Служебная записка на закупку

Способы внутренней коммуникации сотрудников

Сотрудники компаний могут использовать в процессе работы множество способов внутренней коммуникации. Наиболее распространенный из них – написание служебной записки.

Основные моменты внутренней коммуникации:

• Письменная коммуникация: написание служебных записок, меморандумов;
• Устная коммуникация: брифинги, совещания, переговоры;
• Электронная коммуникация: электронные письма, мессенджеры, внутренние порталы.

Что такое служебная записка?

Служебная записка представляет собой внутренний документ организации, имеющий формат деловой переписки с целью урегулирования различных организационных, информационных, хозяйственных или технических рабочих вопросов.

Причины составления служебной записки:

• Известить других сотрудников о событии;
• Довести инструкцию до коллег;
• Запросить информацию;
• Согласовать мероприятие.

Служебная записка может содержать пояснения, справочную или аналитическую информацию.

Основные моменты обязательной служебной записки:

• Может использоваться при взаимодействии с контролирующими органами;
• Может быть основанием для применения дисциплинарных взысканий в организации.

Как написать объяснительную записку

Объяснительная записка – это служебный документ, в котором работник разъясняет работодателю обстоятельства сложившейся ситуации.

Причины написания объяснительной записки:

• Объяснить проступок работника;
• Разъяснить обстоятельства опоздания или невыполнения обязанностей.

Объяснительная записка помогает донести руководителю информацию о сложившейся ситуации и может быть использована для зафиксирования мнений сотрудников в организации.

Объяснительная работе в России: смысл, правила и образец

Зачем нужна объяснительная?

Объяснительная нужна работодателю для того, чтобы в будущем при необходимости он мог доказать факт исполнения своей обязанности по истребованию объяснений.

Привлечение работника к дисциплинарной ответственности — это право, а не обязанность работодателя. Если он не планирует наказывать сотрудника, можно ограничиться устными объяснениями и не требовать их в письменной форме. При этом получение письменной объяснительной еще не означает, что работник будет привлечен к ответственности.

Виды объяснительных

Действующий Трудовой кодекс не разделяет объяснительные по видам. По назначению их условно можно разделить на те, которые объясняют действия конкретного работника (отдела, подразделения), и те, которые описывают какое-либо событие.

Правила написания объяснительной

При написании объяснительной советую работнику придерживаться следующих правил, которые помогут исключить или хотя бы смягчить дисциплинарную ответственность работника.

Образец объяснительной

Если в вашей организации есть установленный шаблон для объяснительных, можно использовать его. Однако это не закон, а рекомендация: объяснительная составляется в произвольной форме.

Образец объяснительной записки

Писать или не писать объяснительную?

В случае судебного разбирательства именно работодатель будет доказывать, что он потребовал объяснения с работника. Если этот факт останется неподтвержденным, суд может признать дисциплинарное взыскание незаконным. Однако это не значит, что если вы не напишите объяснительную, то и никакого наказание не последует.

Статья 193 ТК РФ предусматривает, что в случае отсутствия объяснений работника составляется соответствующий акт. Это обязательное требование. Без объяснения работника или же фиксации отказа работника их предоставить дисциплинарное взыскание может быть отменено.

Акт составляется с указанием, когда, где и у кого были запрошены объяснения, а также подтверждается факт их непредоставления. Он подписывается тремя лицами.

Сроки и условия хранения служебных записок

Сроки хранения служебных записок зависит от их вида. Так, например, докладные и служебные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов должны храниться до того момента, пока они необходимы или пока они действуют в организации.

Часть служебок должна храниться не более 5 лет (например, докладные и служебные записки по выполнению поручений руководства организации или докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности).

Адвокат Санкт-петербургской коллегии адвокатов Мурашкин и Хваленский

Некоторые нужно хранить от 50 до 75 лет

• докладные записки к приказам
• распоряжения по личному составу работников
• приемам, увольнениям, переводам и другим кадровым мероприятиям

Полный список различных сроков хранения служебных записок представлен в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.19 № 236.

При этом законодательно не определены места и условия хранения служебных записок – это решается работодателем самостоятельно в соответствии с принятым в организации порядком документооборота. Обратите внимание, что работодатель не обязан по запросу сотрудника выдавать копию служебной записки, так как ст. 62 ТК РФ не содержит об этом никаких данных.

Какими бывают служебные записки

Служебные записки можно подразделить на несколько видов, которые указаны в таблице ниже.

Примечание: Законодательно не определены различия между данными видами документов.

Можно сделать вывод, что различие между видами служебных записок только в их содержании. Часто одна записка может включать сразу несколько элементов. Например, сообщение о результатах проверки и внедрении новых правил работы.

Как правильно написать служебную записку на приобретение товара

• Укажите цель и задачи приобретения
• Опишите требования к товару
• Укажите срок и место приобретения
• Укажите стоимость и источник финансирования

Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно оформить служебную записку на приобретение товара.

Служебная записка на приобретение товара

Служебная записка на приобретение товара не имеет унифицированной формы, поэтому она может быть составлена в произвольном виде. Цель такой записки – уведомить начальство о необходимости закупки тех или иных товаров с обоснованием причин покупки.

Служебная записка на приобретение, как правило, формируется от имени лица, отвечающего за административно-хозяйственное обеспечение компании. Пишется служебная записка на закупку на имя руководителя организации. Если руководитель посчитает необходимость покупки обоснованной, то может быть издан приказ для выдачи денег на покупку подотчетнику либо дано поручение бухгалтерии для оплаты покупки безналичным путем.

При принятии решения о целесообразности той или иной покупки работодателю нужно помнить о том, что в его обязанности входит обеспечение работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей. И если работник не сможет отсутствия чего-либо из вышеперечисленного работать, то возникнет простой по вине работодателя со всеми вытекающими из этого последствиями.

Служебная записка на приобретение компьютера (образец)

Приведем образец такой служебной записки.

Кому: [Имя руководителя организации]
От: [Ваше имя]
Дата: [Дата]

Тема: Приобретение компьютера

Содержание: Необходимо приобрести компьютер для улучшения производительности работы отдела.

Обоснование: Текущий компьютер старый и медленный, что замедляет выполнение задач. Приобретение нового компьютера повысит эффективность работы и улучшит результаты.

Приложения: Нет.

Подпись: [Ваша подпись]

Порядок рассмотрения служебной записки

Реагировать на полученную служебную записку или не принимать меры по ней – право руководителя. Отсутствия реакции и ответа руководителя на служебную записку не является нарушением.

Что касается регистрации служебной записки, то это зависит от внутренних регламентов конкретной компании. В целом можно выделить два способа – сотрудник может передать служебную записку напрямую руководителю, а может, например, зарегистрировать ее у секретаря. Второй способ уместен тогда, когда предполагается использовать служебку в качестве доказательства в суде или при проведении проверок. В этом случае автору служебной записки следует оформить ее в двух экземплярах, один из которых оставить себе с указанием регистрационного номера или с отметкой о приеме.

Как правильно оформить служебную записку

Скачивать формы могут только подписчики журнала. Подписчиками журнала можно стать на 2 дня бесплатно, после этого доступ к формам останется.

Служебная записка на приобретение товара входит в комплект документов, подтверждающих обоснованность налоговых расходов. Поэтому хранить ее нужно 5 лет.

Законодательство не содержит унифицированных правил оформления служебной записки, поэтому это можно сделать в произвольной форме. Однако, если в компании этот документ используется часто, то работодатель имеет право разработать собственные внутренние правила составления служебной записки и закрепить их в локальном нормативном акте.

При разработке внутренних регламентов оформления служебных записок можно руководствоваться общими правилами делопроизводства. Они установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). Раздел 3 содержит в себе общие требования к созданию документа, а в разделе 4 и 5 можно найти правила оформления реквизитов.

Не нашли ответа на свой вопрос в наших статьях?

Обратитесь за помощью к нашему специалисту. Быстро ответим и поможем решить проблему.

Оформление служебной записки в электронном виде

При необходимости формирование служебной записки может быть и в электронном виде. Желательно, чтобы такой способ ее составления был закреплен в локальном нормативном акте компании. При оформлении электронного документа рекомендуется применять те же правила, что и на бумажном носителе, за исключением подписания.

Так как служебная записка не является обязательным документом, то законодательно не регламентируется, какой именно электронной подписью он должен быть подписан. Соответственно, автор служебной записки вправе использовать любую электронную подпись, предусмотренную законодательством. Об этом сказано в письме Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409.

Если в компании принято решение оформлять служебные записки в электронном виде, в локальном нормативном акте следует также указать правила определения лица, составившего и подписавшего ее простой электронной подписью. Это важно, так как служебная записка может использоваться для официальных целей (например, по запросу контролирующих или судебных органов), а это возможно только тогда, когда при сохранении электронного документа видно, кто и когда его составил и не корректировались ли в нем данные после подписания.

Если увидеть информацию об авторе служебной записки и проверить неизменность ее содержимого можно только с помощью специального ПО, то в официальном документообороте он применяться не сможет. Такие документы можно будет использовать только внутри компании.

Содержание служебной записки состоит, как правило, из двух частей. Первая часть включает в себя причины написания записки, а во второй излагаются выводы и предложения. Иногда в конце запрашивается какая-либо информация или разрешение на совершение того или иного действия.

Вначале (как правило, в правой верхней части) необходимо указать получателя служебной записки. Чаще всего это должностные лица организации или руководитель. В соответствии с п. 5.15 ГОСТ 7.0.97-2016, должность следует прописать в дательном падеже, а затем указать фамилию и инициалы.

Далее в центральной части, согласно п. 5.9 ГОСТ 7.0.97-2016, указывается наименование документа. Под наименованием допускается размещение заголовка служебной записки, отражающего ее тему и краткое содержание (п. 5.17 ГОСТ 7.0.97-2016).

Ниже размещается текст «служебки». Здесь приводятся основания и аргументы для ее составления, а затем излагается запрос или сообщение. Если в тексте служебной записки необходимо указать ФИО какого-либо лица, то инициалы прописываются после фамилии.

В завершение в документе проставляется подпись, включающая наименование должности автора служебной записки и непосредственно подпись с расшифровкой. Обратите внимание, что при расшифровке подписи сначала проставляются инициалы, а потом фамилия. Если документ подписывают несколько лиц, то, согласно п. 5.22 ГОСТ 7.0.97-2016, их подписи должны располагаться одна под другой в соответствии с иерархией должностей, которые занимают данные лица в компании.

Под подписью должна располагаться дата документа. В соответствии с п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, указать ее можно двумя способами: либо цифровым способом арабскими цифрами с разграничением с помощью точки (например, 20.11.2023), либо словесно-цифровым (например, 20 ноября 2023 г.).

Рассмотрим образец служебной записки.