и терять расходы и НДС будет не нужно.