Правила написания и оформления деловых писем

Инструкция по подготовке гарантийного письма о платеже

Гарантийное письмо

Настоящим _______ (наименование заказчика) в лице ________, действующего на основании Устава, гарантирует оплату имеющейся по состоянию на __ __20 г. задолженности перед ООО ___________ по контракту № ______ от __ __20 г. в размере __________ рублей, включая НДС ____, не позднее __ ____ 20 г.

Задолженность возникла в связи с задержкой бюджетного финансирования.

Руководитель /_

Главный бухгалтер /___

Актуальный пример письменной гарантии.

Документы и разъяснения

• Гражданский кодекс (часть первая) № 51-ФЗ от 30.11.1994
• Постановление Президиума ВАС № 14056/07 от 22.04.2008

Об авторе этой статьи

Бухгалтер, эксперт проекта

Другие публикации автора

Бизнес-партнеры, сотрудники и руководители обмениваются информацией в ходе деловой переписки. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать хорошее первое впечатление, важно соблюдать правила составления деловых писем.

Расскажем о структуре, содержании и оформлении делового письма.

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе диалога решают множество вопросов: организационных, юридических, коммерческих, технических. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров.

Цель делового письма — передать информацию, инструкцию, приказ, сообщение с вложениями к электронному письму. Адресатом может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель.

Отличия деловых писем от других

Деловые письма отличаются лаконичностью и ясностью изложения. В зависимости от темы сообщения в них используют юридическую, экономическую, маркетинговую и другую специальную терминологию. Формулировки должны быть четкими, чтобы получатель мог быстро прочитать и понять письмо. Стиль изложения — нейтральный и объективный.

Деловые письма требуют субординации. Не используйте эпитеты, сложные синтаксические конструкции и сленг. Исключены панибратство, юмор, грубость, сарказм и сообщения не по работе. Адресат может вас неправильно понять.

Виды писем

Электронные деловые письма бывают:

• Официальное (образец согласно ГОСТ Р 6.30-2003)
• Запрос информации
• Заказ на товар или услугу
• Спросить про условия сотрудничества
• Спасибо за сотрудничество
• Закрыть вопрос или уточнить детали
• Напомнить о встрече
• Ответить на вопрос
• Оценить качество обслуживания
• Подтвердить договоренность
• Принять приглашение

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловое письмо может написать любой сотрудник, у которого есть полномочия представлять организацию. Например, менеджеры отдела продаж отправляют выгодные предложения о закупке товара постоянным клиентам компании. Все письма нужно утверждать у руководителя, так как их пишут от лица организации.

Отслеживайте источники звонков с рекламы для ее оценки

Форматирование делового письма:

1. Проверьте свой адрес электронной почты

   • Лучше отправлять письма с корпоративной почты.
   • Проверьте, чтобы ваше имя и фамилия были в названии почтового ящика.

2. Выберите читаемый шрифт

   • Определите два постоянных шрифта для компании.
   • Используйте шрифты с засечками для объемного текста и шрифты без засечек для заголовков.

3. Продумайте тему

   • Формулируйте тему, которая отражает цель письма.

4. Сформулируйте приветствие

   • Используйте формальный тон, обращаясь к руководителям, деловым партнерам или клиентам.

5. Пишите кратко и понятно

   • Не перегружайте письмо лишней информацией.
   • Делайте короткие и четкие предложения.

6. Используйте формальное завершение

   • Завершайте письма соответствующими фразами.

7. Разработайте подпись

   • Укажите необходимые контактные данные в подписи.

8. Проведите корректуру

   • Перед отправкой несколько раз перечитайте и проверьте письмо на правильность.

Оформление делового письма:

• Делите текст на абзацы.
• Используйте маркированные списки, чтобы выделить важную информацию.
• Избегайте сплошного текста.

Пример делового письма:

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО О СОТРУДНИЧЕСТВЕ
Уважаемый Сергей Андреевич!
Прикрепляю к письму коммерческое предложение. Прошу ознакомиться с ним и сообщить о решении.

Структура и оформление делового письма имеют важное значение в бизнес-коммуникациях. Следуйте рекомендациям по написанию и форматированию, чтобы сделать ваше письмо информативным и профессиональным.

Бизнес-письмо-запрос

Добрый день, Лариса Ивановна!

Просим вас организовать собрание всех отделов в нашем конференц-зале 20 ноября 2023 года. Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива.

Гарантийное деловое письмо

Здравствуйте, Александр Анатольевич! Прошу вас в ближайшие два дня отгрузить товар на наш склад в Екатеринбурге. Оплату гарантирую. Во вложении точный адрес склада и необходимые позиции товара.

Письмо партнерам

Добрый день, Владислав Витальевич! Сообщаем вам, что руководитель отдела снабжения Сидорчук Семен Иванович с 13 мая 2023 года ушел на больничный. Его замещает старший менеджер отдела Никонов Петр Петрович. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач. Прикрепляю контактные данные Петра Петровича. Надеемся на ваше понимание.

Письмо-обращение

Уважаемая Софья Николаевна! Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за август 2023 года. Во вложении квитанции и чеки об оплате.

Письмо руководителю

Здравствуйте, Вадим Дмитриевич! Месяц назад, 23.04.2023 года, я заказал партию рюкзаков в вашей компании. 30% товара — брак. Прошу вернуть стоимость испорченных вещей или заменить их. Во вложении прикрепляю фотографии бракованного товара, договор, чек об оплате.

Письмо в компанию

Добрый день, Наталья Александровна! Реквизиты для перечисления оплаты во вложении. Надеемся на понимание.

Письмо контрагенту

Здравствуйте, Николай Васильевич! Информируем вас о том, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты указаны в прикрепленном файле.

How to Write a Business Letter in English

A letter for an English-speaking recipient consists of the following elements:

Common Mistakes

Mistakes in business letters can lead to a refusal to cooperate, therefore:

How Long Should You Respond to a Letter

Not responding to a letter for several days is a violation of business etiquette. It is advisable to react within 2-3 hours. If more time is needed to respond, inform the recipient. Write that you have received the letter and indicate the approximate time for a response.

Employees usually check their email in the morning and before leaving work. Write at these times to ensure that your message does not get lost in the inbox and the issue is not delayed for a long time.

Clients may write to you outside of working hours. To not lose customers, install a widget for collecting requests on the website Calltouch. The tool will prompt users to provide their contact information — as soon as the working day begins, call center specialists will contact potential customers.

Increase website conversion by 30%

How to Write a Business Letter After a Meeting

Such a letter is needed to summarize the interim results and determine plans for future work. Therefore, specify:

Briefly about the main points

How to remind yourself in business correspondence

How to apologize correctly in business correspondence

Важно быть искренним и показать свое намерение исправить ситуацию. Извинитесь, объясните причину возникшей проблемы и предложите варианты ее решения. Если вы пишете письмо клиентам, добавьте бонус в виде промокода на скидку.

Заказчик отправляет поставщику гарантийное письмо на оплату контрактов по 44-ФЗ для подтверждения объема и срока расчетов по своим обязательствам. Но чтобы такой документ имел юридическую силу, его нужно правильно составить.

Когда оформляют гарантийные письма

Заказчики делают письменную гарантию для поставщиков, а поставщики составляют гарантийные письма к тендерной заявке или к контрактным обязательствам. После исполнения госконтракта заказчик обязан заплатить поставщику, это надо сделать в течение 7 рабочих дней после подписания документов приемки (ч. 13.1 ст. 34 44-ФЗ). Но бывают ситуации, когда в организации не хватает финансирования для оплаты исполнителю. В таком случае заказчик направляет контрагенту гарантийное письмо. Оно не является коммерческим или финансовым документом, но на его основании заказчик гарантирует факт оплаты и устанавливает предельные сроки, в которые перечислит деньги поставщику.

Гарантийное письмо формируют либо по инициативе организации-заказчика, либо в ответ на претензию поставщика. Составляя гарантию на имя исполнителя, заказчик подтверждает наличие задолженности. Это освобождает стороны от подписания дополнительного соглашения с новыми условиями госконтракта. Если организация-заказчик предоставила такую гарантию, поставщик откладывает начисление пеней и штрафов за просрочку платежа.

Гарантию составляют и поставщики. Если заказчик предусмотрел в извещении оплату гарантии для обеспечения заявки, обязательств по контракту, а у исполнителя отсутствуют средства на специальном счете, он вправе предоставить гарантийное письмо (на фирменном бланке предприятия за подписью уполномоченного лица участника, с указанием по тексту гарантийного письма на номер и наименование закупочной процедуры), направив его заказчику и оператору электронной площадки. Такое обращение формируют в электронном виде и подписывают квалифицированной ЭП.

Как правильно составить

В законодательных актах и нормативах отсутствуют требования к гарантийному письму по 44-ФЗ и унифицированные формы для такого обращения. Заказчику следует руководствоваться общими правилами делового документооборота. Предлагаем инструкцию по написанию гарантии:

Гарантию заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, так как в документе устанавливается финансовая ответственность заказчика. Печать ставится, если учреждение использует ее в работе.

Приведем образец гарантийного письма об оплате товара, используйте шаблон в работе:

Настоящим ___________________ (название компании) гарантирует оплату счета № ______________ от ________________ по государственному контракту №____________ от __________ в размере ________________ рублей в течение _____ дней.

Генеральный директор ______________/______________________/

Главный бухгалтер _________________/_______________________/

А это пример гарантии от заказчика.

Как написать по гособоронзаказу

Заказчики и исполнители государственного оборонного заказа работают по правилам 275-ФЗ от 29.12.2012. Для ГОЗ обязательно банковское сопровождение госконтрактов. Исполнители открывают отдельный счет в уполномоченном банке, и все платежи переводятся на этот платежный реквизит. Если заказчик гособоронзаказа не успевает рассчитаться в срок, он формирует гарантию на имя поставщика. Правила составления такого обращения ничем не отличаются от порядка по 44-ФЗ. Вот как написать правильно гарантийное письмо на оплату счета для ГОЗ (контрактов):

Как избежать ошибок

Хотя гарантийное письмо — это некоммерческий документ, содержание должно носить строго формальный характер. Используйте в тексте официальный стиль и избегайте простых речевых оборотов. Обращение составляют так, чтобы не возникало поводов для споров между сторонами. Структура документа — четкая и краткая: сумму платежа, новый срок оплаты и последствия неисполнения гарантии указывают в первую очередь. Не стоит в подробностях расписывать причину задолженности.

Рекомендуется составлять гарантийное письмо в двух экземплярах: один — для поставщика, другой — для заказчика. При передаче документа попросите контрагента поставить отметку о получении документа.

Документы и разъяснения по теме

Федеральный закон № 44-ФЗ от 05.04.2013

Федеральный закон № 275-ФЗ от 29.12.2012

Практикующий бухгалтер. Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Покупатель может попросить у продавца электронный чек, чтобы он пришёл по СМС или на почту. Личные данные представляют кассиру перед пробитием заказа.

Пришёл чек от ОФД в СМС – что это такое? Что делать, если покупателю прислали чек ОФД, который он не оплачивал? В статье рассмотрим, в каких случаях действуют злоумышленники, а когда полученную информацию можно игнорировать.

Что такое ОФД

Оператор фискальных данных – это специальная компания, которая предоставляет услуги по обработке и хранению фискальных данных. ОФД отвечает за приём, обработку, хранение и передачу ФД от кассовых аппаратов и онлайн-касс до налоговых органов. Они также отвечают за генерацию и передачу электронных чеков покупателям.

ОФД является обязательным элементом системы онлайн-касс в России. При нарушении использования ККТ вам будет выписан штраф. Более подробно о том, сколько придётся заплатить, можно узнать из нашего материала.

Что означает чек ОФД

Согласно № 54-ФЗ, юрлица и ИП обязаны отчитываться о кассовых операциях перед государством. Фискальные данные отправляют в налоговую с помощью онлайн-касс. Закон не разрешает магазинам передавать сведения о расчётах напрямую в ведомство. Для этого продавцы используют сторонние организации — операторов фискальных данных.

Заключить договор разрешено только с тем ОФД, который на это уполномочила ФНС. Актуальный список операторов, которые могут обрабатывать фискальные данные, размещён на официальном сайте службы.

Зачем оператор фискальных данных присылает чек

Право на получение платёжного документа регулирует № 54-ФЗ. Его используют в тех случаях, когда покупатель может получить только электронную копию чека с помощью почты или СМС, например, при оплате:

Кассир обязан отправить фискальный документ по требованию клиента.

Что будет, если перейти по ссылке в присланном сообщении

Электронный чек представляет собой текстовое сообщение с информацией, которая подтверждает оплату товара. В связи с ограничениями размера SMS-сообщения сведения обычно указаны неполно. Документ должен содержать в себе следующие реквизиты:

Сам реквизит Теги значений

Регистрационный № кассы 1037

Дата и время покупки 1012

Если какой-то из обязательных реквизитов отсутствует, чек считается недействительным и переходить по указанной ссылке не стоит. Также не следует нажимать на неизвестную электронную страницу, если фактической покупки не было или адрес ссылки вызывает подозрения.

Таким образом злоумышленники пытаются получить личные данные покупателя или заразить мобильное устройство.

На электронную почту пришёл чек ОФД за покупку, которую не совершали

На почту пришёл не мой чек – что делать в таких случаях? Рассмотрим каждую ситуацию подробнее.

Задержка отправки чека от ОФД

Случается, что сообщения приходят на электронный почтовый ящик с задержкой. Это происходит, если со стороны магазина или ОФД были проблемы с передачей данных. Если покупки в настоящий момент не совершались, а по СМС или на электронную почту пришёл чек ОФД, требуется удостовериться, был ли товар приобретён ранее.

Для этого проверяют реквизиты электронного чека: название магазина и сумму покупки. Также информацию можно пойти и уточнить в личном кабинете или приложении своего банка. Для этого следует зайти в историю покупок и проверить чеки за последние несколько дней.

Кто-то указал ваши данные вместо своих при покупке

Покупатель может случайно указать неверные данные. Достаточно перепутать цифру в номере телефона или символ в адресе электронной почты, чтобы вам пришёл чужой чек от ОФД.

Некоторые клиенты сознательно искажают личную информацию, переживая о её похищении или опасаясь получать нежелательные рассылки.

Если вам пришёл чужой чек впервые от ОФД с суммой, которую не сняли со счёта, то предпринимать ничего не требуется. Когда уведомления приходят многократно, необходимо связаться с магазином или службой поддержки ОФД.

Ваши платёжные данные были дискредитированы

Если приходят чужие чеки на вашу почту и при этом сумма списывается с банковского счёта, но покупка не была совершена, требуется незамедлительно обратиться в банк. Сотрудник банка заблокирует карту, с которой были списаны денежные средства.

Когда чек был пробит в интернет-магазине, можно обратиться в его службу поддержки. В случае если товар не был отправлен, магазин отменит заказ, оформит возврат и вернёт деньги.

Гражданину следует обратиться в полицию с заявлением. Правоохранительные органы смогут вычислить злоумышленников по адресу доставки посылки или камерам видеонаблюдения магазина.

Чтобы передавать электронные чеки клиентам и фискальные данные в ФНС, рекомендуем использовать «Астрал.ОФД». Это онлайн-сервис, который соответствует требованиям 54-ФЗ и входит в список ОФД, утверждённый ФНС. Также сервис бесплатно передаёт данные в систему маркировки товаров «Честный знак» и имеет круглосуточную службу поддержки клиентов.