Правила оформления и выдачи кассового чека

Как сформировать и отправить электронный чек

Для того чтобы сформировать и отправить электронный чек, оператор фискальных данных должен выполнить следующие шаги:

1. Получить данные о покупке от кассового оборудования.
2. Сформировать электронный чек в соответствии с требованиями законодательства.
3. Отправить чек покупателю на указанный адрес электронной почты или в виде СМС-сообщения.

Как проверить электронный чек

Существует несколько способов проверить настоящий электронный чек:

1. Использовать специальные приложения для сканирования куар-кода в бумажном чеке.
2. Посетить сайт оператора фискальных данных или ФНС России и ввести необходимые данные о покупке.

Штрафы за отказ предоставить электронный чек

Отказ предоставить электронный чек приравнивается к административному правонарушению и влечет за собой наложение штрафа в размере.

Сравнение бумажного и электронного чека

Заключение

Электронные чеки стали обязательными с момента перехода на онлайн-кассы. Они являются полноценным документом и удобны для использования как покупателями, так и продавцами. Соблюдение законодательных требований по выдаче и отправке электронных чеков обязательно для всех организаций, осуществляющих продажи с использованием онлайн-касс.

Если используется дистанционная оплата с помощью электронных средств платежа, то выдается только чек в электронной форме по СМС или на e-mail клиента. В данном случае согласно пункту 5 статьи 1.2 ФЗ №54 печатать бумажный чек нет необходимости.

Если оплата происходит в магазине или пункте выдачи интернет-магазина, при оплате курьеру лично, нужно выдавать бумажный чек. Если же до момента расчета клиент попросит отправить ему электронный чек, то нужно выслать его по СМС (это строго обязательно), отправка на электронную почту возможна, если касса технически позволяет такое осуществить (не вся ККТ поддерживает).

Если расчеты осуществляются организацией или ИП в удаленной от связи местности, то согласно пункту 2 статьи 1.2 54 ФЗ выдается только бумажный чек. Список таких регионов предоставляется местной администрацией. Если расчеты осуществляются на военных объектах или объектах связанных с работой силовых структур — также выдается только бумажный чек.

Когда выдача чека для интернет-магазина не обязательна

Отправка электронных кассовых чеков возможна по СМС или на электронную почту покупателя. Технически отправку таких чеков осуществляет оператор фискальных данных, с которым фирма заключила договор на передачу. Как правило отправка чеков на e-mail осуществляется бесплатно, а вот для отправки по СМС нужно оплачивать отдельный пакет.

Электронный чек покупателю по СМС ограничен по объему из-за размеров самого сообщения. В такой чек входят данные подтверждения расчетов:

Чтобы иметь возможность оправить электронный чек по СМС нужно иметь предоплаченный пакет сообщений в ОФД. Стоимость одного сообщения зависит от тарифов оператора и заключенного с ним договора.

Если отправка электронных чеков происходит на электронную почту клиента, то чек приходит в виде сообщения на e-mail. Отправка чека таким образом не является обязательным действием. Важно отправить чек именно по СМС.

Где следить за ситуацией

Главные новости — в нашем Телеграме

Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних новостей бизнеса и изменений законодательства

Как сделать электронный чек

Отправку электронного чека об оплате можно осуществить на кассе или в личном кабинете ОФД.

В личном кабинете ОФД отправить электронный чек можно таким образом:

Отправка электронных чеков на электронную почту на кассе Эвотор

Форма электронного чека

Форма электронного чека по составу примерно такая же, как и у бумажного. Есть ряд реквизитов, которые согласно 54 ФЗ должны быть в обязательном порядке присутствовать в чеке:

1. Наименование магазина
2. Дата и время совершения операции
3. Сумма чека
4. Налоговая ставка
5. Адрес магазина

При расчетах между юридическими лицами добавляются следующие реквизиты:

1. ИНН продавца
2. КПП продавца
3. ИНН покупателя (если есть)
4. Наименование товара или услуги
5. Количество
6. Цена за единицу
7. Общая сумма

Добавление этих данных обязательно для соблюдения законодательства.

Как получить чек

• Оплата через онлайн-сервис банка:
  • Получить чек можно через интернет-банкинг.
• Оплата через банкомат Сбербанка:
  • Распечатать чек в банкомате Сбербанка.
• Оплата через Госуслуги:
  • Получить чек в личном кабинете Госуслуг в разделе Уведомления.
• Оплата через агрегатор такси:
  • Чек может быть отправлен на электронную почту или запрошен через приложение агрегатора.

Важность QR-кода

Электронные чеки содержат QR-код, который позволяет покупателю быстро получить информацию по чеку. Размер кода должен быть не менее 2х2 см. Данный код не является обязательным, но его наличие упрощает процесс проверки информации.

Дополнительные реквизиты

Электронные чеки могут содержать дополнительные реквизиты, такие как информация о скидках, акциях, сайт магазина и приветственное сообщение. Добавление дополнительных данных позволяет более полно информировать покупателя.

Отличия между электронным и бумажным чеками

• Возможность отправить электронный чек через СМС или электронную почту.
• Дополнительные реквизиты, отсутствующие в бумажном чеке.
• Электронный чек может быть отправлен не сразу после оплаты, а в течение следующего рабочего дня.

Электронный документооборот и онлайн-кассы

Такой вариант позволяет указать в документе больше информации об операции. Кроме вышеперечисленных данных, чек включает номер документа и его название, наименование ИП или юрлица, адрес магазина, название купленного товара, скидку, стоимость единицы, конечную сумму, вид расчета и прочее.

Также покупатель получит чек с QR-кодом для доступа с основной информацией об операции.

Электронный чек для юрлиц и ИП

Для взаиморасчётов между предпринимателями может использоваться цифровой документ. При таком наборе участников операции меняется перечень данных, обязательных к отражению.

В этом случае в чек потребуется включить следующую информацию:

При проведении операции с привлечением агента в чек включают размер его вознаграждения, контактные данные поставщика, осуществляющего расчёт.

Чек для товаров, подлежащих маркировке

Для такого товара потребуется указать:

Может ли цифровой чек заменить бумажный

Основной документ, подтверждающий взаиморасчёт, — документ на бумажном носителе. Но можно и заменить его на чек в цифровом варианте, имеющий аналогичную силу, если соблюдены нормы 54-ФЗ.

Электронный документ вместо обычного можно выдать в следующих случаях:

Если в данных покупателя была допущена ошибка и чек по этой причине не был доставлен, продавец ответственности не несёт.

Оба варианта чека с юридической точки зрения не имеют отличий — при условии, что они будут содержать аналогичную информацию об операции.

Онлайн-торговля и электронные чеки

Электронные чеки в интернет-торговле представляют собой основной документ, свидетельствующий о факте взаиморасчёта. Для его отправки покупатель предварительно сообщает продавцу данные для передачи онлайн.

Дополнительная печать чека на ленте для интернет-магазинов не является обязательной. Но при приёме оплаты курьерской службой чек на бумаге должен быть распечатан и передан покупателю. Оплата за доставленный товар и печать должны совпадать по времени.

Сроки отправки

Подтверждающий оплату документ должен быть отправлен не позднее, чем через один день с даты фактического расчёта за продукцию или услугу.

Виды наказаний за нарушение правил отправки

Нарушение установленных норм чревато взысканием. Согласно статьям КоАП, размер штрафов для недобросовестных предпринимателей может доходить до 10 000 рублей.

Работа с электронными чеками

Для автоматизации процесса отправки документов, подтверждающих оплату в дистанционном формате, потребуется сформировать клиентскую базу с контактными данными. Таким образом удастся сэкономить время, необходимое для обслуживания постоянных клиентов, запрашивая данные только у новых покупателей.

Для отправки чеков потребуется:

Полностью отказываться от работы с бумажными документами не рекомендуется: бывают ситуации, когда они просто незаменимы.

И напоследок напомним, что Robokassa предлагает всем своим клиентам бесплатное кассовое решение, которое позволит переложить заботу о формировании и отправке чеков на плечи сервиса. Если у вас небольшой бизнес,

Электронный кассовый чек — это документ, который подтверждает покупку товара или услуги. Они необходимы для фискализации онлайн-платежей по 54-ФЗ. Рассказываем подробнее про то, кому они нужны, а кому нет, как их формировать, отправлять покупателю и другие детали.

Электронный кассовый чек создается и хранится в электронном виде, а покупатель может получить его по СМС, в мессенджере или e-mail. Электронный кассовый чек — аналог бумажного, который выдается в магазинах. Электронный чек важен для налоговой отчетности, так как позволяет контролировать доходы продавца и размер налогов, которые он должен платить.

Продолжительность хранения. Цифровые электронные чеки имеют длительный срок службы: они не выцветают, не деформируются и не теряются.

Экономия расходов на материалы. Использование электронных чеков позволяет сэкономить на чековой ленте и закупке краски, которые требуются для обычных бумажных чеков.

Снижение нагрузки на печатающие устройства. Это приводит к увеличению их срока службы и экономии на ремонте и замене компонентов.

Уменьшение количества отходов. Поскольку покупатели больше не получают бумажные чеки, это способствует сокращению объема отходов и не наносит вред окружающей среде.

Экономия времени для покупателя. Нет необходимости ждать, пока чек будет напечатан.

Как было упомянуто выше, электронный чек — аналог бумажного. Но есть различия.

Если клиенту нужен электронный экземпляр после печати бумажного чека, то продавец не сможет его выдать. Но при сканировании QR-кода с бумажного документа в приложении ФНС можно получить доступ к электронному аналогу.

54-ФЗ требует, чтобы все организации, которые принимают платежи наличными или онлайн, использовали онлайн-кассы и выписывали чеки. Это касается магазинов, кафе, ресторанов, аптек, заправок, юридических фирм и других организаций.

Важный момент: если организация получила деньги до момента реализации товара, выполнения работы или оказания услуги, она также должна пробивать чеки на предоплату или аванс.

Необходимо отправлять электронные чеки вовремя. Согласно 54-ФЗ, фискальные документы можно не отправлять оператору не более 30 дней, потом фискальный накопитель будет заблокирован, а кассовые операции станут недоступны.

СМС-версия электронного чека ограничена по символам и содержит только основную информацию о расчетах:

дата и время покупки;

регистрационный номер ККТ;

ссылка на полную версию на сайте ОФД.

Чек в мессенджерах отображается в виде картинки, pdf-документа или ссылки с указанием даты, времени и суммы покупки. По этой ссылке можно перейти на страницу с полной электронной версией чека.

Чек можно сохранить в смартфоне или облачном хранилище, чтобы при необходимости вернуть товар.

Электронный чек, который отправляется по email, содержит больше информации, чем СМС-версия. Документ содержит те же обязательные реквизиты, что и бумажный, а также дополнительные, которые должны быть в электронном.

Обязательные реквизиты для электронного чека:

номер телефона или e-mail покупателя и магазина;

номер версии ФФД (формат фискальных документов);

код формы фискального документа;

QR-код — двумерный код, в котором зашифрованы:

время и дата расчетов;

номер фискального документа;

номер фискального накопителя;

фискальный признак документа.

Покупатель может отсканировать QR-код и проверить эту информацию. Продавец может добавить в QR-код любую дополнительную информацию: сайт магазина, информацию о скидках и т.д.

При расчетах за маркированный товар обязательно в чеке должны быть:

код GTIN (международный код маркировки и учета логистических единиц);

У последнего реквизита есть три варианта печати:

В печатной версии чека указывать эти реквизиты необязательно.

Также продавец может дополнительно подключить промо-опции, чтобы использовать расчетные документы для продвижения.

С помощью электронных чеков также можно продвигать товары или услуги. Например, на чек можно добавить информацию о скидках и акциях, адреса сайтов и пр. Кроме того, на чек можно добавить собственный логотип.

Некоторые организации или ИП, продающие товары или услуги в интернете, могут не использовать контрольно-кассовую технику. Это самозанятые, B2B-компании, которые оказывают услуги за безналичный расчет, мастера народных промыслов, предприниматели, работающие по патенту и некоторые другие. О категориях «льготников» вы можете подробнее прочитать в нашем

Ненаправление электронного чека покупателю – это административное правонарушение. Влечет предупреждение или штраф:

должностным лицам – 2 000 руб.;

юридическим лицам – 10 000 руб.

Для этого необходимо использовать специальное ПО, которое должно быть установлено на кассовом аппарате или компьютере продавца. Это может быть как отдельная программа, так и модуль в составе комплексных ПО для автоматизации торговли и услуг. Примеры таких программ: «1С:Касса», «Айко», «Такском», «Штрих-М: Кассир» и другие.

После оформления покупки продавец заполняет соответствующую форму в программе, указывая данные о товаре или услуге, стоимость, налоги и прочее. После этого программа автоматически формирует электронный кассовый чек, который может быть отправлен на телефон или почту покупателя.

В сервисах, которые предлагают облачные онлайн-кассы для формирования чеков, как правило, есть готовые модули интеграции с популярными CMS или API. Благодаря этому чеки формируются автоматически. Такая опция есть и в сервисе онлайн-касс CloudKassir. Он предоставляет готовое решение для фискализации безналичных платежей и формирования электронных чеков по 54-ФЗ для любого бизнеса — интернет-магазины, онлайн-образование, ЖКХ, такси, курьерские службы, вендинг и других. В ЛК сервиса можно и вручную формировать чеки.

В личном кабинете ОФД можно получить полную информацию по кассовому чеку и убедиться в корректности данных и подлинности фискального документа.

Бывает, что продавец пробил чек неправильно. Ошибки могут быть следующими:

неправильное наименование товара или услуги;

неверная цена товара или услуги;

отсутствует информация о количестве товара или услуги;

неверная дата покупки;

неверные данные о продавце или покупателе;

выдан неполный чек;

выдано несколько чеков на одну и ту же покупку.

Ошибки в чеках приводят к передаче некорректной информации в ФНС и проверкам или штрафам от налоговой. Поэтому, если в электронном кассовом чеке допущена неточность, ее необходимо исправить.

Рассмотрим на примере сервиса CloudKassir, как сформировать чек коррекции. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

Зайти в личный кабинет CloudKassir.

Выбрать раздел «чеки коррекции» — «сформировать чек».

Ввести параметры чека коррекции: данные и сумму.

В случае, если чек не был пробит вовремя, т.е. транзакции не были фискализированы, то формируется чек коррекции прихода.

Если были ошибочные чеки прихода, то формируется чек возврата прихода с ошибочными данными, а после чек прихода с корректными.

Если чеки задублировались, то делается чек возврата прихода.

Формирование электронных чеков обязательно для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, продающих товары и предоставляющих услуги.

Важно следить за тем, чтобы чеки были выданы правильно и содержали всю необходимую информацию, такую как наименование товара или услуги, цену, количество товаров и дату покупки.

Чтобы отправлять чеки, иметь онлайн-кассу не обязательно: облачные Cloud-чеки позволяют фискализировать платежи без кассы.

Как реализовать переход и отправку покупателям

Исследования Всемирного экономического форума показали, что к 2025 году цифровизация может пополнить мировую экономику на 100 трлн долларов. И это неудивительно, ведь в 2023-м смартфоны есть у 5,25 млрд людей, а более 2,14 млрд людей в мире покупает товары в интернете.

Современный digital внедрился даже в офлайн-процессы, например, заменив бумажные квитанции цифровыми аналогами, которые легко получить прямо в торговой точке. О том, что такое онлайн-квитанции и как правильно их применять, подробнее расскажем в этом материале.

Что собой представляет онлайн-чек

Это подтверждение покупки в цифровом формате. С ним можно проводить те же операции, что и с бумажной квитанцией: возвращать товары, оформлять налоговый вычет и так далее.

Получить онлайн-чек можно в любой торговой точке — от автомастерской до пекарни. Это определено в законе 54-ФЗ, согласно которому организации и частные предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику и выдавать клиенту бумажный или цифровой чек.

Вместо бумажного документа потребителю можно отправить подтверждение покупки:

Обычно электронная копия чеков выдаётся кассиром или в автоматическом порядке. Во втором случае продавец подписывает договор с оператором фискальных данных (ОФД), оплачивает выбранный тариф и получает возможность отправлять чеки по SMS. Вариант пересылки через email — бесплатный.

В чём разница электронного чека от бумажного

Несмотря на одну цель (подтверждение факта покупки), документы отличаются по следующим параметрам.

Причина оформления

Бумажная квитанция выдаётся на любую покупку, даже если клиент от неё отказывается. В свою очередь, чек в электронном виде высылается по запросу потребителя.

Наличие контактных данных

Для печатного экземпляра они не требуются, зато составить онлайн-чек без телефона или электронной почты клиента не получится. Предоставить эти данные можно только перед расчётом.

Важно! Поскольку телефон и email относятся к персональным данным, продавец должен собирать и обрабатывать их в установленном законом порядке:

Срок эксплуатации

Напечатанные чеки быстро портятся, выцветают и стираются. Кроме того, такие бумаги неудобно хранить, поэтому их часто выбрасывают (даже те, что в будущем могут пригодиться). Электронные чеки более практичны — их не нужно складировать, они всегда под рукой.

Время получения

Бумажная квитанция выдаётся в момент проведения покупки. У электронного чека более гибкие сроки:

Кроме того, квитанции немного отличаются по реквизитам.

Форматы цифрового чека

Правила оформления онлайн-квитанций регулируются ст. 4.7 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в РФ», которая определяет, как выглядит электронный чек для каждого канала связи.

Электронные чеки на телефон ограничены числом символов, поэтому в них указаны только базовые сведения:

Быстро направить клиентам SMS с онлайн-чеком можно через CPaaS-сервис Exolve, где можно не только отследить успешность доставки, но и сформировать базу покупателей.

Email

В сравнении с SMS-вариантом этот — более объёмный. Он содержит:

Мессенджер, связанный с телефонным номером покупателя

Квитанции для Telegram, WhatsApp и прочих мессенджеров приходят в виде картинки, pdf-файла или ссылки с днём, временем и суммой заказа (при взаимодействии открывается доступ к полной версии цифрового чека). Формат квитанции такой же, как в email-варианте.

Подобные документы удобно хранятся в памяти смартфона и легко находятся, если нужно обменять покупку.

QR-коды в квитанциях

Код быстрого отклика содержит в чеке зашифрованные данные о транзакции, которые сразу направляются в налоговый орган. Отсканировав QR через приложение, покупатель узнает:

Использовать QR-коды удобнее, чем электронную почту или номер телефона, так как клиенту не нужно диктовать свои данные — достаточно достать смартфон и оцифровать 2D-картинку.

Кроме того, QR-коды сегодня стали обычным делом. С сентября 2020-го по апрель 2021-го доля опрошенных потребителей, использовавших их как способ оплаты, выросла с 35,53 до 83%. А исследования Statista в 2020-м показали, что 64% российских пользователей приветствуют внедрение формулы Quick Response.

Цифровой чек с маркировкой

Маркировка — это специальный реквизит квитанции, который содержит подробную информацию о товаре.

При получении маркированной квитанции помимо уже упомянутых данных покупатель увидит:

Цифровые чеки с рекламой

Рекламные онлайн-квитанции не только повышают качество продаж, но и налаживают коммуникацию бренда с покупателями:

Кроме того, из квитанции можно сделать мини-лендинг, добавив в него лого, цвета или слоган бренда.

Чтобы создать в чеке рекламу, нужно зайти в личный кабинет ОФД, собрать документ на конструкторе (выставить цвета, заголовок, СТА и так далее) и указать способ отправки.

Когда бумажные квитанции обязательны

Только если нет другого способа подтвердить покупку, и при этом касса работает в автономном режиме. Например, когда магазин не имеет доступа к интернету и не может подключиться к ОФД.

Но даже если клиент отказывается принимать квитанцию, продавец всё равно обязан сформировать и выдать электронный чек покупателю. Иначе это будет нарушением КоАП РФ и повлечёт наложение штрафа.

Цифровые чеки для интернет-магазинов

Для онлайн-торговли это главный способ расчёта. В этом случае интернет-магазин формирует цифровые квитанции, руководствуясь контактами, которые клиент дал во время регистрации или заявки на покупку.

Поэтому бумажные чеки не нужны. Исключение — ситуации, когда оплата проводится по месту курьерской доставки. Тогда квитанция составляется через онлайн-кассу, печатается и выдаётся потребителю. Но и в этом случае покупатель имеет право попросить онлайн-чек.

Облачные кассы для доставщиков

Чтобы курьеры онлайн-магазина могли пользоваться облачной кассой, достаточно разместить в своей торговой точке один стационарный аппарат — это позволит связать ККТ с удалёнными девайсами доставщиков. При этом количество курьеров, пунктов выдачи и даже онлайн-магазинов будет неограничено.

Курьерскую онлайн-кассу разрешено использовать:

Облачная касса избавит от необходимости:

Сделать электронный чек можно за пару минут:

Как перейти на электронные чеки

Для начала нужно завести онлайн-ККТ с фискальным накопителем и подключить его к сети. Кроме этого, понадобится:

Как лучше отправить чек на электронную почту или телефон

Полностью отказываться от привычных чеков нежелательно. В магазине может пропасть интернет, или покупателю будет нужен именно бумажный документ.

Лучше выбрать вариант, когда программа позволяет продавцу самостоятельно решать, формировать квитанцию или нет. Сделать это можно через следующие сервисы: «Касса МойСклад», «БИФИТ Касса», I-Retail и так далее. Многие из них без проблем работают как с десктопными, так и с мобильными ОС. Разберём оба случая на примере «Кассы МойСклад».

Инструкция для Windows и Linux

Укажите в чеке названия нужных товаров.

Кликните на «Итого». В открывшейся форме оплаты в блоке «Электронный чек» выберите подходящий вариант.

С правой стороны от номера телефона появится опция «Печатать бумажный чек» (она изначально активирована). Для отключения, переместите бегунок влево.

После этого закончите продажу и проведите выдачу электронных чеков клиенту.

Для каждой следующей операции процедуру придётся повторять — бумажный чек формируется по умолчанию.

Инструкция для Android и iOS

После этого необходимо кликнуть на иконку квитанции и пройти следующие шаги:

В обоих случаях проводим продажу, а покупатель получает онлайн-квитанцию.

Стоимость каждого SMS будет зависеть от тарифов оператора.

Заключение

Электронные чеки одинаково полезны и для продавцов, и для покупателей.

Предприниматели смогут снизить затраты на кассовую ленту, ремонт и обслуживание ККТ, а их клиентам больше не придётся складировать или искать затерявшиеся бумажные квитанции. Кроме того, для обеих сторон снизится время проведения покупки.

Рассказываем, как правильно выбивать чеки в разных ситуациях: если вы работаете по полной и частичной предоплате или когда клиент платит за покупку при получении товара

Компании и ИП, которые продают товары людям без статуса ИП, обязаны применять онлайн-кассы и выдавать чеки. При интернет-торговле ККТ применяет тот, кто принимает деньги за товар. Это может быть как сам интернет-магазин, так и посредник, например курьерская служба.

В статье разбираем, кто и в каких случаях должен пробивать кассовый чек при оплате через интернет и как его оформить, если покупатель заплатил сразу всю сумму или внес частичную предоплату.

Кто должен применять онлайн-кассу при продажах в интернете

Интернет-магазины должны использовать онлайн-кассу при наличных и безналичных расчетах с физлицами без статуса ИП, а также с представителями бизнеса, если они оплачивают покупку наличными или банковской картой.

Есть несколько ситуаций, когда интернет-магазин может работать без онлайн-кассы:

Интернет-магазин сотрудничает только с компаниями или ИП и принимает деньги с расчетного счета на расчетный счет.Предприниматель применяет НПД.Покупатели оплачивают товары только в партнерском пункте выдачи или курьеру-посреднику.Деньги всегда принимает не интернет-магазин, а платежный агрегатор, который и выдает чеки покупателям.

Если вы напрямую принимаете деньги у клиентов через платежные формы, по карте или наличными, в большинстве случаев нужна онлайн-касса.

Сколько касс должно быть у интернет-магазина

Это зависит от того, как построен процесс продаж и когда клиент оплачивает заказ.

Если клиент платит наличными или банковской картой, когда получает товар в офисе или при встрече с курьером интернет-магазина, продавец должен выдать покупателю бумажный чек в момент расчета. Значит, подойдет стационарная или переносная, мобильная онлайн-касса.

Если клиент платит картой на сайте, интернет-магазин должен отправить покупателю только электронный чек — на электронную почту покупателя или в СМС. Тогда нужна облачная онлайн-касса. Такая ККТ обрабатывает платеж автоматически, без участия кассира. Она может находиться как у продавца, так и у стороннего сервиса, где ее арендуют за плату.

Есть способ не подключать облачную онлайн-кассу, а воспользоваться сервисом, который отправляет чеки за вас. Например, у Тинькофф это сервис «Чеки от Тинькофф Кассы». Он помогает принимать платежи и отправлять чеки покупателям автоматически — по e-mail или в СМС. А все необходимые данные он сразу передает в налоговую.

Если клиенты могут оплачивать товары и онлайн, и при получении, онлайн-касса должна уметь как печатать бумажные чеки, так и отправлять электронные. В такой ситуации есть два варианта:

использовать две кассы — стационарную или мобильную для очных расчетов и облачную для приема денег в онлайне;использовать техническое решение, которое поможет подключить оплату в интернете к стационарной кассе. Например, у Тинькофф Кассы есть партнер «Бизнес. Ру Онлайн-Чеки», который предлагает подходящий вариант.

Подбирайте онлайн-кассу в зависимости от модели бизнеса интернет-магазина.

Сколько чеков пробивать интернет-магазину

По общему правилу чеков должно быть два:

На предоплату. Этот чек оформляют, когда покупатель оплачивает на сайте товар, работу или услугу.На зачет предоплаты. Его выбивают, когда интернет-магазин вручил товар покупателю, выполнил работу или оказал услугу. В чеке указывают признак «зачет предоплаты» и указывают ее сумму. Этот признак ставят и в случае частичной предоплаты, когда клиент внес, например, 20% от стоимости покупки и когда клиент всю сумму заплатил заранее.

Пример чеков на полную предоплату и полный расчет

Пример чеков на частичную предоплату и полный расчет

1. Если товар отгружают в тот же день, когда получили предоплату, достаточно одного чека на полный расчет. Например, клиент заказал и оплатил на сайте несколько упаковок кофе, курьер привез заказ в тот же день. Чека на полный расчет, который получил клиент при оплате заказа, будет достаточно.

2. Бизнесу на упрощенке налоговая служба разрешила оформлять один чек при получении полной предоплаты. Нужно предупредить покупателя, что чек будет один, — например, в оферте.

Особенности оформления чека

Чек на товар при продаже через интернет-магазин оформляют так же, как при обычной торговле. В чеке должны быть все реквизиты, которые перечислены в законе о применении кассовой техники.

Разберем несколько нюансов:

1. Чек пробивает курьер интернет-магазина: в реквизите, который содержит сведения о выдавшем чек сотруднике, нужно указать должность и ФИО курьера.

2. Клиент платит на сайте: в реквизите «Адрес и место расчетов» указывают адрес сайта, например kupiutug.ru. А кассира не указывают.

3. Чек отправляют покупателю на почту или в СМС: в электронном чеке обязательно нужно указывать адрес электронной почты или номер телефона покупателя.

4. Если чек оформляет платежный агент — посредник или почта, — он обязан указать в чеке те же данные, что и продавец: наименование товаров, работ или услуг и их количество, адрес проведения расчета. То есть перед каждой оплатой продавец должен передавать такие данные агенту — например, в сопроводительных документах.

Дальше рассмотрим, как оформлять чек в разных ситуациях в зависимости от того, когда клиент оплачивает товар и как его получает.

Клиент полностью оплачивает товар в интернет-магазине

Если клиент на сайте полностью предоплачивает товар, работу или услугу, автоматическая онлайн-касса пробивает чек сразу же в момент оплаты и направляет его на электронную почту или в СМС на телефон покупателя. Печатать бумажный чек не нужно.

Анна покупает холодильник в интернет-магазине. Оплачивает его картой на сайте, получает электронный чек на почту и ждет доставку холодильника в назначенное время.

При передаче товара нужно пробить чек на зачет предоплаты: указать в нем ранее оплаченный товар и сумму первого чека. Не важно, как товар передают покупателю — клиент забирает покупку сам в офлайн-точке, получает от курьера интернет-магазина или посредника: чек на зачет предоплаты в любом случае оформляет интернет-магазин. Для упрощенцев, которые работают по полной предоплате, достаточно одного чека.

Клиент вносит часть суммы при заказе и доплачивает остаток при получении товара

Бывают ситуации, когда клиент частично оплатил товар в интернет-магазине, а остаток вносит при получении товара. В такой ситуации интернет-магазин выбивает первый чек на предоплату в момент оформления заказа и отправляет клиенту.

Второй чек на доплату и зачет предоплаты нужно выбить в момент окончательного расчета и передачи товара. Принцип такой: кто принимает деньги, тот и выбивает чек. Если клиент получает товар в офисе магазина или его доставляет собственный курьер компании, то чек выбивает интернет-магазин.

Если клиент забирает товар у посредника, чек выдает посредник. Интернет-магазину печатать второй чек не нужно.

Анастасия покупает одежду в интернет-магазине, вносит предоплату, остальную сумму должна заплатить службе доставки при получении. У Анастасии будет два чека: — чек № 1 на предоплату от магазина — сформирован в момент оплаты на сайте; — чек № 2 от почтовой службы — сформирован при полной оплате курьеру.

Посредником может быть сторонняя курьерская служба, транспортная компания, Почта России, пункт выдачи заказов.

Клиент оплачивает товар при получении

Кто и как формирует чек, зависит от того, кто передает товар клиенту: интернет-магазин, посредник, например курьерская служба, или Почта России.

Клиент получает товар напрямую из интернет-магазина. Покупатель может забрать товар в офлайн-точке интернет-магазина или заказать доставку курьером.

Анна заказала на сайте интернет-магазина холодильник, способ оплаты выбрала картой при получении. Товар привезет курьер интернет-магазина.

Если клиент оплачивает товар, когда забирает его в офлайн-магазине, все просто: чек выбивают в момент оплаты и передачи товара.

Если товар привозит курьер, оформление чека зависит от того, как это устроено в интернет-магазине:

1. Магазин применяет стационарную онлайн-кассу, которая стоит в офлайн-точке. Тем, кто занимается дистанционной торговлей, закон разрешает пробивать чеки через одну кассу, удаленную от места расчетов. Тогда курьерам не нужен кассовый аппарат.

Чек можно выдать так: курьер дает покупателю считать QR-код с экрана смартфона или планшета. Такой чек равносилен электронному кассовому чеку. Либо курьер может направить на номер телефона или адрес почты сведения, которые помогут идентифицировать кассовый чек: регистрационный номер ККТ, сумму, дату и время расчета, фискальный признак документа — и адрес сайта, где покупатель может получить электронный чек.

2. У курьеров магазина мобильные кассовые аппараты. Сейчас есть варианты «2 в 1» — онлайн-касса со встроенным терминалом для приема платежей банковскими картами. В таком случае курьер оформляет и выдает бумажный чек при передаче товара покупателю или отправляет его на электронную почту.

Клиент забирает товар у посредника. Бывает, что клиент заказывает товар на сайте интернет-магазина и выбирает оплату при получении. У магазина нет своих курьеров, он пользуется услугами посредника — службы доставки.

Анна заказала на сайте интернет-магазина холодильник, способ оплаты выбрала наличными при получении. Доставляет товар курьерская служба «Быстро-везу».

Тогда обязанность сформировать чек и выдать его покупателю переходит к посреднику. В этом случае он агент — принимает платежи в пользу третьей стороны. Посредник принимает деньги от покупателя и выдает чек через свою онлайн-кассу. А потом переводит платеж интернет-магазину со счета на счет.

При оплате товара наложенным платежом на почте все так же. Почта России выдает чек, который сформировала на своей ККТ.

Главное

Если интернет-магазин продает товары физлицам, нужна онлайн-касса. Исключение: ИП на НПД и самозанятые физлица без статуса ИП — они вправе работать без онлайн-кассы.Количество касс в интернет-магазине зависит от схемы работы бизнеса — когда и как покупатель может оплатить товар.Если покупатель вносит полную или частичную предоплату при оформлении заказа, нужно выбить два чека — в момент оформления заказа и при передаче товара. Есть два исключения: интернет-магазин работает на УСН по полной предоплате или оплата и доставка происходят в один день — хватит одного чека.Кто оформляет чек, магазин или посредник, зависит от того, кому предоплату вносит покупатель и как получает товар.

Больше по теме

Чтобы клиент смог оплатить покупку онлайн, нужна специальная форма оплаты в интернет-магазине. Как ее настроить на сайте, расскажем в нашей статье.

Что такое форма оплаты

Платежная форма — это готовый интерфейс со встроенными вариантами оплаты, который позволяет принимать платежи на сайте.

Для использования формы должен быть подключен интернет-эквайринг. Также потребуется облачная касса для отправки электронных чеков.

Форма открывается после того, как покупатель переходит к оплате заказа. Она состоит из нескольких обязательных для заполнения полей. Например, имени клиента, его контактных данных, реквизитов банковской карты. Тут же покупатель выбирает способ платежа.

Форма оплаты на сайте может содержать различные способы платежа: по банковской карте, QR-коду через СБП, по платежной ссылке.

По усмотрению предпринимателя, можно подключить и другие варианты оплаты: оплата долями, по подписке, через электронные кошельки и pay-сервисы. Чем больше платежей, тем выше вероятность оплаты.