Приказ министерства внутренних дел российской федерации от 29.03.2023 года № 170

Мобильный телефон и налоговый учет в России

Мобильный телефон – неотъемлемая часть жизни современных людей. Деятельность любой современной организации невозможно представить без использования мобильной связи и мессенджеров.

Учет мобильных телефонов в организации

Способ принятия мобильного телефона к учету зависит от его стоимости и положений учетной политики организации. Согласно п. 5 ФСБУ 6/2020 компания вправе установить лимит стоимости основных средств самостоятельно.

В зависимости от установленного лимита приобретаемый мобильный телефон будет относиться или к основным средствам, или к малоценному оборудованию.

Пример учета мобильного телефона

Давайте рассмотрим пример принятия к учету мобильных телефонов в обеих ситуациях.

Расходы на мобильную связь в бухгалтерском учете

Компании по-разному формируют свою политику в части использования сотовой связи работниками в интересах компании. В налоговом учете расходы на услуги связи являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Организации на УСН могут включить такие расходы в состав расходов в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Документальное подтверждение расходов

Статья 252 НК РФ требует, чтобы все расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены. Налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов на оплату услуг сотовой связи.

Вывод

Компенсации сотрудникам в целях возмещения затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотрены Трудовым кодексом РФ (ст.164). Все вопросы, касающиеся учета мобильных телефонов и расходов на сотовую связь, требуют внимательного подхода и правильности отнесения данных расходов в налоговом и бухгалтерском учете.

Компенсация расходов на мобильную связь сотрудникам: основные моменты

Кроме того, согласно статье 188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств, и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Согласно положениям НК РФ, расходы на услуги связи являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, при оформлении необходимого пакета документов, компания может компенсировать сотруднику стоимость мобильной связи, осуществляемой с личного номера. Причем сам телефон при этом может принадлежать как организации, так и работнику.

Какой пакет документов необходим для компенсации?

В основном в разъяснениях Минфина перечисляются следующие документы:

• должностные инструкции сотрудников, в которых указывается необходимость использования мобильной связи в служебных целях;
• приказ руководителя, где указан перечень должностей, которым будет компенсироваться связь;
• дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается размер, условия и порядок выплаты компенсаций;
• копия договора сотрудника с оператором связи, подтверждающая принадлежность его номера телефона.

Как определить какие расходы произведены работником в служебных целях, а какие в личных?

ФНС и МинФин рекомендуют организациям запрашивать детализацию звонков. Однако судебная практика такой подход не оправдывает, указывая на то, что в детализации содержатся персональные данные, на обработку которых, согласно действующему законодательству, требуется согласие. В связи с этим, в дополнительном соглашении к трудовому договору с работником удобнее предусмотреть фиксированный размер компенсации.

Облагается ли НДФЛ и взносами эта компенсация расходов сотруднику?

Компенсацию расходов работника на мобильную связь в размере, установленном в трудовом договоре или отдельном соглашении (но не выше фактических затрат работника), не облагайте:

• НДФЛ (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина России от 30.09.2021 N 03-04-05/79075, от 30.12.2019 N 03-04-05/103335, от 08.11.2019 N 03-04-05/86158);
• всеми видами страховых взносов (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, п. 2 Письма Минфина России от 24.11.2017 N 03-04-05/78097, Письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

В связи с освобождением от налогообложения после сдачи Расчета по страховым взносам будьте готовы к требованиям контроллеров с просьбой пояснить что это за необлагаемые суммы. С большой долей вероятности скажем, что наверняка одних объяснений будет мало, нужно будет приложить подтверждающие документы.

Компенсация расходов на мобильную связь сотрудника в программе 1С

Однако, есть нюанс: если работник использует оплаченные работодателем услуги (например, мобильную связь) в личных целях, у него возникает доход в натуральной форме, который облагается НДФЛ (Письмо Минфина России от 30.09.2021 N 03-04-05/79075).

Компенсация расходов, связанных с использованием личной сим-карты и телефона работника, в 1С: ЗУП ред. 3.1

В данном программном продукте для выплаты такой компенсации предусмотрен отдельный вид начисления, который обычно создается сам, если при старте работы с программой в первоначальных настройках вы поставили соответствующую галочку.

Проверьте есть ли у вас такой вид начисления в списке начислений в разделе Настройка — Начисления:

Если при начальных настройках программы данный вид начислений не создавался, то создаем его, заполняя следующие вкладки:

На вкладке Средний заработок невозможно установить никакие галочки, так как мы обозначили, что это компенсационные выплаты. Следовательно, программа сама понимает, что в расчете среднего заработка данное начисление участвовать не может.

После настройки вида начисления переходим в раздел Зарплата, открываем вкладку Разовые начисления и создаем новое начисление с видом Компенсация стоимости мобильной связи:

Далее по кнопке Выплатить проводим ведомость в банк на выплату компенсации.

Рекомендуем начисление компенсации проводить такой же датой, как и ведомость на выплату, т.е. фактическим днем выплаты компенсации.

После проведения переходим в раздел Зарплата — Отчеты по зарплате — Расчетный листок, выбираем нужный период и сотрудника:

Компенсация расходов отражена в расчетном листке по сотруднику.

При синхронизации данных в 1С: Бухгалтерию предприятия в документе Отражение зарплаты в бухучете автоматически будет создана проводка Д затратного счета (20,23,25,26,44) К 73.03.

Останется всего лишь сформировать верное списание с расчетного счета (или расходный кассовый ордер) с видом операции Прочее списание и указать счет учета 73.03, проводка будет Д 73.03 К 51 (50).

Компенсация расходов, связанных с использованием личной сим-карты и телефона работника, в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

В данной программе удобнее всего начислить компенсацию сотруднику документом Операции, введенные вручную в разделе Операции:

Документ Операция учета взносов

НДФЛ и взносами данная компенсация в пределах установленных лимитов не облагается, однако эти необлагаемые ничем суммы должны попасть в расчет по страховым взносам, поэтому в разделе Зарплата и кадры создадим документ Операция учета взносов.

Сведения о доходах

Добавляем информацию на вкладку Сведения о доходах.

Формирование важных регистров

При проведении операции учета взносов проводок нет, зато формируются важные регистры, которые влияют на корректное заполнение РСВ.

Списание компенсации

Остается в разделе Банк и касса создать документ Списание с расчетного счета, если перечисление компенсации идет безналичным путем, или Расходный кассовый ордер, если планируется выплата компенсации наличными.

В документах выплаты указываем вид операции Прочее списание, сотрудника, сумму, счет учета 73.03.

Взаиморасчеты с сотрудником закрыты.

Автор статьи: Евгения Шимова

Отражение расходов на услуги связи

Услуги, приобретаемые с телефоном, такие как страховка, гарантия мы отражаем на счете 97 как расходы будущих периодов, постепенно списывая расходы на счет затрат (20, 23, 25, 26, 44) в срок, предусмотренный страховкой, или в срок оплаченного гарантийного обслуживания.

Документальное подтверждение разовых переговоров

Если компания компенсирует работнику расходы, что называется по факту либо при определенных условиях, когда размер компенсации нужно рассчитывать, потребуются документы. Можно использовать счета.

Перечень сведений, который должен входить в счет, выставленный оператором сотовой связи указан в п.1 постановления Правительства РФ от 09.12.2014 г.

К счету, как правило, дается детализация или ее можно запросить.

Если счетов нет, компания вправе учитывать ежемесячную оплату за услуги связи на основании заключенного договора и собственной бухгалтерской справки. Документ будет считаться первичным, если в нем есть все обязательные реквизиты.

Нужен ли лимит расходов на использование сотовой связи

Законодательство этого не требует. Но введение лимита для работников будет полезным с точки зрения финансовой дисциплины и экономии средств, если к телефонам не приобретен безлимитный тариф.

Безлимитные тарифы, которые представляют операторы сотовой связи, — это наиболее выгоднее решение. Налоговики не находят никаких противопоказаний для принятия таких расходов при условии, что они будут связаны с производством (письмо Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Если у вас установлен лимит, о возмещении расходов сверх лимита, читайте здесь.

Если компания работает с убытками

Убыток в компании не лишает ее права на использование сотовой связи (постановление ФАС Московского округа от 04.12.2007 № КА-А40/12410-07).

Приобретение аксессуаров к телефону (батарейки, чехол, защитное стекло, дополнительная зарядка и т.д.)

Давайте более детально остановимся на вопросе дополнительных расходов компании, связанных с покупкой и учетом телефонов: батарейки, чехол, защитное стекло, зарядка и т.д. Входят ли все эти расходы в первоначальную стоимость телефона?

Давайте обратимся к положениям ФСБУ 26/2020 (п.18), согласно которым основными средствами считаются капитальные вложения (затраты) на приведение объекта в состояние и местоположение, в котором он пригоден к использованию в запланированных целях.

Приобретение дополнительных аксессуаров и услуг не влияет на технические характеристики телефона и не приводит его в состояние, в котором он пригоден к использованию, следовательно, не являются затратами, которые формируют его первоначальную стоимость.

Защитное стекло, чехол и прочие аксессуары мы можем учитывать, как материалы (счета 10.06 или 10.09 исходя из положений учетной политики) или как малоценное оборудование (на счет 10.21) в зависимости от срока полезного использования (менее 12 месяцев или более 12 месяцев) документом «Поступление (акт, накладная, УПД)» или «Авансовым отчетом».

Затем необходимо списать эти ТМЦ документом «Расход материалов (требования-накладные)» на текущие расходы.

Расходы на услуги связи (МТС, Билайн, Мегафон, Теле 2 и т.д.)

Рассматривая тему учета телефонов в организации, нельзя не обратить внимание на то, что при наличии расходов на покупку телефонов, у компании должны быть и расходы на связь, причем расходы, экономически обоснованные и связанные с ее деятельностью.

Для любого бухгалтера не секрет, что многие учредители и руководители любят покупать дорогую технику, в том числе телефоны за счет средств компании, используя при этом для личных целей. В итоге в ходе налоговых проверок проверяющие признают расходы на покупку необоснованными и доначисляют налог на прибыль.

Чтобы ваша компания не оказалась в такой ситуации, необходимо должным образом оформить все документы, обосновывающие использование телефонов и мобильной связи для исполнения сотрудниками своих должностных обязанностей и внимательно подойти к оформлению документов, обосновывающих расходы.

Для обоснования расходов на мобильную связь необходимо оформить следующие документы (согласно позиции Минфина, изложенной в письмах № 03-03-06/2/178 от 13.10.2010, № 03-03-06/1/378 от 23.06.2011):

Также для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств.

Если такой лимит установлен, то необходимо составить приказ, в устанавливающий сумму лимита, которая может быть одинаковой для всех сотрудников, пользующихся услугами связи или отличаться в зависимости от занимаемой должности.

Обратите внимание, что если лимит расходов на связь в организации не установлен, то такие расходы на мобильную связь также можно полностью учесть в расходах по налогу на прибыль, если они соответствуют п.1 ст. 252 НК (экономически обоснованы, направлены на получение дохода, документально подтверждены). Данная позиция подтверждается письмом Минфина № 03-03-06/1/378 от 23.06.2011.

Комплект документов также должен содержать приказ, закрепляющий за сотрудниками SIM –карты в произвольной форме. В нем можно указать фамилию, имя, отчество, должность сотрудника и номер телефона/ серийный номер SIM-карты, закрепляемой за ним.

Кроме вышеперечисленного, рекомендуется указать в должностных инструкциях работников, что в служебных целях им необходимо использование услуг мобильной связи.

Обратите внимание, что в перечне документов, подтверждающих расходы на услуги связи, не упоминается привычный нам Акт оказанных услуг.

Дело в том, что все мобильные операторы ограничиваются стандартным пакетом документов: счет и счет-фактура (для применения вычета по НДС), могут также предоставить детализацию за период по запросу абонента.

Многие бухгалтеры пытаются спорить с операторами связи, требуя от них Акты, однако операторы имеют вполне законное право не выставлять их. Данная позиция закреплена в Правилами оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи (утвержденные постановлением Правительства от 18 мая 2005 г. № 310).

Согласно п.113, счет, выставляемый абоненту за услуги телефонной связи, является расчетным документом, в котором отражаются данные о денежных обязательствах абонента. Счет содержит сведения о видах, объемах и стоимости оказанных услуг.

В письме Минфина № 03-03-06/1/247 от 16.04.2009 также изложено, что «в случае, если исходя из условий договора об оказании услуг и (или) требований законодательства не следует, что акт об оказании услуг связи подлежит ежемесячному составлению, то для целей документального подтверждения расходов в налоговом учете ежемесячное составление актов не требуется».

Таким образом, Акт оказанных услуг не является обязательным документом для учета расходов на мобильную связь.

Для того, чтобы провести расходы на услуги связи в 1С: Бухгалтерии предприятия ред.3.0 создаем в разделе «Покупки» документ поступления с видом «Услуги (акт, УПД), так как у нас нет акта, то в качестве номера можно поставить номер и дату счета, вносим реквизиты счета-фактуры, заполняем счета затрат:

Расходы на ремонт телефона

В процессе эксплуатации телефона может возникнуть необходимость в его ремонте.

Расходы на ремонт телефона, независимо от того, является он основным средством или малоценным оборудованием, признаются расходами периода, в котором они понесены, в размере фактических затрат в силу ст. 260 НК.

Счет учета расходов на ремонт основного средства соответствует тому счету, на который принимаются расходы по его амортизации (в нашем случае счет 26), а расходы на ремонт малоценного оборудования учитываются на счете, на который были списаны расходы на момент принятия его к учету и ввода в эксплуатацию (в нашем случае это также счет 26).

Для учета услуг по ремонту в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 в разделе «Покупки» — «Поступление (акты, накладные, УПД)» создаем документ с видом «Услуги (акт, УПД)»:

При заполнении в документе поступления графы «Счета учета» можно создать новую статью расходов «Ремонт основных средств». При принятии к учету услуг по ремонту малоценного оборудования можно создать аналогичную статью с наименованием «Ремонт малоценного оборудования и инвентаря».

В налоговом учете расходы на ремонт основных средств и иного имущества относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 2 п. 1 ст. 253 НК), поэтому в поле вид расхода выбираем «Прочие расходы» в обоих случаях.

Приказ о расходах на мобильную связь

В компании должен быть издан приказ, которым утверждается перечень должностных лиц, которые в силу исполняемых ими обязанностей, имеют право на использование мобильных телефонов и услуг сотовой связи. При этом использование сотового телефона должно быть «привязано» к обязанностям работника, изложенным в должностной инструкции.

Сразу поясним, что данное требование не основано на законе. Ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексе подобных норм нет. Но, на наш взгляд, игнорировать данное пожелание налоговиков все же не стоит.

Ситуация № 2. Телефон приобретен в розничном магазине, из документов у вас лишь кассовый чек

Для примера возьмем те же самые телефоны, которые были у нас в предыдущем примере: телефон стоимостью 60 000 рублей (малоценное оборудование) и телефон стоимостью 120 000 рублей (основное средство).

Проводим от сотрудника авансовый отчет. Так как у нас нет от поставщика счета-фактуры, галочку в соответствующем поле мы не ставим:

После проведения авансового отчета приобретенный телефон будет оприходован на счет учета малоценного оборудования 10.21 (так как в карточке номенклатуры при создании мы выбрали вид номенклатуры «Малоценное оборудование и запасы»), сумма НДС с 19 счета спишется в расходы (в бухгалтерском учете) на счет 91.02 на статью прочих доходов и расходов «Списание НДС, не подтвержденного счетом-фактурой поставщика»; к налоговому учету НДС, не подтвержденный счетом-фактурой, не принимается:

Далее, как и в предыдущем примере, мы передаем наш телефон сотруднику с помощью документа «Расход материалов (требования-накладные)», после чего счет 10.21 закрывается, а телефон попадает на забалансовый счет МЦ.04.

При поступлении по авансовому отчету телефона стоимостью 120 000 рублей, то есть того, который согласно положениям нашей учетной политики, относится к основным средствам, все проводки будут те же, кроме счета поступления. Это будет счет 08.04.1, так как в карточке номенклатуры для данного телефона нами выбран ранее вид номенклатуры «Оборудование (объекты основных средств)»:

После принятия телефона к учету по авансовому отчету оформляем документ «Принятие к учету ОС». Теперь телефон числится на балансе организации в качестве основного средства:

Что делать, если в процессе эксплуатации телефон сломался и не подлежит ремонту

Если телефон принят к учету как основное средство, то необходимо произвести списание на основании решения специально созданной комиссии, в состав которой обычно включаются должностные лица, ответственные за эксплуатацию и сохранность объекта основных средств.

Нужно ли для списания заключение эксперта?

Законодательство не содержит требования о наличии заключения технической экспертизы для целей списания основных средств в коммерческих организациях — необходимо лишь решение комиссии, созданной в компании, о таком списании.

Но если, например, вы обращались в сервисный центр и получили заключение о том, что телефон восстановлению не подлежит, то приложите его к Акту списания, лишним оно точно не будет.

Порядок списания телефона, который является основным средством, полностью соответствует порядку списания основных средств, неспособных приносить экономическую выгоду.

Если телефон принят к учету как малоценное оборудование, то для его списания также необходим акт комиссии. Типовой формы такого акта не установлено, поэтому вы можете составить его в произвольной форме либо использовать форму МБ-8:

В программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 списание малоценного оборудования на основании составленного комиссией акта делаем в разделе «Склад» — «Списание товаров, материалов»:

В документе списания телефона выбираем вид операции «Списание с сотрудника», указываем списываем объект и сотрудника, которому он принадлежит.

После проведения документ формирует проводку по списанию малоценного оборудования с забалансового счета МЦ.04:

Как вести бухгалтерский учет сим-карт, выданных сотрудникам

Сим-карты обычно выдаются бесплатно, но нам нужно закрепить ее за конкретным сотрудником. Для этого в разделе «Операции» создадим операцию, введенную вручную.

Счет учета по дебету указываем МЦ.04, сим-карту вводим с видом номенклатуры «Материалы», обязательно указываем сотрудника, за кем закрепляем сим-карту.

При возврате сим-карты необходимо сделать новую операцию, введенную вручную, с зеркальной проводкой, но уже по кредиту МЦ.04. В этом же документе можно снова выдать сим-карту новому сотруднику.

В следующей статье разберем вопрос компенсации расходов, связанных с использованием личной сим-карты и телефона работника, в программах 1С.

Варианты работы с мобильными телефонами и картами

Компании по-разному формируют свою политику в части использования сотовой связи работниками в интересах компании.

Во всех вариантах, важно, на кого именно оформлена сим карта. Если она принадлежит компании, у нее есть договор с оператором мобильной связи, счета выставляют на имя компании, и ей же оплачиваются. В таком случае, нет проблем с документальным подтверждением расходов на телефонные переговоры.

Ситуация № 1. При покупке сотового телефона в качестве подтверждающих документов от поставщика у вас счет-фактура, накладная или УПД и в качестве покупателя в документах указана ваша организация.

Допустим, лимит стоимости основных средств в нашей организации составляет 100 000 рублей (многие бухгалтеры при переходе на ФСБУ 6/2020 выбрали такой лимит неслучайно, ведь он равен лимиту стоимости основных средств, установленному налоговым кодексом, и при таком лимите разниц между БУ и НУ становится существенно меньше).

Мы приобрели два телефона: для генерального директора стоимостью 120 000 рублей с НДС, для коммерческого директора стоимостью 60 000 рублей с НДС. Оба телефона были приобретены у поставщика с доставкой, стоимость доставки каждого телефона 299 рублей с НДС. Наша организация находится на общей системе налогообложения.

Согласно положениям нашей учетной политики, учет двух телефонов будет осуществляться по-разному: первый телефон мы принимаем к учету как основное средство (так как его стоимость без НДС равна 100 000 рублей), а второй — как малоценное оборудование (его стоимость ниже 100 000 рублей).

Давайте проведем эти поступления в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.

Сразу напомним, что в программе есть 2 варианта оприходования основного средства в разделе меню «ОС и НМА»:

Документ «Поступление основных средств» используется, если нет никаких дополнительных расходов по такому основному средству. Потому, что в нем автоматически формируются сразу две проводки: Дт 08 Кт 60, Дт 01 Кт 08. Т.е. основное средство в этом же документе попадает на 01 счет и добавить в него дополнительные расходы уже не представляется возможным.

Если же при поступлении основного средства есть дополнительные расходы (доставка, транспортировка, сборка и т.д.), то нужно:

Пройдите курс повышения квалификации ФСБУ-2024, что бухгалтеру перестроить в работе: Аренда, НМА, ОС, Капвложения, Документооборот, Запасы, Инвентаризация.

После курса вы забудете о претензиях налоговиков к учету, сможете грамотно изменить учетную политику и с легкостью применять федеральные стандарты. Научитесь настраивать работу с самым сложным ФСБУ «Аренда» в 1С.

Сейчас на курс действует скидка: вместо 18 900 рублей.

У нас как раз второй случай — есть затраты на доставку ОС, его и применим.

Для принятия к учету телефона стоимостью 120 000 рублей переходим в раздел «ОС и НМА» — «Поступление оборудования» и создаем новый документ поступления оборудования.

В карточке номенклатуры выбираем вид «Оборудование (объекты основных средств»:

При проведении документ поступления формирует проводки:

Теперь нам необходимо включить в первоначальную стоимость нашего основного средства расходы на его доставку. Для этого, не выходя из документа поступления, нажимаем кнопку «Создать на основании» и выбираем «Поступление доп. расходов»:

Проводим поступление расходов на доставку:

Формируем для проверки оборотно-сальдовую ведомость по счету 08.04.1 и видим, что стоимость телефона и его доставки (без НДС) сформировали первоначальную стоимость нашего объекта основных средств:

Теперь мы должны принять основное средство к учету. Для этого в разделе «ОС и НМА» создаем документ «Принятие к учету ОС»:

При заполнении карточки основного средства внимательно подбираем код по ОКОФ, амортизационная группа подставится автоматически при выборе подходящего кода:

После заполнения полей записываем карточку и выбираем данное основное средство в нашем документе. Инвентарный номер программа присваивает автоматически, при необходимости его можно отредактировать.

Далее переходим к заполнению вкладок Бухгалтерский учет и Налоговый учет.

Срок полезного использования в налоговом учете, согласно амортизационной группе, должен быть свыше 5 лет и до 7 лет включительно, кратно 1 месяцу (то есть минимальный срок, который мы можем указать для нашего телефона составляет 61 месяц ((5 лет * 12 месяцев) + 1 месяц):

В бухгалтерском учете мы определяем срок полезного использования исходя из срока, в течение которого наш телефон способен приносить экономическую выгоду.

Допустим, директор решил, что он будет эксплуатировать телефон в течение 2 х лет, а затем поменяет на новую модель, продав примерно за 50 000 рублей (ликвидационная стоимость):

Сформируем оборотно-сальдовые ведомости по счетам 08.04.1 и 01:

Видим, что обороты за период по счету08.04.1 закрылись, сальдо нет, сумма переехала на 01 счет.

После проведения документа наш телефон принят к учету как основное средство.

Далее мы с вами примем к учету второй телефон из нашего примера, стоимостью 60 000 рублей.

В разделе «Покупки» создаем документ поступления с видом «Товары (накладная, УПД)».

Для корректного учета нашего телефона в карточке номенклатуры обязательно выбираем вид номенклатуры «Малоценное оборудование и запасы».

В этой же карточке мы можем установить срок использования нашего телефона (допустим мы определились что он должен составлять не менее 3 лет) или оставить значение «До износа»:

В документе поступления также важно заполнить графу «Счет учета», указав счет, подразделение и статью расходов, на который должны быть отнесены расходы в бухгалтерском учете в момент поступления малоценного оборудования:

Проведенный документ формирует проводки по Дт счета 10.21.1 как в налоговом, так и в бухгалтерском учете, а проводку по Дт 26 только в бухгалтерском:

Телефон был приобретен с доставкой, поэтому нам необходимо включить ее в первоначальную стоимость как дополнительный расход. Не закрывая документ поступления нажимаем кнопку «Создать на основании» и выбираем вид документа «Поступление доп. расходов»:

Документ доп. расхода формирует нам те же проводки, что и основной документ поступления, то есть увеличивает себестоимость малоценного оборудования на счете 10.21:

Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.21:

Из сформированной ведомости мы видим, что телефон принят к учету на счете 10.21.1. включая стоимость доставки (за вычетом НДС), а также списан в расходы в бухгалтерском учете.

Далее мы должны передать наш телефон сотруднику в эксплуатацию. Для этого в разделе «Склад» создаем документ «Расход материалов (требования-накладные)» с видом «Передача сотруднику».

Заполняем в верхнем правом углу счет затрат для отнесения расходов в налоговом учете, по строке «Учитывать по сотруднику» ставим флаг в поле «Расход и остатки», именно это дает программе команду сделать проводку на счет забалансового учета МЦ.04:

В результате проведения документа формируются проводки по списанию стоимости нашего телефона со склада в бухгалтерском учете (Дт 10.21.2 Кт 10.21.1), признанию расходов налоговом учете (Дт 26 Кт 10.21.1) и перевод оборудования на забалансовый счет МЦ.04:

Сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.21, мы видим, что счет закрылся, все проводки сделаны нами верно.

Теперь мы можем сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету МЦ.04 и посмотреть, какое оборудование числится за сотрудниками. При необходимости провести инвентаризацию:

Можно также сформировать отчет, в котором отражается еще и срок эксплуатации оборудования сотрудником. Переходим в раздел «Склад» и открываем вкладку «Материалы, выданные сотрудникам»:

Выбираем нужную дату и по кнопке «Сформировать» формируем наш отчет:

Отчет позволяет контролировать наличие малоценного оборудования, инвентаря у сотрудников, факт возврата (например, при увольнении сотрудника), дату списания запасов, может пригодиться для инвентаризации и т.д.

Если работник использует личный телефон

Сейчас редко компании приобретают мобильные телефоны доля работников. Обеим сторонам удобнее, когда у работника свой личный телефонный аппарат личный, по которому он ведет разговоры в интересах бизнеса, а предприятие лишь компенсирует ему расходы на связь.

В таком случае, компенсацию за использование личного мобильного нужно предусмотреть локальными нормативными актами компании и включить в трудовой договор.

При необходимости можно установить лимит компенсации расходов в месяц.

Такие компенсации и уменьшают налогооблагаемую базу по прибыли, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

ПРИМЕР. КОМПЕНСИРУЕМ РАЗГОВОРЫ С ЛИЧНЫХ ТЕЛЕФОНОВ

В ООО «К» есть приказ о компенсации работникам расходов на ведение служебных переговоров с личных сотовых телефонов и соответствующие пункты внесены в трудовое договоры.

Общая сумма данных компенсаций всем работникам в отчетном периоде составляет 55 000 руб.

В учете сумма компенсаций отражалась так:

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — 55 000 руб. – начислена сумма, подлежащая компенсации работникам за служебные переговоры;

ДЕБЕТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 «Касса», 51 «Расчетный счет» — 55 000 руб. – суммы компенсации перечислены (выплачены через кассу) работникам.