Консультации по русскому языку

Деловая переписка: структура и правила

Бизнес-партнеры, сотрудники и руководители обмениваются информацией в ходе деловой переписки. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать хорошее первое впечатление, важно соблюдать правила составления деловых писем.

Структура делового письма

Расскажем о структуре, содержании и оформлении делового письма.

Постоплата и ее применение

Постоплата (post-payment) — это форма расчета, при которой денежные средства поступают исполнителю или продавцу уже после того, как заказчик получит товар или услугу.

Постоплату используют не только в офлайн-торговле. Она помогает привлечь новых клиентов в digital.

Гарантией платежа в этом случае выступает договор, реже — честное слово покупателя. Для использования постоплаты не нужны особые условия. Достаточно, чтобы контрагенты о ней договорились.

Правильное написание оплачено

Иногда просторечные варианты использования различных частей речи настолько часто употребляются людьми, что мы начинаем сомневаться, какой вариант всё же корректен. К подобным случаям относятся слова “оплочено” или “оплчено”. Нужно выяснить, какой способ написания не содержит ошибок.

Корректное написание

“Оплчено” является кратким причастием, которое изначально было образовано от глагола “оплатить”. В его составе содержится корень -плач-, при написании которого возникают трудности. Чтобы проверить гласную “а”, необходимо подобрать однокоренные слова, в которых данная буква находится в ударной позиции, например: “плата”, “оплата”, “платит” и так далее.

Примеры предложений

После ознакомления с разобранным случаем необходимо закрепить его написание, поэтому можно изучить примеры правильного употребления краткого причастия “оплчено” в различных предложениях.

Неоднородные определения

Однородность или неоднородность определений зависит от того, характеризуют ли они предмет с одной стороны или с разных. Словарные толкования прилагательных современный (стоящий на уровне своего века, отвечающий требованиям своего времени) и актуальный (важный, существенный для решения проблем, задач настоящего времени; насущный, злободневный, современный) говорят о том, что эти определения однородны, а значит, запятая между ними нужна.

Консультации по русскому языку

Раздел ведут сотрудники кафедры филологии факультета гуманитарного образования НГТУ в рамках научно-исследовательского проекта кафедры филологии Формирование и развитие речевой компетенции в пространстве НГТУ.

Вопрос №342: Майя, 02.12 22:25

Как правильно: 25-ти летний юбилей или 25-тилетний юбилей/ 25-и летний юбилей/25 летний юбилей

Ответ: Здравствуйте! Правильно: 25-летний юбилей.

Вопрос №340: Ольга, 22.11 17:39

Добрый день! Подскажите как правильно: Отметка о заверении копии или отметка о заверке копии. Пожалуйста укажите источник. Спасибо

Здравствуйте, уважаемые эксперты! У меня возник вопрос, который касается постановки знаков препинания при прямой речи. Во вкладке репетитор (Учебник грамоты: пунктуация) в схеме 4 представлены схемы предложений, где прямая речь стоит между словами автора. Почему в первой схеме (А: П – а.) после слов автора не ставится запятая? Буду благодарна за разъяснение со ссылками на соответствующие источники.

В учебнике представлены основные случаи постановки знаков препинания. Полное правило можно прочитать в полном академическом справочнике Правила русской орфографии и пунктуации под ред. В. В. Лопатина (М., 2006 и след.), см. параграф 136.

В и офлайн форматах или в — и офлайн-форматах?

Правильно: в — и офлайн-формате.

Здравствуйте, подскажите, как пишется транспорт-? Как единая сущность (сервис) Через дефис или не нужно?

Корректно раздельное написание: транспорт. Слово выступает как постпозитивное несклоняемое определение. Правило можно прочитать здесь.

Добрый день! правильно ли написано предложение? Встречаемся завтра в 19:00 в .

Второй предлог в лучше убрать. Слово можно употребить как наречие: Встречаемся завтра в 19:00 (как?).

Добрый день! Как правильно написать (-)оплата налога? Знаю, что -оплата пишется через дефис, но не влияет ли здесь зависимое слово?

Корректно написание через дефис: -оплата налога. -оплата — это сложное слово. Дефис заменяется на тире в сочетаниях с приложениями, ср.: среди стран — участников переговоров.

Как пишется слово викторина: через дефис -викторина или раздельно?

Предложение Я ,какой вопрос задается к слову ?

Можно задать вопрос где?.

Здравствуйте! Корректно (и нужно ли) использовать запятую с тире в предложении: Чтобы подписывать документы , — установите электронную подпись до 1 января.

Тире нужно убрать.

Скажите, как будет писаться заполнение заявок? В три слова, по аналогии с доска объявлений?

Слово -заполнение еще не зафиксировано словарями, но его появление вполне закономерно по аналогии с -общение, -голосование, поэтому рекомендуем: -заполнение заявок.

Если речь идет исключительно об -заявках, то лучше написать: заполнение -заявок.

Больше точных совпадений не найдено, показать близкие результаты?

Ответ: Здравствуйте! В деловых бумагах (в книжном стиле) лучше использовать вариант отметка о заверении копии, поскольку слово с формантом -ений- имеет книжную окраску. Слова, образованные при помощи суффикса -к(а), имеют оттенок разговорности (Стилистика и литературное редактирование / под ред. В.И. Максимова. М., 2004\. - С. 245 - 246).
Вопрос №339: Александр, 18.11 10:55
Можете правильно решить:
Задание: Выберите (подчеркните слово) правильную форму слова:
1. С первого числа все ждут повышение ОПЛАТЫ/ПЛАТЫ за услуги.
2. Не КЛАДИТЕ/ЛОЖИТЕ трубку, пожалуйста.
3. Ее нет на месте, она ВЫШЛА/ОТОШЛА.
4. По ОБЕИМ/ОБОИМ жалобам дали ответ.
Задание: Выберите правильные варианты формы числительного,(подчеркните его):
1. По данным не хватило ПЯТИСТА/ПЯТИСОТ книг.
2. Более ПЯТЬДЕСЯТ одного процента опрошенных/более ПЯТИДЕСЯТИ одного процента опрошенных.
3. В ДВУХ ТЫСЯЧА СЕДЬМОМ году/ДВЕ ТЫСЯЧИ СЕДЬМОМ году.
Ответ: Здравствуйте! Мы не выполняем домашние задания.
Вопрос №338: 04.11 06:08
Здравствуйте, подскажите нужно ли повторное тире Моя мама-врач-иммунолог.
Ответ: Здравствуйте! врач-иммунолог пишется через дефис. Моя мама - врач (ставится тире). Правильно: Моя мама - врач-иммунолог.
Вопрос №337: Денис, 16.10 15:11
Здравствуйте. У меня вопрос не столько, как правильно писать, но почему правильно писать нужно именно так. Вот фраза: Если б ты только знала, через что мне приходится перешагивать. Имеются в виду внутренние моральные принципы, то бишь перешагивать через принципы. Возможно я ошибаюсь, но мне кажется, что писать эту фразу надо именно так: через ЧТО мне приходится перешагивать. Но оппонент, с большой претензией на глубокое знание русского языка, настаивает, что правильно писать нужно так: через ЧЕГО мне приходится перешагивать. Скажите, пожалуйста, как всё-таки правильно, но главное, почему?
Ответ: Здравствуйте! Глагол перешагивать/перешагнуть с предлогом через управляет существительным в винительном падеже - перешагивать через кого (одуш.), перешагивать через что (неодуш.). Соответственно, поскольку вы имеете в виду принципы, правильно будет: Если б ты только знала, через ЧТО мне приходится перешагивать
Как напомнить о себе в деловой переписке?
Как правильно принести извинения в деловой переписке?
Важно быть искренним и показать свое намерение исправить ситуацию. Извинитесь, объясните причину возникшей проблемы и предложите варианты ее решения. Если вы пишете письмо клиентам, добавьте бонус в виде промокода на скидку.
## Риски постоплаты для исполнителя и заказчика
Значительные риски при постоплате несет исполнитель:
1. Исполнителю всегда удобнее использовать предоплату и получить деньги до передачи товара или оказания услуги. Это исключает вероятность возникновения со стороны заказчика.
2. Однако требование о предоплате снижает привлекательность предложения, особенно на фоне конкурентов с постоплатной системой расчетов.

При постоплате риски для заказчика практически отсутствуют. Он может быть уверен, что исполнитель отнесётся к работе ответственно. Заказчик совершает оплату только после того, как убедится в надлежащем качестве товара, работы или услуги.

Единственным исключением является ситуация, в которой точная сумма оплаты в договоре не прописана. Например, клиент заказал разработку сайта. В процессе возникли некоторые сложности, и исполнителю пришлось нанять дополнительного специалиста. В этой ситуации сумма оплаты повышается, и заказчик с ней не согласен.

Чтобы такого не произошло, заказчики прописывают лимит бюджета либо добавляют в договор условие о предварительном согласовании расходов.

К сожалению, как подрядчики мы несколько раз сталкивались с ситуацией, когда клиенты тянули с постоплатой. Неприятная ситуация, когда бесконечно приходится напоминать про зависший платёж. Особенно часто такое встречается при работе с тендерами и в B2G. Поэтому мы пересмотрели условия сотрудничества с клиентами и работаем только по предоплате, как минимум частичной.

Какие ошибки допускают

Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:

Формы постоплаты

Существуют разные формы постоплаты.

Оплата по факту

В договоре прописывают, что заказчик совершает оплату сразу после получения предмета сделки.

Важным условием для оплаты по факту является возможность покупателя проверить товар или услугу до платежа. Передача средств в этом случае подтверждает, что покупатель согласен с условиями покупки и качеством товара.

Этот принцип наглядно работает при заказе на маркетплейсах или в интернет-магазинах. Клиент имеет право примерить или проверить любой товар, даже тот, который не подлежит возврату (смартфон, нижнее белье, книгу). Согласие на оплату и мгновенный онлайн-платеж означает, что сделка состоялась.

Отсрочка платежа

В этом случае заказчик совершает платёж не по факту получения товара или услуги, а спустя какое-то время, например в течение 30 дней. Период и условия отсрочки стороны устанавливают по взаимному соглашению. Такой формат часто используют в -сфере, например при закупке оборудования или материалов.

Оплата по частям

Для долгосрочных проектов целесообразно разбивать общий платёж на несколько частей. Весь процесс работы делят на несколько этапов. После завершения каждого отдельного этапа заказчик вносит оговоренную часть суммы.

Например, клиент заказал сайт. Это длительный процесс, в рамках которого удобно платить поэтапно. Сделали и утвердили прототип — перечислили часть средств, разработали дизайн — перевели еще часть. При использовании оплаты по частям важно подробно прописать условия и сроки платежа по каждому отдельному этапу.

Покупателям также предлагают рассрочку платежа в магазинах. Она повышает привлекательность сделки, помогает продавцам бороться с возражениями по поводу стоимости и повысить

Постоплату предлагают большинство маркетплейсов.

Сервис ЮMoney позволяет платить по частям в различных интернет-магазинах

Частичная постоплата. Этот вариант подходит для ситуаций, когда для исполнения обязательств требуются дополнительные вложения. К примеру, необходимо нанять специалистов или закупить материалы. В этом случае заказчик вносит часть оплаты до получения товара или услуги, а оставшуюся сумму выплачивает уже после получения результата.

Частичная оплата снижает риски для исполнителя

Заказчик собирается строить дом. Исполнителю для реализации проекта нужны строительные материалы, но он не готов тратить собственные средства. Клиент предварительно передает сумму, которая требуется на закупку всех материалов. По завершении строительства заказчик принимает объект и выплачивает оставшуюся часть средств за работу.

Частичная постоплата популярна в сфере услуг. Сразу после подписания договора клиент оплачивает некий процент от общей суммы в качестве предоплаты, а остаток — по факту получения результата.

Такая форма расчётов позволяет исполнителю убедиться в намерениях заказчика. Клиент же снижает риск потери крупной суммы, если услуга не будет качественной. Частичную постоплату используют при сотрудничестве с новым контрагентом как дополнительную гарантию.

Образец делового письма

Структура делового письма:

Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость. При необходимости электронную корреспонденцию можно предоставлять суду в качестве аргумента.

Далее рассмотрим восемь примеров официальных писем.

Деловое письмо о сотрудничестве

Уважаемый Сергей Андреевич!

Прикрепляю к письму коммерческое предложение. Прошу ознакомиться с ним и сообщить о решении.

Деловое письмо-просьба

Добрый день, Лариса Ивановна!

Просим вас организовать собрание всех отделов в нашем конференц-зале 20 ноября 2023 года.

Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива.

Гарантийное деловое письмо

Здравствуйте, Александр Анатольевич!

Прошу в ближайшие два дня отгрузить товар на наш склад в Екатеринбурге. Оплату гарантирую.

Во вложении точный адрес склада и необходимые позиции товара.

Письмо партнерам

Добрый день, Владислав Витальевич!

Сообщаем вам, что руководитель отдела снабжения Сидорчук Семен Иванович с 13 мая 2023 года ушел на больничный.

Его замещает старший менеджер отдела Никонов Петр Петрович. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач.

Прикрепляю контактные данные Петра Петровича.

Надеемся на ваше понимание.

Письмо-обращение

Уважаемая Софья Николаевна!

Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за август 2023 года.

Во вложении квитанции и чеки об оплате.

Письмо руководителю

Здравствуйте, Вадим Дмитриевич!

Месяц назад, 23.04.2023 года, я заказал партию рюкзаков в вашей компании. 30% товара — брак.

Прошу вернуть стоимость испорченных вещей или заменить их.

Во вложении прикрепляю фотографии бракованного товара, договор, чек об оплате.

Письмо в компанию

Добрый день, Наталья Александровна!

Реквизиты для перечисления оплаты во вложении.

Надеемся на понимание.

Письмо контрагенту

Здравствуйте, Николай Васильевич!

Информируем вас о том, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты указаны в прикрепленном файле.

Как писать деловое письмо

Рассмотрим универсальный алгоритм написания делового письма. Он подойдет для переписки с любой организацией или официальным лицом.

Проверьте свой адрес электронной почты

Лучше отправлять письма с корпоративной почты — по названию почтового ящика получатель сразу поймет, с кем имеет дело.

Если вы пишете с личной почты, убедитесь, что адресат узнает отправителя. В названии вашей электронной почты должны быть имя и фамилия.

Выберите читаемый шрифт

Определите два постоянных шрифта для компании — для основного текста и заголовков. Комбинируйте типы шрифтов. Например, для текста выберите шрифт с засечками, а для заголовков — без. Печатайте заголовки крупным кеглем с полужирным начертанием, чтобы выделить их.

Для объемного текста остановитесь на шрифте с засечками — Georgia или Times New Roman: они облегчают чтение большого письма. Для нескольких предложений подойдут шрифты без засечек — Arial, Helvetica, Verdana или Calibri.

Продумайте тему

Тема формирует это первое впечатление адресата о вас. Чтобы определить ее, сформулируйте цель письма.

Сформулируйте приветствие

Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте формальный тон.

Пишите кратко и понятно

Не заставляйте собеседника тратить время на чтение лишних подробностей. Из-за загруженности на работе адресат может не добраться до сути и закрыть сообщение. Если коротко и четко сформулировать идею, вас правильно поймут и вы получите ответ.

Форматирование поможет сделать письмо эффективным и легким для чтения. Делите текст на абзацы, делайте маркированные списки, выделяйте важную информацию. Сплошной текст читать тяжело.

Используйте формальное завершение

Завершайте деловые письма фразами:

Также можно высказать свои пожелания о дальнейшем сотрудничестве. Например, о ведении общего проекта, новых сделках, участии в конференции.

Разработайте подпись

В подписи к электронному письму указывают:

Не перегружайте подпись лишними данными и делите ее на абзацы.

Проведите корректуру

Перед отправкой 2–3 раза внимательно перечитайте письмо. Проверьте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании. Адресат может воспринять ошибки в сообщении как неуважение к себе. Включите проверку правописания в сервисе электронной почты.

Как написать деловое письмо после проведенной встречи

Такое письмо нужно, чтобы подвести промежуточные итоги и определить планы дальнейшей работы. Поэтому укажите в нем:

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе диалога решают множество вопросов: организационных, юридических, коммерческих, технических. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров.

Цель делового письма — передать информацию, инструкцию, приказ, сообщение с вложениями к электронному письму. Адресатом может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель.

Виды писем

Электронные деловые письма бывают:

Отличия деловых писем от других

Деловые письма отличаются лаконичностью и ясностью изложения. В зависимости от темы сообщения в них используют юридическую, экономическую, маркетинговую и другую специальную терминологию. Формулировки должны быть четкими, чтобы получатель мог быстро прочитать и понять письмо. Стиль изложения — нейтральный и объективный.

Деловые письма требуют субординации. Не используйте эпитеты, сложные синтаксические конструкции и сленг. Исключены панибратство, юмор, грубость, сарказм и сообщения не по работе. Адресат может вас неправильно понять.

Как оформить деловое письмо на английском языке

Письмо для англоговорящего получателя состоит из следующих элементов:

Зачем нужна постоплата

Такая форма расчета полезна как для исполнителя, так и для заказчика.

Продавец получает конкурентное преимущество. При прочих равных условиях покупатель с высокой вероятностью выберет продавца, который предлагает постоплату. Такая форма расчета выступает своего рода гарантией ответственности исполнителя. Поэтому ее часто используют в отраслях с высокой конкуренцией и сфере услуг.

«Сбер.Корус» предлагает ежемесячную постоплату за сервис. Источник

Рассрочка платежа помогает привлечь больше клиентов в офлайн- или интернет-магазины. Если у покупателя не хватает средств на товар, он все равно может позволить себе купить его здесь и сейчас. Это помогает компании увеличить прибыль.

Покупатели минимизирует риски. Постоплата позволяет проверить качество товаров и услуг, померить одежду и обувь, утвердить, хорошо ли уложен кафель и правильно ли собрана мебель, и только потом передать деньги продавцу.

Постоплата на маркетплейсах — удобное условие для покупателей. Можно заказать много товаров сразу, а заплатить потом

Постоплату используют в коммунальных услугах. Жильцы оплачивают счёт за электроэнергию постфактум или отдают гонорар сантехнику только после выполнения работы. Этот вариант обеспечивает прозрачность взаимоотношений — клиент платит только за реально полученные услуги.

Интернет-провайдер предлагает постоплату за визит мастера

Как прописать условия постоплаты в договоре

Постоплату включают в текст договора либо прописывают в дополнительном соглашении между сторонами.

В этом случае в договоре или соглашении нужно прописать следующие условия:

В какие сроки нужно ответить на письмо

Не отвечать на письмо несколько дней — это нарушение делового этикета. Желательно отреагировать в течение 2–3 часов. Если для ответа требуется больше времени, предупредите адресата. Напишите, что вы получили письмо, и сообщите примерный срок ответа.

Обычно сотрудники проверяют электронную почту утром и перед уходом. Пишите в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось надолго.

Клиенты могут написать вам в нерабочее время. Чтобы не потерять покупателей, установите на сайт виджет сбора заявок Calltouch. Инструмент предложит пользователям указать свои контакты — как только начнется рабочий день, специалисты колл-центра свяжутся с потенциальными клиентами.

Увеличьте конверсию сайта на 30%

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловое письмо может написать любой сотрудник, у которого есть полномочия представлять организацию. Например, менеджеры отдела продаж отправляют выгодные предложения о закупке товара постоянным клиентам компании. Все письма нужно утверждать у руководителя, так как их пишут от лица организации.

Отслеживайте источники звонков с рекламы для ее оценки

Вкладывайте в ту рекламу, которая приводит клиентов. Слушайте звонки и улучшайте работу менеджеров.